Реестр трудовых договоров: образец

Реестр трудовых договоров — таблица, в которой видно, с кем и когда заключён договор, где лежит экземпляр и чем закончились отношения. Вести его закон не обязывает, но без него кадровик ищет нужный договор по всему архиву. Ниже — образец реестра и журнала регистрации.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Реестр трудовых договоров

за 2026 год

Начат 1 января 2026 г.

Реестр ведётся по каждому трудовому договору и дополнительному соглашению к нему. Запись вносится в день подписания договора.

Графы реестра: номер записи, дата договора, фамилия, имя, отчество работника, должность и структурное подразделение, вид договора (основной, совместительство, срочный), срок действия для срочного договора, номер и дата дополнительных соглашений, дата прекращения и основание, место хранения экземпляра.

Нумерация записей сплошная с начала года. Исправления заверяет работник, ведущий реестр, подписью и датой.

Ответственный за ведение реестра

Специалист по кадрам

____________ / А. А. Смирнова /

Что такое реестр трудовых договоров

Реестр трудовых договоров — сводная таблица по всем договорам компании. В ней видно, с кем договор заключён, на каких условиях, где хранится экземпляр и когда отношения прекратились.

Обязанности вести реестр Трудовой кодекс не устанавливает. Компания вводит его сама — приказом или инструкцией по делопроизводству, — потому что без сводной таблицы кадровик ищет нужный договор по всему архиву, а при проверке не может быстро показать, с кем и на какой срок заключены срочные договоры.

Какие графы завести в реестре

Номер записи по порядку с начала года.
Дата заключения договора и его номер.
Фамилия, имя, отчество работника полностью.
Должность и структурное подразделение.
Вид договора: основной, по совместительству, срочный.
Срок действия — для срочного договора.
Номера и даты дополнительных соглашений: перевод, изменение оклада, продление срока.
Дата прекращения договора и основание — статья Трудового кодекса или пункт договора.
Место хранения экземпляра: номер дела по номенклатуре, том, лист.

Чем реестр отличается от журнала регистрации

Журнал регистрации фиксирует сам факт подписания: порядковый номер, дату и номер договора, фамилию работника. Его ведут в момент заключения и дополняют записью при каждом дополнительном соглашении.

Реестр шире: в нём те же записи плюс условия договора, движение по службе и место хранения. На практике компании часто ведут одну таблицу и называют её и журналом, и реестром — важно, чтобы в ней были и регистрационные сведения, и данные о хранении.

Как завести реестр

Утвердите форму. Приказом руководителя введите форму реестра и назначьте ответственного — обычно специалиста по кадрам или инспектора по кадровому делопроизводству.
Соберите действующие договоры. Пройдите по личным делам и внесите все договоры, которые действуют на дату начала реестра.
Присвойте номера. Нумеруйте записи сплошным порядком с начала года; номер договора и номер записи — разные вещи, не путайте их.
Заполняйте в день подписания. Запись вносится при заключении договора и при каждом дополнительном соглашении, а не задним числом в конце месяца.
Отметьте хранение. Укажите номер дела по номенклатуре дел — по нему договор находят в архиве.
Закройте год. Подведите итог: сколько договоров заключено, сколько прекращено, сколько действует на 31 декабря.

Частые ошибки

В реестр вносят только трудовые договоры, а дополнительные соглашения пропускают — и перевод или новый оклад в таблице не видны.
Путают номер договора и номер записи реестра.
Не указывают место хранения: реестр есть, а договор найти не могут.
Срочные договоры не отмечают срок — и вовремя не отслеживают, что договор истёк или стал бессрочным.
Исправления замазывают без подписи ответственного.

Частые вопросы

Обязательна ли книга регистрации трудовых договоров?

Нет. Трудовой кодекс не требует ни реестра, ни журнала. Компания вводит их своим приказом или инструкцией по делопроизводству — как удобный инструмент кадрового учёта.

Можно ли вести реестр в электронном виде?

Можно. Таблица в электронном виде с резервной копией заменяет бумажный журнал, если в компании не утверждён бумажный бланк. При проверке распечатывают нужные листы и заверяют их подписью ответственного.

Сколько хранить реестр и журнал?

Срок хранения трудовых договоров и документов к ним — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел; реестр хранят столько же, сколько договоры, к которым он относится.

Что делать, если работник сменил фамилию?

Внесите новую фамилию в реестр отдельной записью или исправлением со ссылкой на документ о смене фамилии; сам трудовой договор не переписывают, а при необходимости заключают дополнительное соглашение.

Нужно ли вносить в реестр договоры по совместительству?

Да. Совместительство — отдельный трудовой договор, и в реестре он идёт отдельной записью с пометкой «по совместительству».

Кто подписывает реестр?

Ответственный за ведение — обычно специалист по кадрам. Итоги года утверждает руководитель компании или начальник отдела кадров.

Когда кадровые бумаги собираются вручную

Чтобы реестр и договоры собирались сами

Реестр, журнал и дополнительные соглашения отнимают время: каждую запись надо сверить с приказом, договором и личным делом.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с кадровой системой и приносят готовую запись на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»