Запрос на поставку товара: образец и бланк

Запрос на поставку — письмо поставщику, в котором вы описываете, что и в каком количестве нужно, и просите цену и условия. Ниже — бланк в Word и образец заполнения: письмо поставщику и заявка на поставку.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Исх. № 27 от 16 ноября 2026 г.

Генеральному директору ООО «Снабторг»

А. В. Смирнову

Запрос на поставку товара

о предоставлении коммерческого предложения

16 ноября 2026 г. № 27

ООО «Ромашка» закупает офисную бумагу для двух офисов. Просим предоставить коммерческое предложение на поставку бумаги формата А4, плотностью 80 г/м², белизной 146 % CIE, в количестве 1 200 упаковок по 500 листов.

Просим указать цену за упаковку с НДС, срок поставки на склад по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4, условия оплаты и срок действия предложения. Поставка одной партией до 15 декабря 2026 года.

Ответ просим направить на адрес электронной почты zakupki@romashka.ru до 23 ноября 2026 года. Контактное лицо — начальник отдела закупок И. И. Иванов, телефон +7 (495) 000-00-00.

Приложение: спецификация на 1 л. в 1 экз.

Отправитель

Начальник отдела закупок

____________ / И. И. Иванов /

Что такое запрос на поставку товара

Запрос на поставку — деловое письмо поставщику или нескольким поставщикам. В нём покупатель описывает нужный товар, количество, срок и место поставки и просит прислать цену и условия. Ответ поставщика на такой запрос называют коммерческим предложением.

Строгой формы запроса закон не устанавливает: это документ делового оборота. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты письма обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование отправителя, дата и номер, адресат, текст, подпись.

Что указать в запросе

Наименование и реквизиты вашей компании — чтобы поставщик знал, кому отвечать.
Предмет запроса: наименование товара, характеристики, артикул, единица измерения.
Количество и периодичность поставки: одна партия или регулярные отгрузки.
Место и срок поставки, кто принимает товар на складе.
Что просите указать в ответе: цену с НДС, условия оплаты, срок действия предложения, наличие на складе.
Срок ответа и контактное лицо с телефоном и электронной почтой.
Приложения: спецификация, технические требования, образцы или фото товара.

Как правильно запросить коммерческое предложение у поставщика по электронной почте: образец письма

Составьте спецификацию. Перечислите товар строками: наименование, характеристики, единица измерения, количество. Так поставщик посчитает цену без уточняющих звонков.
Напишите тему письма. Тема должна сразу говорить, о чём письмо: «Запрос коммерческого предложения: бумага А4, 1 200 упаковок, ООО «Ромашка»».
Начните письмо с сути. Первый абзац — кто вы и что нужно. Образец: «ООО «Ромашка» просит предоставить коммерческое предложение на поставку бумаги А4, 1 200 упаковок. Спецификация — во вложении». Просьбу оформляйте заявлением или письмом на бланке компании: так запрос выглядит официально и его легко переслать внутри компании поставщика.
Отправьте запрос нескольким поставщикам. Чтобы сравнить условия, запросите цену у трёх и более поставщиков по одинаковой спецификации.
Укажите срок ответа. Срок ответа в письме дисциплинирует обе стороны: вы получаете предложения к дате, поставщик понимает, когда от него ждут цену.
Сравните ответы по одинаковым условиям. Сводите цены и условия в одну таблицу: цена с НДС, доставка, отсрочка платежа, срок поставки.

Частые ошибки

Нет характеристик товара: поставщик присылает цену на похожий, но другой товар, и сравнение теряет смысл.
В запросе не указан объём — цена за упаковку и цена за партию отличаются в разы.
Условия поставки и оплаты не запрошены, и предложения оказываются несравнимыми.
Запрос отправлен одному поставщику: нет базы для сравнения цен.
Не указан срок ответа — предложения приходят, когда решение уже принято.

Частые вопросы

Обязательно ли письменно запрашивать цену у поставщика?

Нет. Цену можно узнать по телефону или в мессенджере. Письменный запрос нужен, когда важны доказательства: для обоснования цены, для сравнения нескольких предложений и для подтверждения условий перед сделкой.

Сколько поставщиков нужно опросить?

Для сравнения достаточно трёх предложений по одинаковой спецификации. Больше поставщиков имеет смысл опрашивать, когда рынок широкий и цены сильно расходятся.

Чем запрос на поставку отличается от заявки?

Запрос направляют поставщику, чтобы узнать цену и условия. Заявку оформляют внутри компании или направляют поставщику, с которым уже договорились, — это поручение отгрузить товар на согласованных условиях.

Можно ли отправить запрос по электронной почте?

Да, это обычный способ. Письмо с вложенной спецификацией и адресом отправителя подтверждает, что запрос был. Если поставщик отвечает по почте, ответ служит письменным предложением.

Что делать, если поставщик не ответил?

Позвоните и уточните, получил ли он письмо. Если ответа нет к указанному сроку, направьте запрос другому поставщику: ждать дольше срока, который вы сами установили, смысла нет.

Когда закупки держатся на переписке

Чтобы запросы и сравнение цен шли без вас

Каждый запрос — это спецификация, письмо, напоминание и сведение ответов в таблицу. При десятках позиций в месяц переписка съедает время закупщика и руководителя.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают запрос по шаблону, рассылают его поставщикам, сводят ответы в одну таблицу и приносят вам готовое сравнение цен и условий.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»