Реестр передачи документов: бланк и образец в Excel

Реестр передачи документов — таблица, в которой перечисляют, что именно передают и кому: папку с договорами в архив, оригиналы контрагент��, личные дела в кадры. Ниже — бланк в Excel и образец заполнения реестра, по которому документы принимают по подписи.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Передаёт: ООО «Ромашка», главный бухгалтер С. А. Кузнецова

Принимает: ООО «Ромашка», юрист А. В. Соколов

Основание: приказ от 10.11.2026 № 48 о передаче документов

Реестр передачи документов

по акту приёма-передачи документов от 20 ноября 2026 г.

20 ноября 2026 г. № 7

Передаются оригиналы договоров с поставщиками за 2024–2025 годы в количестве 42 документов на 118 листах, сшитых в две папки.

Документы переданы в полном объёме, замечаний по составу и состоянию нет. Реестр составлен в двух экземплярах: первый — принимающей стороне, второй — передающей.

Приложение: опись папок на 2 л. в 1 экз.

Передал

Главный бухгалтер

____________ / С. А. Кузнецова /

Принял

Юрист

____________ / А. В. Соколов /

Зачем нужен реестр передачи документов

Реестр фиксирует, что именно один сотрудник передал другому, в архив или контрагенту. Без него при споре о пропавшем договоре или недостающей папке непонятно, на каком этапе документ исчез и кто за него отвечает.

Форму закон не устанавливает: компания утверждает свой бланк приказом или приложением к инструкции по делопроизводству. В таблице перечисляют каждый документ отдельной строкой, а в конце ставят итог по количеству документов, листов и экземпляров — по этим цифрам принимающая сторона проверяет папку.

Какие графы включить в бланк

Порядковый номер строки.
Название и дата документа: договор, акт, счёт, личное дело.
Номер документа — если он есть у самого документа.
Количество листов в документе.
Количество экземпляров.
Примечание: подлинник или копия, состояние, особенности.
Итоговая строка: сколько всего документов, листов и экземпляров.
Шапка с датой и номером реестра, кто передаёт и кто принимает, основание передачи.
Подписи обеих сторон с расшифровкой и датой приёма.

Как заполнить реестр и передать документы

Сверьте папку с описью. Пересчитайте документы и листы до заполнения таблицы: расхождение в один лист потом ищут долго.
Заполните шапку. Укажите дату и номер реестра, кто передаёт и кто принимает, должности и фамилии, основание передачи.
Перечислите документы построчно. Каждый документ — отдельная строка: название, дата, номер, листы, экземпляры. Одинаковые акты за период можно объединить одной строкой с указанием количества.
Подведите итог. Сложите листы и экземпляры, запишите итог последней строкой — по нему принимающая сторона пересчитывает папку.
Подпишите в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у принимающей стороны, второй — у передающей. Оба подписывают и датируют.

Частые ошибки

В реестре пишут «папка с договорами», а не перечисляют договоры — при споре такой реестр ничего не доказывает.
Не считают листы: принимающая сторона не может проверить, все ли документы на месте.
Нет итоговой строки — пересчёт занимает время и порождает разногласия.
Реестр подписывает только передающая сторона: без подписи принимающего передача не подтверждена.
Копии и подлинники идут вперемешку без пометки — потом неясно, где оригинал.

Частые вопросы

Обязателен ли реестр при передаче документов?

Закон общей формы не устанавливает. Реестр нужен, когда передают оригиналы, личные дела, документы в архив или контрагенту: подписанный обеими сторонами реестр подтверждает состав и количество переданного. Компания закрепляет обязанность вести реестр в инструкции по делопроизводству или приказом руководителя.

Чем реестр отличается от описи?

Опись — учётный документ архива или дела: она описывает документы, которые хранятся вместе, и входит в состав дела. Реестр фиксирует разовую передачу от одного лица другому: кто, когда и что передал. На практике реестр часто составляют на основе описи.

Сколько экземпляров реестра нужно?

Два: один остаётся у принимающей стороны, второй — у передающей. Если документы передают в архив или сторонней организации, экземпляров может быть больше — по числу участников передачи.

Можно ли вести реестр в Excel?

Да. Excel удобен для больших папок: строки нумеруются автоматически, итог по листам и экземплярам считается формулой. Готовый файл распечатывают, подписывают и хранят вместе с переданными документами или их копиями.

Сколько хранить реестр передачи документов?

Срок зависит от документов, которые он сопровождает. Реестр к документам по основной деятельности хранят столько же, сколько сами документы, — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Когда реестры и описи собирают вручную

Чтобы реестр собирался из самих документов

Пересчитать папку, перенести названия и даты в таблицу, свести листы — на это уходит половина дня, и ошибка в одной строке тянет за собой весь итог.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают папку документов, вытаскивают названия, даты и номера в таблицу и сверяют итог с фактическим количеством листов — руководителю остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»