Служебная записка на приобретение канцелярских товаров: образец

Служебная записка на приобретение канцтоваров — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя разрешить закупку канцелярии или выделить её со склада. Ниже — бланк и образец заполнения с перечнем товаров и обоснованием.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о приобретении канцелярских товаров

16 ноября 2026 г. № 14

В отделе продаж закончились бумага для принтера, ручки и папки для документов. Без них сотрудники не могут распечатывать договоры и сдавать отчёты.

Прошу разрешить приобрести канцелярские товары согласно приложению на сумму до 15 000 рублей за счёт средств отдела на ноябрь.

Приложение: перечень канцелярских товаров на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое служебная записка на канцтовары

Служебная записка на приобретение канцелярских товаров — внутренний документ. Сотрудник просит руководителя разрешить закупку канцелярии или выделить её со склада. Записку пишут, когда товар закончился, нужен внеплановый набор или подразделение просит закупить что-то сверх утверждённого перечня.

Единой формы в законе нет. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название, дата и номер, текст, подпись. В тексте перечисляют, что нужно, сколько и зачем.

Что указать в служебной записке на канцтовары

Адресата: должность и фамилию руководителя, который распоряжается бюджетом или складом.
Автора: должность и фамилию сотрудника, который просит.
Название документа и заголовок «о приобретении канцелярских товаров».
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Перечень товаров: наименование, количество, при необходимости характеристика (например, бумага А4, 80 г/м²).
Обоснование: для чего нужно, что закончилось, почему без этого не обойтись.
Сумму, если известна, и источник финансирования.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку на канцтовары

Определите адресата. Пишите тому, кто решает: руководителю компании, начальнику отдела снабжения или завхозу.
Составьте перечень. Перечислите товары с количеством. Если нужно много, оформите приложением к записке.
Объясните причину. Напишите, для чего нужны канцтовары: для текущей работы, подготовки отчёта, проведения мероприятия.
Укажите сумму и источник. Если закупка платная, назовите цену и бюджет, из которого планируете взять деньги.
Подпишите и передайте. Подпишите записку и отдайте адресату или в канцелярию. Копию оставьте себе.

Чем отличается от заявки на выдачу канцтоваров

Служебная записка на приобретение — просьба купить то, чего нет на складе.
Заявка на выдачу канцтоваров — просьба выдать со склада уже имеющиеся товары. Её оформляют по форме, которую утвердила компания, или в учётной системе.
Служебная записка на выдачу бумаги А4 или других материалов со склада тоже возможна, если в компании нет отдельной формы заявки. В ней перечисляют, что и сколько нужно получить.
Если товар нужно и купить, и выдать, удобнее одна записка: в ней указывают, что требуется приобрести и кому выдать.

Частые вопросы

Можно ли написать служебную записку на канцтовары от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Нужно ли прикладывать смету или расчёт цены?

Если закупка платная и сумма известна, лучше указать её в тексте или приложить расчёт. Для крупных закупок компания может требовать коммерческие предложения.

Кому адресовать записку на канцтовары?

Тому, кто распоряжается бюджетом или складом: руководителю компании, начальнику отдела снабжения, завхозу. В крупных организациях может быть отдел закупок.

Чем отличается служебная записка от докладной?

Докладная сообщает о событии или нарушении, а служебная — просьба или предложение. На канцтовары пишут служебную записку.

Сколько хранить служебные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Когда бумажная волокита тормозит работу

Чтобы заявки и записки не отнимали время

Служебные записки и заявки на канцтовары отнимают время у руководителей: каждую нужно проверить, согласовать и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»