Анкета гостя при заселении в гостиницу: образец

Анкету гостя заполняют при заселении, чтобы зафиксировать, кто живёт в номере, на каких условиях и на какой срок. Ниже — бланк и заполненный образец на одного гостя, а также что гостиница вправе спросить, а что нет.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Гостиница «Сосновый бор»

ул. Лесная, д. 12, г. Псков, 180000

тел. +7 (8112) 00-00-00

Анкета гостя

при заселении в гостиницу «Сосновый бор»

«14» ноября 2026 г.

1. Сведения о госте. Фамилия, имя, отчество: Смирнов Алексей Викторович. Дата рождения: 03.05.1988. Гражданство: Российская Федерация. Документ, удостоверяющий личность: паспорт гражданина РФ, серия 60 12, № 345678, выдан 21.06.2012, ТП УФМС России по Псковской области. Адрес регистрации: г. Псков, ул. Заводская, д. 7, кв. 15. Телефон: +7 (900) 000-00-00. Адрес электронной почты: a.smirnov@example.ru.

2. Сведения о проживании. Номер: 305, категория «стандарт», одна кровать. Дата заезда: 14.11.2026, расчётный час 12:00. Дата выезда: 17.11.2026, расчётный час 12:00. Количество проживающих: 1. Основание проживания: договор возмездного оказания гостиничных услуг, заявка № 1187.

3. Обработка персональных данных для оказания гостиничных услуг и исполнения требований законодательства осуществляется на соответствующих законных основаниях. Если для отдельной цели требуется согласие гостя, его оформляют отдельным документом. Дата: 14.11.2026. Подпись: ____________

4. Подпись гостя. С правилами проживания, противопожарного режима и порядком оплаты ознакомлен. Подтверждаю достоверность указанных сведений. Подпись гостя: ____________ / А. В. Смирнов /

Гость

Заполнил лично

____________ / А. В. Смирнов /

Администратор

Администратор службы приёма и размещения

____________ / Е. П. Ковалёва /

Зачем нужна анкета гостя

Анкета фиксирует, кто именно заселён в номер: фамилию, документ, срок проживания и условия брони. При споре о порче имущества, о неоплаченном проживании или о том, кто жил в номере в конкретные даты, анкета с подписью гостя — письменное подтверждение.

Форму анкеты гостиница устанавливает сама. Обязанность вести учёт проживающих и регистрировать гостей по месту пребывания лежит на гостинице, а анкета — самый простой способ собрать для этого сведения и получить подпись гостя.

Для иностранного гражданина к анкете прикладывают миграционную карту и визу, а гостиница в установленный срок направляет сведения о его постановке на учёт по месту пребывания в орган по вопросам миграции.

Что указать в анкете

Фамилию, имя и отчество гостя полностью, дату рождения и гражданство.
Вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, и кем он выдан.
Адрес регистрации и контактный телефон — по ним гостиницу находят, если что-то случилось в номере.
Номер, категорию, даты заезда и выезда, число проживающих.
Основание проживания: договор, счёт брони или номер заявки.
Подпись гостя под сведениями и отметку администратора о приёме анкеты.
Согласие на обработку персональных данных, если гостиница собирает их для своих целей: рассылок, программы лояльности, отзывов.

Как заполнить анкету при заселении

Сверьте документ. Администратор сверяет паспорт или иной документ с тем, что гость вписал в анкету, и проверяет срок действия документа.
Заполните данные о проживании. Номер, категория, даты и число гостей должны совпадать с бронью и договором.
Возьмите подпись. Гость подписывает анкету и подтверждает, что с правилами проживания ознакомлен.
Оформите согласие отдельно. Если данные нужны для рассылок и программы лояльности, согласие оформляют отдельным документом, а не строкой в анкете.
Сдайте анкету в дело. Администратор ставит отметку о приёме, анкету подшивают в дело заселения за смену или за сутки.

Какие сведения гостиница спрашивать не вправе

Данные о здоровье, диагнозах и инвалидности, если это не нужно для оказания услуги: доступный номер гость может попросить и без записи в анкете.
Сведения о судимости, политических взглядах и вероисповедании — они не относятся к гостиничной услуге.
Копию всего паспорта с пропиской, если гостиница не обязана её хранить по закону: достаточно данных, которые гость вписал в анкету.
СНИЛС и ИНН, если гостиница не выставляет счёт для бухгалтерии организации-плательщика.
Согласие на обработку данных «на всё» одной строкой: цели обработки должны быть названы прямо.
Отказ в заселении из-за отказа заполнить анкету: услугу оказывают по договору, а не в обмен на согласие на рассылки.

Сколько хранить анкеты

Срок хранения гостиница устанавливает в своей номенклатуре дел. Анкеты нужны, пока есть риск спора о проживании и оплате, поэтому их обычно хранят в деле заселения в течение срока, который гостиница закрепила внутренним документом.

Персональные данные хранят не дольше, чем нужно для цели обработки. Когда цель достигнута или гость отозвал согласие, данные уничтожают, если у гостиницы нет другого законного основания их хранить.

Согласие на обработку персональных данных с 01.09.2025 оформляют отдельно от других документов, которые человек подписывает, — в том числе отдельно от анкеты и договора.

Частые вопросы

Обязателен ли бланк анкеты гостя?

Нет. Типовой формы нет, гостиница утверждает свою приказом или положением о службе приёма и размещения. Главное — чтобы анкета давала сведения о госте и его подпись.

Можно ли заполнить анкету в электронном виде?

Можно, если гостиница ведёт электронный учёт и подписывает анкету так, чтобы подпись гостя можно было проверить. На практике при заселении чаще распечатывают бумажную анкету: её проще подписать на стойке.

Что делать, если гость отказывается заполнять анкету?

Отказ от анкеты не даёт права отказать в заселении: договор гостиничных услуг заключают по паспорту, а учёт проживающих гостиница ведёт и без анкеты. Администратор вносит сведения по документу и делает отметку об отказе от подписи.

Нужно ли брать согласие на обработку данных у каждого гостя?

Согласие нужно, когда у гостиницы нет другого законного основания обрабатывать данные для конкретной цели. Для оказания услуги и учёта проживающих основание — договор и закон, а для рассылок, отзывов и программы лояльности согласие берут отдельно.

Что делать с анкетами иностранных гостей?

К анкете прикладывают копии миграционной карты и визы, а сведения о постановке на учёт по месту пребывания гостиница направляет в орган по вопросам миграции в установленный срок. Анкету хранят вместе с этими документами.

Анкеты, согласия и отчёты по заселению съедают время администраторов

Чтобы бумаги заселения собирались сами

Каждое заселение — это анкета, согласие, договор и сведения для учёта: администратор заполняет их вручную и проверяет, пока гость ждёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают данные гостя из брони, готовят анкету и согласие по шаблону и передают администратору документ на проверку и подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»