Заявление на удержание из заработной платы подотчётных сумм: образец

Работник получил деньги под отчёт, потратил не всё, а вернуть остаток сразу не может. Тогда он пишет заявление на имя руководителя: разрешаю удержать из зарплаты такую-то сумму. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Заявление

на удержание из заработной платы подотчётных сумм

16 ноября 2026 г.

11 ноября 2026 года я получил под отчёт 40 000 рублей на командировочные расходы. Из них израсходовано 32 500 рублей, остаток — 7 500 рублей.

Прошу удержать из моей заработной платы за ноябрь 2026 года неизрасходованный остаток подотчётной суммы 7 500 рублей. С удержанием согласен.

Удержание прошу произвести при выплате заработной платы за первую половину декабря 2026 года.

Работник

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужно заявление

Удержать из зарплаты можно не всё и не всегда. Статья 137 Трудового кодекса разрешает удержать неизрасходованный и вовремя не возвращённый аванс, если работник не оспаривает основание и размер удержания. Решение об удержании работодатель принимает не позднее месяца после окончания срока возврата аванса.

Если работник согласен, он пишет заявление на имя руководителя. Это его письменное согласие: без него удержание по этому основанию станет нарушением, и работник сможет вернуть деньги через комиссию по трудовым спорам или суд.

Заявление пишет сам работник — тот, кто получил деньги под отчёт. Руководитель на заявлении ставит резолюцию, и бухгалтерия удерживает сумму при ближайшей выплате зарплаты.

Что указать в заявлении

Кому адресовано: должность и фамилия с инициалами руководителя, название компании.
Кто пишет: должность, фамилия и инициалы работника.
Когда и сколько денег получено под отчёт: дата, сумма, на какие расходы.
Сколько израсходовано и какой остаток не возвращён.
Какая сумма удерживается из зарплаты — цифрой и прописью.
Фраза о согласии с удержанием: без неё документ не работает как согласие.
С какого срока удерживать: с какой выплаты или за какой месяц.
Дата и подпись работника.

Как оформить удержание

Сверьте остаток. Сравните выданную и израсходованную суммы по авансовому отчёту и подтверждающим документам — чекам, квитанциям, билетам.
Попросите работника написать заявление. Работник указывает сумму остатка и даёт письменное согласие на удержание. Заявление пишется от руки или по бланку компании.
Поставьте резолюцию. Руководитель на заявлении пишет «Удержать» и ставит подпись с датой — это основание для бухгалтерии.
Проверьте предел удержания. При каждой выплате зарплаты удерживать можно не больше 20 % суммы к выплате, а в случаях, прямо названных в законе, — до 50 % (ст. 138 ТК РФ).
Удержите и оформите. Бухгалтерия удерживает сумму при выплате зарплаты и отражает её в расчётном листке; заявление хранится в личном деле или в папке авансовых отчётов.

Если работник не согласен

Заставить работника написать заявление нельзя. Если он оспаривает сумму остатка или отказывается возвращать деньги добровольно, работодатель вправе обратиться в суд — удержать из зарплаты без согласия по этому основанию не получится.

Срок для обращения в суд по спору о возмещении работником ущерба — один год со дня обнаружения ущерба (ст. 392 ТК РФ). Пропуск срока без уважительных причин — основание отказать в иске.

Если сумма остатка небольшая, а работник увольняется, стороны могут закрыть вопрос миром: работник возвращает остаток в кассу или на счёт компании и получает об этом квитанцию.

Частые вопросы

Можно ли удержать подотчётные суммы без заявления работника?

По этому основанию — нет. Статья 137 ТК РФ разрешает удержание неизрасходованного аванса, только если работник не оспаривает основание и размер. Письменное согласие в виде заявления — самый надёжный способ это подтвердить.

Сколько процентов зарплаты можно удержать?

При каждой выплате — не больше 20 % суммы к выплате. До 50 % можно удерживать только в случаях, прямо перечисленных в законе, например при взыскании по исполнительным документам (ст. 138 ТК РФ).

Нужно ли заявление, если работник возвращает остаток в кассу?

Нет. Если работник вносит деньги в кассу или переводит на счёт компании, достаточно приходного кассового ордера или платёжного поручения. Заявление нужно, когда сумму удерживают из зарплаты.

Что будет, если работник уволился, а остаток не вернул?

Удержать из последней зарплаты можно в тех же пределах — не больше 20 % суммы к выплате. Остаток взыскивают в суде: работодатель вправе обратиться с иском в течение года со дня обнаружения ущерба (ст. 392 ТК РФ).

Нужна ли печать компании на заявлении?

Нет. Заявление подписывает работник, руководитель ставит на нём резолюцию. Печать для внутреннего документа не требуется.

Когда заявлений и согласований становится слишком много

Чтобы бумаги по подотчёту собирались без ручной работы

Авансовые отчёты, заявления на удержание, напоминания о невозвращённых остатках — рутина, которая повторяется каждый месяц и отнимает время у бухгалтерии и руководителя.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с авансовым отчётом и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»