Журнал выдачи справок: образец и бланк

Журнал выдачи справок фиксирует, кому и какую справку выдали: о работе, о доходах, о стаже. Ниже — бланк журнала регистрации справок и заполненный образец страницы за январь.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начат 11 января 2026 г.

Окончен ____________

На ___ листах

Журнал регистрации справок

выдаваемых работникам ООО «Ромашка»

Записи № 1–4

Ответственный за ведение журнала

Специалист по кадрам

____________ / Е. А. Орлова /

Зачем нужен журнал выдачи справок

Справки о работе, доходах и стаже работник берёт для банка, визы, пенсии, центра занятости. Журнал регистрации справок показывает, какую справку, когда и кому выдали, кто её подготовил и по какому заявлению.

Без журнала спор с работником решается по памяти: он говорит, что справку просил и не получил, а подтвердить или опровергнуть нечем. Запись с датой выдачи и подписью получателя закрывает такой спор.

Обязательной формы журнала закон не устанавливает. Компания утверждает свою таблицу приказом или приложением к инструкции по делопроизводству и ведёт её от руки или в таблице.

Какие графы вести в журнале

Порядковый номер записи — сквозной за год.
Дата поступления заявления на справку.
Фамилия, имя, отчество работника и его должность или подразделение.
Вид справки: о работе, о доходах, о стаже, о среднем заработке — так, чтобы было понятно, куда её понесут.
Основание: заявление работника с датой, иногда требование банка или органа.
Дата выдачи и подпись работника в получении.
Кто оформил справку и подписал: должность и фамилия.

Как заполнить журнал

Заведите страницу на год. На титульном листе укажите организацию, даты начала и окончания записей и число листов. Листы пронумеруйте и прошейте, если журнал бумажный.
Записывайте заявление. Как только работник принёс заявление, поставьте номер и дату. Так видно, что просьбу приняли, даже если справку готовят несколько дней.
Опишите справку. Вид справки пишите словами: «о доходах за 2025 год для банка» точнее, чем «справка». По такой записи справку легко найти через год.
Отметьте выдачу. В день выдачи впишите дату и попросите работника расписаться. Если справку отправляют почтой, запишите номер отправления.
Закройте журнал. В конце года подведите итог, укажите число записей и передайте журнал в архив по номенклатуре дел.

Что писать в основании

Основание — документ, по которому выдали справку. Чаще всего это заявление работника: в нём он пишет, какая справка нужна и куда её представят. Заявление храните вместе с копией выданной справки или отдельным делом.

Когда справку требуют по закону, в основании указывают требование: например, запрос органа, который назначает пенсию. Так видно, что справку выдали не по устной просьбе, а по документу.

Частые ошибки

Журнал ведут от случая к случаю: часть справок выдана без записи, и журнал не доказывает ничего.
Нет подписи работника в получении — запись не подтверждает, что справка дошла до него.
Вид справки записан одним словом «справка», и через год невозможно понять, о чём она была.
Журнал не прошит и не пронумерован: вырванную страницу никто не заметит.
Записи исправляют замазыванием: неверную строку зачёркивают одной чертой, пишут новую и заверяют подписью.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал выдачи справок?

Закон форму журнала не устанавливает и вести его прямо не обязывает. Компания вводит журнал своим локальным актом — приказом или инструкцией по делопроизводству. Если журнал заведён, записи в нём ведут по утверждённым правилам.

Можно ли вести журнал в электронной таблице?

Можно. Тогда доступ к файлу дают только тем, кто выдаёт справки, а после каждой записи сохраняют версию. Для спора надёжнее файл с журналом изменений или выгрузка на бумагу с подписями за период.

Сколько хранить журнал выдачи справок?

Срок устанавливает компания в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Журналы регистрации кадровых документов обычно хранят несколько лет, точный срок зависит от того, какие справки в нём учтены.

Нужно ли хранить сами справки?

Копию выданной справки хранят, если она подтверждает сведения о стаже, доходах или льготах. Копии хранят вместе с заявлением работника, чтобы при споре восстановить, что именно выдали.

Что делать, если работник потерял справку?

Выдают новый экземпляр и делают новую запись в журнале со ссылкой на прежнюю: «повторно, взамен записи № 2». Старую запись не зачёркивают — по ней видно, что справку уже выдавали.

Справки, заявления и журналы съедают время кадровика

Чтобы справки готовились без ручной работы

Заявления на справки приходят в почту, мессенджеры и на бумаге, а журнал заполняют вручную — на это уходит по несколько часов в неделю.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявление, собирают справку по шаблону, вносят запись в журнал и отдают документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»