Возвратная накладная: бланк скачать бесплатно

Возвратная накладная — документ, которым покупатель передаёт товар обратно поставщику: брак, истёкший срок годности, не тот ассортимент. Ниже — бланк и образец заполнения, а также какую форму взять и когда накладная не нужна.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Поставщик: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567,

адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 1

Покупатель: ООО «Василёк», ИНН 7707654321,

адрес: 125047, г. Москва, ул. 1-я Брестская, д. 5

Возвратная накладная

№ ____ от «___» __________ 20__ г.

«16» ноября 2026 г. № 27

Основание возврата: договор поставки от 12 января 2026 г. № 4/26, пункт 5.3 — возврат товара с истёкшим сроком годности.

Возвращается товар, принятый по накладной № 118 от 3 ноября 2026 г.: 40 упаковок йогурта «Классический» 2,5 %, срок годности истёк 14 ноября 2026 г. Сумма возврата — 12 400,00 ₽, в том числе НДС 10 % — 1 127,27 ₽.

Товар передан представителю поставщика по доверенности № 9 от 16 ноября 2026 г. Претензий к качеству упаковки при передаче нет.

Сдал покупатель

Кладовщик ООО «Василёк»

____________ / А. А. Смирнов /

Принял поставщик

Водитель-экспедитор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Орлов /

Что такое возвратная накладная

Возвратная накладная оформляет передачу товара от покупателя обратно поставщику. «Возвратная накладная» — рабочее название, отдельной формы для неё в альбоме унифицированных документов нет. На практике берут форму ТОРГ-12 — ту же, что и при обычной поставке, только покупатель и поставщик в ней меняются местами: продавцом становится тот, кто возвращает товар.

Причины возврата бывают разные: брак, истёкший срок годности, товар не продаётся, поставщик привёз не тот ассортимент или не всю партию, повреждена упаковка. Условия возврата прописывают в договоре поставки — на них и ссылаются в накладной.

Какую форму взять

ТОРГ-12 — основной вариант, когда товар уже принят на учёт покупателем и возвращается обратно.
ТОРГ-2 — если брак или недостачу российского товара нашли при приёмке, до постановки на учёт.
ТОРГ-3 — то же для импортного товара.
Своя форма — если компания утвердила её в учётной политике; тогда в бланк переносят обязательные реквизиты первичного документа из ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Как заполнить возвратную накладную

Заполните шапку. Поставщик и покупатель с ИНН и адресами. Если возвращает покупатель, продавцом в накладной указывают его, а грузополучателем — поставщика.
Укажите основание. Договор поставки с пунктом о возврате и накладную, по которой товар был принят. Это связывает возврат с конкретной поставкой.
Опишите товар. Наименование, количество, цена, сумма и ставка НДС — построчно, как в исходной накладной. Расхождений с учётом быть не должно.
Назовите причину. Брак, срок годности, ассортимент — коротко и по факту, со ссылкой на документ: акт о расхождениях, заключение о браке.
Подпишите обеими сторонами. Сдал представитель покупателя, принял представитель поставщика. Без второй подписи накладная не подтверждает передачу товара.

Когда накладная не нужна

Если недостатки или недостачу обнаружили прямо при приёмке и товар ещё не поставили на учёт, возвратную накладную не оформляют. Достаточно акта о расхождениях по количеству и качеству — формы ТОРГ-2 или ТОРГ-3. Товар в этом случае считается непринятым, и отдельная передача обратно не оформляется.

Если товар уже принят и стоит в учёте, возврат проводят накладной: иначе в бухгалтерии останется товар, которого физически нет.

Частые вопросы

Обязательно ли использовать форму ТОРГ-12?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: по ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ первичный документ можно составить по своей форме, если в нём есть обязательные реквизиты. ТОРГ-12 удобна тем, что её знают поставщики и она привычна бухгалтерии.

Кто подписывает возвратную накладную?

Обе стороны: тот, кто передаёт товар, и тот, кто принимает. Со стороны покупателя обычно кладовщик или другой материально ответственный работник, со стороны поставщика — водитель-экспедитор по доверенности или представитель склада.

Нужна ли печать?

Закон печать на первичных документах не требует. Если компания использует печать, её ставят по внутреннему порядку; для подтверждения передачи важнее подписи и доверенность представителя.

Что делать, если поставщик отказывается принимать товар обратно?

Направьте письменную претензию со ссылкой на договор и приложите накладную или акт о расхождениях. Дальше спорить придётся в суде или через процедуру, которую стороны предусмотрели в договоре.

Сколько хранить возвратную накладную?

Срок зависит от того, к какой группе документов компания её отнесла, и закрепляется в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для документов о недостачах и порче товара срок обычно дольше, чем для обычных накладных.

Возвраты, накладные и сверки съедают время склада и бухгалтерии

Чтобы документы по возвратам собирались сами

Каждый возврат — это накладная, акт, сверка с поставщиком и проводка в учёте. Когда таких операций десятки в месяц, кладовщик и бухгалтер занимаются бумагами вместо товара и денег.

Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает заявку на возврат, сверяет её с договором и накладной поставки, готовит документы по шаблону и передаёт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»