Образец письма

Официальное письмо — документ, которым компания обращается к другой организации или в ведомство: с предложением, запросом, претензией или ответом. Ниже — бланк в Word и заполненный образец письма с просьбой о коммерческом предложении.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ул. Лесная, д. 12, офис 305, Москва, 125047

тел. +7 (495) 000-00-00, e-mail: info@romashka.ru

ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000

Письмо

о предоставлении коммерческого предложения на поставку офисной мебели

28 октября 2026 г. № 118

Генеральному директору ООО «Мебель-Сервис» А. В. Смирнову

Об увеличении объёма поставки офисной мебели

ООО «Ромашка» планирует в первом квартале 2027 года оснастить новый офис на 40 рабочих мест. Нам требуется 40 письменных столов, 40 офисных кресел и 10 шкафов для документов.

Прошу направить коммерческое предложение с указанием цен, сроков поставки и условий оплаты до 15 ноября 2026 года на адрес info@romashka.ru.

Приложение: планировка офиса на 2 л. в 1 экз.

Подписант

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Что такое официальное письмо

Официальное письмо — это деловая переписка между организациями, с ведомствами и с контрагентами. Письмом направляют предложение, запрос, претензию, ответ на обращение или подтверждают договорённости.

Единого обязательного бланка в законе нет. Реквизиты письма оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов»: бланк организации, дата и регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись и приложения. Компания может закрепить свой бланк в инструкции по делопроизводству.

Что указать в официальном письме

Бланк организации: наименование, адрес, телефон, e-mail, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Дату и регистрационный номер письма — по журналу исходящей корреспонденции.
Адресата: должность, наименование организации, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Заголовок к тексту — о чём письмо, одной строкой.
Текст: суть вопроса и просьба или предложение с конкретными сроками.
Приложения: что прикладываете и на скольких листах.
Подпись подписанта с расшифровкой и, если нужно, печать организации.

Как написать официальное письмо

Определите адресата. Пишите тому, кто принимает решение, и указывайте его должность и фамилию точно.
Сформулируйте тему. Заголовок к тексту должен сразу объяснить, о чём письмо, — по нему письмо регистрируют и передают исполнителю.
Начните с фактов. Первый абзац — что произошло или что планируется, с датами и объёмами.
Сформулируйте просьбу. Второй абзац начинается со слов «прошу» или «предлагаю»: что сделать и к какому сроку.
Приложите документы. Договоры, счёта, планировки, расчёты — всё, что поможет решить вопрос без переписки.
Зарегистрируйте и отправьте. Присвойте номер, отправьте письмо и сохраните копию с отметкой об отправке.

Частые ошибки

Нет заголовка к тексту — письмо сложнее зарегистрировать и передать нужному сотруднику.
Просьба размыта: не указаны срок, объём и контакт для ответа.
Адресат указан без должности или с ошибкой в фамилии.
Не указаны приложения или их количество листов.
Письмо подписал сотрудник без полномочий — без доверенности или приказа.

Частые вопросы

Чем официальное письмо отличается от служебной записки?

Письмо адресовано другой организации или ведомству и уходит за пределы компании, поэтому его регистрируют в журнале исходящей корреспонденции. Служебная записка — внутренний документ, её пишут руководителю или коллегам внутри компании.

Обязателен ли бланк организации?

Закон форму не устанавливает. Если в компании утверждён бланк в инструкции по делопроизводству, письмо оформляют на нём; иначе достаточно реквизитов организации в шапке.

Нужна ли печать на официальном письме?

На обычное деловое письмо печать не ставят: достаточно подписи уполномоченного лица. Печать может понадобиться, если этого требует контрагент или ведомство.

Можно ли отправить официальное письмо по электронной почте?

Можно, если стороны так договорились или это допускает ведомство. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении или документ с электронной подписью.

Сколько хранят официальные письма?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать в журнале

Когда переписка с клиентами и поставщиками съедает рабочий день

Чтобы типовые письма собирались сами

Запросы, ответы и коммерческие предложения отнимают у руководителей часы: каждое письмо надо составить, проверить реквизиты и отправить нужному адресату.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие письма по шаблону, подставляют данные контрагента из CRM и приносят руководителю готовый текст на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»