Журнал учёта нарушений правил дорожного движения водителями: образец

Журнал учёта нарушений ПДД ведёт компания, у которой есть машины и водители: так видно, кто получил штраф, оплачен ли он и удержана ли сумма с работника. Ниже — бланк журнала и заполненный образец, а также порядок сверки с ГИБДД по штрафам и ДТП.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 70 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Транспортный отдел

Ответственный: начальник транспортного отдела П. П. Петров

Начат 01 января 2026 г., окончен 31 декабря 2026 г.

Журнал учёта нарушений правил дорожного движения водителями

за 2026 год

Записи № 1–3 за 2026 год

Графы журнала: номер записи; дата и время нарушения; водитель и табельный номер; автомобиль и госномер; место нарушения; статья КоАП; номер и дата постановления; сумма штрафа; дата и документ об оплате; удержание с водителя; отметка о сверке с ГИБДД.

Запись 1. 12.03.2026, 09:40. И. И. Иванов, таб. 014. К 274 ТС 77, А123ВС 77. Москва, ул. Складская, 5. Ст. 12.16 ч. 5 КоАП. Постановление № 770012345 от 18.03.2026. Штраф 4 500 ₽. Оплачено 22.03.2026, п/п 214. Удержано с водителя 28.03.2026 — 4 500 ₽. Сверено с ГИБДД 05.04.2026, расхождений нет.

Запись 2. 27.05.2026, 14:15. С. С. Сидоров, таб. 021. К 274 ТС 77, Е456КХ 77. М-4 «Дон», 112 км. Ст. 12.9 ч. 2 КоАП. Постановление № 360009876 от 02.06.2026. Штраф 750 ₽. Оплачено 05.06.2026, п/п 388. Не удерживался: нарушение допущено по вине другого лица. Сверено с ГИБДД 08.06.2026, расхождений нет.

Запись 3. 14.09.2026, 18:05. И. И. Иванов, таб. 014. К 274 ТС 77, А123ВС 77. Москва, Ленинский пр-т, 42. Ст. 12.12 ч. 1 КоАП. Постановление № 770054321 от 19.09.2026. Штраф 1 500 ₽. Оплачено 28.09.2026, п/п 641. Удержано с водителя 28.09.2026 — 1 500 ₽. Сверено с ГИБДД 01.10.2026, расхождений нет.

Ответственный за ведение журнала

Начальник транспортного отдела

____________ / П. П. Петров /

Зачем компании журнал учёта нарушений ПДД

При автоматической фиксации нарушения постановление обычно выносят в отношении собственника машины — организации. Если нарушение оформил инспектор, ответственность может нести водитель. Журнал показывает, кто был за рулём, какое постановление пришло, оплачено ли оно и вернули ли деньги.

Второй повод вести журнал — сверка с ГИБДД. Постановления теряются в почте и в системе электронного документооборота, часть штрафов приходит с опозданием. Регулярная сверка по базе ГИБДД ловит пропущенные постановления и ДТП, пока срок обжалования не вышел.

Что записывать по каждому нарушению

Номер записи, дату и время нарушения — по постановлению.
Водителя: фамилию, инициалы, табельный номер; если за рулём был не работник, это фиксируется отдельно.
Машину и государственный регистрационный номер.
Место нарушения и статью КоАП, по которой вынесено постановление.
Номер и дату постановления, сумму штрафа.
Дату оплаты и платёжный документ.
Удержание с водителя: дату и сумму или причину, по которой сумму не удержали.
Отметку о сверке с ГИБДД: дату и результат.

Как вести журнал и сверку с ГИБДД

Назначьте ответственного. Журнал ведёт один человек — обычно начальник транспортного отдела или сотрудник, который получает постановления. Он же отвечает за сверку.
Записывайте постановление в день получения. Каждое постановление из почты, от водителя или из системы электронного документооборота переносится в журнал в тот же день: так не пропустите десятидневный срок обжалования.
Проверяйте, кто был за рулём. Сверьте дату и время нарушения с путевым листом или журналом выездов. Если машиной управлял другой человек, приложите подтверждение — это основание не удерживать штраф с работника.
Сверяйтесь с базой ГИБДД. Раз в месяц проверяйте штрафы и ДТП по каждой машине через сервис Госавтоинспекции или запрос в подразделение. Найденное в базе, но не пришедшее по почте постановление вносите в журнал отдельной строкой с пометкой «по сверке».
Закрывайте запись. После оплаты и решения об удержании внесите дату и сумму, поставьте отметку о сверке. Незакрытые строки на конец месяца — повод разобраться, что зависло.

Журнал сверки с ГИБДД по нарушениям ПДД и ДТП

Дата сверки и период, который проверяли.
Госномер машины и водитель, закреплённый за ней.
Что нашлось в базе ГИБДД: постановления, неоплаченные штрафы, ДТП с участием машины.
Расхождения с журналом учёта: чего нет в журнале, что записано дважды.
Решение по каждой находке: внести в журнал, оплатить, обжаловать, удержать с водителя.
Подпись того, кто сверял, и дата.

Кто платит штраф и когда сумму удерживают с водителя

При автоматической фиксации нарушения постановление обычно выносят в отношении собственника машины. Если машиной владело или пользовалось другое лицо, собственник может обжаловать постановление и подтвердить это. Когда штраф назначен организации, его оплачивает организация.

Чтобы взыскать ущерб с работника, работодатель устанавливает его размер, обстоятельства и вину работника, запрашивает письменное объяснение и соблюдает порядок взыскания. Распоряжение о взыскании суммы в пределах среднего месячного заработка издают не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба; в предусмотренных законом случаях потребуется суд. Размер удержаний из зарплаты ограничен Трудовым кодексом.

Частые ошибки

Журнал заполняют по памяти в конце месяца: теряются даты, номера постановлений и срок обжалования.
Не сверяют время нарушения с путевым листом, и штраф удерживают не с того водителя.
Не фиксируют причину, по которой штраф не удержали, — при проверке нечем объяснить расхождение.
Сверку с ГИБДД делают раз в год: пропущенные постановления приходят с истёкшим сроком и висят на компании.
ДТП в журнал не попадают вовсе, хотя сверка нужна и по ним: повреждения, вызов ГИБДД, страховые выплаты.

Частые вопросы

Обязательна ли форма журнала учёта нарушений ПДД?

Типовой формы нет. Компания утверждает свою приказом или приложением к инструкции по делопроизводству. Важно, чтобы в журнале были номер и дата постановления, водитель, машина, сумма штрафа, оплата и удержание.

Сколько хранить журнал?

Срок устанавливает номенклатура дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы по штрафам и ДТП нужны, пока идёт срок хранения бухгалтерских и кадровых документов по этим случаям.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да. Электронный журнал в таблице или в системе учёта равен бумажному, если записи нельзя незаметно изменить и у каждой есть автор и дата. Бумажный вариант распечатывают и подписывают по итогам года.

Как часто сверяться с ГИБДД?

Раз в месяц по каждой машине — рабочий порядок. Если машин много или они работают в разных регионах, сверку делают чаще, чтобы успеть обжаловать постановление в срок.

Что делать, если в базе ГИБДД штраф есть, а постановление не пришло?

Записать нарушение в журнал по данным сверки, оплатить и проверить, не истёк ли срок обжалования. Если водитель был не тот, собрать путевой лист и объяснения до того, как штраф уйдёт в службу судебных приставов.

Сверка штрафов и ДТП каждую неделю отнимает часы

Чтобы журнал заполнялся сам

Постановления приходят в почту, в систему документооборота и в базу ГИБДД — и каждое надо сверить с путевым листом, внести в журнал и передать на оплату.

Я настраиваю ИИ-агента, который собирает постановления и данные сверки, находит водителя по путевому листу и приносит готовую строку журнала с решением на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»