Бланк документа вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — продолжение книжки, когда в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» закончились строки. Ниже — бланк вкладыша и образец заполнения титульной части, а рядом правила: когда вкладыш обязателен, где ставится штамп о его выдаче и как нумеруют записи дальше.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Фамилия: Смирнова

Имя: Ольга

Отчество: Петровна

Дата рождения: 14 марта 1991 г.

Образование: высшее

Специальность: экономист

Дата заполнения: 9 ноября 2026 г.

Вкладыш в трудовую книжку

(без трудовой книжки недействителен)

Серия ТК № 1234567

Работник принят на должность бухгалтера в ООО «Ромашка» с 10 ноября 2026 года, приказ от 09.11.2026 № 47-к.

Запись внесена на основании приказа от 09.11.2026 № 47-к.

Подпись владельца книжки: О. П. Смирнова

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек: инспектор по кадрам Н. А. Волкова

Работодатель

Инспектор по кадрам

____________ / Н. А. Волкова /

Когда нужен вкладыш

Вкладыш — это продолжение трудовой книжки. Его выдают, когда в книжке заполнены все страницы одного из разделов: «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Второй раздел при этом может оставаться пустым — это не мешает выдать вкладыш, но и не заменяет его: записи о работе в раздел о награждениях не переносят.

Вкладыш — неотъемлемая часть книжки и без неё недействителен. Оформляет и ведёт его работодатель в том же порядке, что и саму книжку: по приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Бланки вкладышей старого образца, закупленные до 2023 года, действительны без ограничения срока — по постановлению Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Что заполнить на титульном листе вкладыша

Фамилию, имя, отчество работника — так же, как на титульном листе трудовой книжки.
Дату рождения.
Образование и специальность — по документу об образовании.
Дату заполнения вкладыша.
Подпись владельца книжки.
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать кадровой службы, если печать есть.
Серия и номер вкладыша — на одной из четырёх страниц каждого развёрнутого листа.

Как оформить вкладыш

Проверьте, что строки действительно закончились. Вкладыш нужен, когда в разделе не осталось свободных строк для записи. Если место есть, вкладыш не выдают.
Возьмите бланк. Бланк вкладыша утверждён приказом Минтруда № 320н. Подойдёт и старый бланк, купленный до 2023 года.
Заполните титульный лист. Перенесите сведения о работнике с титульного листа книжки, поставьте дату заполнения и подписи.
Поставьте штамп на титульный лист книжки. С 1 сентября 2026 года штамп «Выдан вкладыш» ставят на свободном месте верхней части титульного листа трудовой книжки, а не на внутренней стороне обложки, как было раньше. В штамп вписывают серию и номер вкладыша.
Продолжите нумерацию записей. Порядковый номер записи во вкладыше продолжают с той цифры, на которой остановился заполненный раздел книжки.
Внесите запись. Запись о работе делают так же, как в книжке: с датой, сведением о приёме или переводе и ссылкой на приказ.

Штамп при втором и следующих вкладышах

Когда выдают второй или третий вкладыш, на титульном листе книжки может не остаться свободного места. Тогда штамп «Выдан вкладыш» ставят на титульном листе первого вкладыша. Правило закреплено в пунктах 32–33 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н.

В штампе указывают серию и номер нового вкладыша — например, «Выдан вкладыш серии ТК № 1234567». Без этой отметки вкладыш считается оформленным с нарушением, и при проверке инспектор труда сделает замечание.

Частые ошибки

Штамп ставят на внутреннюю сторону обложки — с 1 сентября 2026 года так делать нельзя, только на верхнюю часть титульного листа.
Нумерацию записей во вкладыше начинают с единицы, а не продолжают с последнего номера книжки.
Вкладыш выдают, хотя в разделе ещё есть свободные строки, — это лишний документ и путаница при подсчёте стажа.
Записи о работе переносят в раздел о награждениях, потому что тот ещё не заполнен.
Вкладыш хранят отдельно от книжки: при увольнении работник должен получить и книжку, и все вкладыши к ней.

Частые вопросы

Можно ли использовать бланк вкладыша старого образца?

Да. По постановлению Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 бланки трудовых книжек и вкладышей, закупленные до введения новых форм с 1 января 2023 года, действительны и используются без ограничения срока.

Что делать, если закончились строки в разделе о награждениях, а о работе — нет?

Выдают вкладыш: правило о вкладыше действует для любого из двух разделов. Записи о награждениях продолжают во вкладыше, а записи о работе — в самой книжке, пока там есть место.

Кто подписывает вкладыш?

Владелец книжки ставит свою подпись на титульном листе вкладыша. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, заверяют печатью кадровой службы, если она есть.

Нужно ли знакомить работника с записью во вкладыше?

Да. Порядок тот же, что и для записей в самой книжке: работника знакомят с записью под подпись в личной карточке, где повторяют запись из книжки.

Что получает работник при увольнении, если у него есть вкладыш?

Книжку вместе со всеми вкладышами: вкладыш без книжки недействителен, и по отдельности эти документы не выдают.

Когда кадровые документы ведут с ошибками

Чтобы книжки и вкладыши заполнялись без замечаний

Ошибки в трудовых книжках и вкладышах всплывают при проверке инспекции труда и при назначении пенсии: сдвинутая нумерация, штамп не на том листе, пропущенная запись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят кадровые документы по шаблону, сверяют данные с приказами и приносят на подпись готовый вкладыш или запись в книжку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»