Журнал регистрации иностранных граждан в гостинице: образец и бланк

Журнал регистрации иностранных граждан — внутренний документ гостиницы, куда администратор вписывает данные постояльца при заселении. Единой формы в законе нет: отель ведёт журнал по своему бланку и хранит его наравне с другими документами приёма. Ниже — бланк таблицы и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Гостиница «Причал»

Журнал начат 1 января 2026 г.

Журнал окончен 31 декабря 2026 г.

Ответственный за ведение: администратор службы приёма и размещения

Журнал регистрации иностранных граждан

гостиница «Причал», 2026 год

Запись № 148 от 16 ноября 2026 г.

Гражданин Республики Казахстан Сериков Азамат Нурланович, 12.04.1991 года рождения, паспорт N12345678, выдан 03.06.2021, прибыл 16 ноября 2026 г., проживает по паспорту, миграционная карта серия 0123 № 4567890, вид на жительство не имеет, цель поездки — туризм, номер 214, срок проживания с 16 по 19 ноября 2026 г.

Договор на проживание № 214/11-2026, оплата безналичная, заселение в 14:20, выселение 19 ноября 2026 г. в 12:00. Подпись постояльца и подпись администратора имеются.

Постоялец

Сериков А. Н.

____________ / /

Администратор

Администратор службы приёма и размещения

____________ / Е. С. Морозова /

Зачем гостинице журнал регистрации иностранных граждан

Иностранца, который приехал в Россию, ставят на учёт по месту пребывания. Для гостиницы это значит, что данные постояльца нужно передать в орган по вопросам миграции, а сведения о заселении сохранить у себя — их проверяют при контроле и запрашивают при спорах с гостем.

Журнал — удобная внутренняя форма такого учёта: администратор вписывает данные при заселении, а отель получает одну строку на каждого иностранца с датой, паспортом и сроком проживания. Закон не задаёт журналу единой формы, поэтому бланк отель утверждает сам — приказом или положением о службе приёма и размещения.

Какие графы вести в журнале

Порядковый номер записи и дата заселения.
Фамилия, имя, отчество постояльца и дата рождения — как в паспорте.
Гражданство.
Данные документа, удостоверяющего личность: серия, номер, кем и когда выдан.
Данные миграционной карты, если она есть; отметка о виде на жительство или разрешении на временное проживание.
Цель поездки и срок предполагаемого проживания.
Номер комнаты, дата и время заселения, дата и время выселения.
Основание проживания: номер договора или брони.
Подпись постояльца и подпись администратора, который внёс запись.

Как заполнить журнал при заселении

Сверьте документы. Возьмите паспорт постояльца и миграционную карту. Иностранца без документа не заселяют: данные в журнал вносят только с подлинника.
Перенесите данные дословно. Фамилию и имя пишите так, как в паспорте, — буквами русского или латинского алфавита, как в документе. Номер паспорта и миграционной карты переписывайте без сокращений.
Укажите номер и срок. Впишите номер комнаты, время заселения и дату выселения по договору. Срок проживания должен совпадать с тем, что указан в договоре и в сведениях о постановке на учёт.
Подпишите запись. Постоялец подтверждает данные подписью, администратор ставит свою. Исправления заверяют подписью того, кто их внёс.
Передайте сведения на учёт. Данные о заселении иностранца гостиница направляет в орган по вопросам миграции в установленном порядке; журнал остаётся внутренним подтверждением.

Частые ошибки

Пишут имя латиницей «на слух», а не так, как в паспорте, — при сверке запись не совпадает с документом.
Не вносят миграционную карту или вид на жительство, хотя по ним определяют законность пребывания.
Срок проживания в журнале расходится с договором и сведениями о постановке на учёт.
Запись вносит один администратор, а исправления потом делает другой без подписи.
Журнал хранят в свободном доступе, и данные постояльцев видит любой сотрудник.

Частые вопросы

Есть ли официальная форма журнала регистрации иностранных граждан в гостинице?

Единой формы нет. Отель утверждает свой бланк приказом или положением о службе приёма и размещения и ведёт журнал по нему. Важно, чтобы в записи были данные паспорта, миграционной карты, срок проживания и подписи.

Кто ведёт журнал?

Администратор службы приёма и размещения при заселении. Ответственного за ведение отель назначает приказом, а журнал хранится у службы приёма или в сейфе администратора.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если отель так решил и данные защищены от правки и потери. Электронный журнал удобнее: запись не теряется, а исправления видны в истории. Бумажный вариант надёжнее при проверке на месте.

Сколько хранить журнал?

Срок хранения отель закрепляет в своей номенклатуре дел. Данные о постояльцах относятся к персональным, поэтому журнал хранят столько, сколько нужно для учёта и защиты в спорах, а после — уничтожают по акту.

Какие данные постояльца нельзя вносить в журнал?

Не нужно писать то, что не требуется для учёта: сведения о здоровье, семейном положении, вероисповедании. Журнал ведут под данные паспорта, миграционной карты, номера и срока проживания.

Когда заселение иностранцев держится на одном администраторе

Чтобы данные гостей собирались сами

Заполнение журнала, сверка паспорта и передача сведений на учёт занимают время на стойке, а ошибка в одной цифре паспорта стоит проверки.

Я настраиваю ИИ-агента, который принимает данные постояльца из скана документа, сверяет их с миграционной картой и готовит запись в журнал и сведения на учёт — администратору остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»