Как заверить документ «Копия верна»: образец

Надпись «Копия верна» подтверждает, что копия совпадает с подлинником. Ниже — образец заверительной надписи, где её ставить и что дописать, если документ на нескольких листах или идёт в налоговую.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Копия верна

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

16 ноября 2026 г.

Отметка о заверении копии

образец заверительной надписи

Место печати (при наличии)

Подлинник документа находится в деле № 14 за 2026 год.

В документе прошито и пронумеровано 7 (семь) листов.

Кто заверил копию

Секретарь

____________ / И. И. Иванова /

Что означает надпись «Копия верна»

Копия верна — это заверительная надпись на копии документа. Она говорит: этот экземпляр полностью совпадает с подлинником, а человек, поставивший подпись, это проверил.

Единой формы в законе нет. Компании оформляют надпись по ГОСТ Р 7.0.97-2025 и по своим инструкциям по делопроизводству. Для документов, которые подают в налоговую, действует отдельный порядок — приложение 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628, и ГОСТ там применяется по желанию налогоплательщика.

Что входит в заверительную надпись

Слова «Копия верна» или «Верно».
Должность того, кто заверил копию, — или слово «ИП» с фамилией и инициалами.
Личная подпись и её расшифровка: фамилия и инициалы.
Дата заверения.
Печать, если компания её использует.
Для многостраничного документа — сколько листов прошито и пронумеровано, цифрами и прописью.
По желанию — где находится подлинник: «Подлинник документа находится в деле № … за … год».

Как правильно заверить копию документа

Сделайте копию с подлинника. Снимайте копию с оригинала, а не с другой копии: сличать придётся именно с подлинником.
Сверьте текст. Проверьте, что читаются все страницы, подписи, печати и даты. Плохо пропечатанный лист лучше перекопировать.
Поставьте отметку. Напишите «Верно» под реквизитом «подпись» и укажите должность, подпись с расшифровкой и дату.
Укажите должность, подпись, дату. Должность, личная подпись с расшифровкой и дата — обязательная часть надписи.
Скрепите многостраничный документ. Прошейте листы, пронумеруйте и допишите, сколько листов в документе. Если не сшиваете, заверяйте каждый лист, на котором есть текст.

Где ставится «Копия верна» и где печать

По ГОСТ Р 7.0.97-2025 отметку о заверении ставят под реквизитом «подпись».

Печать ставят рядом с подписью так, чтобы она захватывала часть наименования должности. Если компания работает без печати, надпись остаётся действительной: закон не требует оттиск для внутреннего заверения. Для налоговой печать на заверительной наклейке не нужна вовсе.

Кто вправе заверять копии

Руководитель компании — без отдельного разрешения.
Сотрудник, которому это право дали приказом или доверенностью: секретарь, кадровик, главный бухгалтер, специалист по делопроизводству.
ИП — сам, своей подписью.
Нотариус — когда закон или контрагент требует нотариального заверения, например для копий учредительных документов при отдельных сделках.

Частые вопросы

Как правильно заверить копию приказа?

Снимите копию с подлинника приказа, напишите «Копия верна», укажите должность, подпись с расшифровкой и дату. Если приказ на нескольких листах — прошейте и укажите число листов. Заверять может руководитель или сотрудник, которому это право дали приказом.

Как заверить копию договора на нескольких листах?

Прошейте листы, пронумеруйте их и допишите на заверительной надписи: «В документе прошито и пронумеровано 12 (двенадцать) листов». Подпись и печать ставят на узле сшива так, чтобы они частично заходили на наклейку или бумажную полоску. Если сшивать нельзя, заверяют каждый лист отдельно.

Где пишется «Копия верна» на документе?

По ГОСТ Р 7.0.97-2025 отметку о заверении ставят под реквизитом «подпись», не перекрывая текст и другие реквизиты.

Нужна ли печать на копии?

Если компания использует печать, её обычно ставят рядом с подписью. Без печати надпись не теряет силы: закон её не требует. Для документов в налоговую печать на заверительной наклейке не ставится.

Можно ли заверить копию документа, выданного другой организацией?

Да, если у компании есть подлинник или надлежащим образом заверенная копия. В надписи можно указать, где находится подлинник. Если подлинник у другой стороны, а нужна именно его копия, иногда требуется нотариальное заверение.

Как заверить копии для налоговой?

По приложению 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628: читаемые копии, тома до 150 страниц, нумерация страниц, сшив на три прокола нитями, концы нитей на обороте, бумажная наклейка с должностью, подписью, фамилией, числом листов цифрами и прописью и датой. Подпись частично захватывает наклейку, печать не нужна.

Что делать, если копия нужна для суда?

Суд принимает заверенные копии, но по требованию может попросить подлинник. Если спор важный, а подлинник у контрагента или утерян, надёжнее нотариальное заверение: нотариус проверит документ и поставит свою надпись.

Когда копии и приказы собираются вручную

Чтобы документы собирались по шаблону и без ошибок

Заверение копий, приказы, доверенности и выписки отнимают время у секретаря и руководителя: каждый документ надо найти, сверить и подписать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, подставляют реквизиты и приносят на подпись уже собранный комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»