Пропуск: образец для пропускного режима

Пропуск на предприятии — документ, по которому охрана пускает человека на территорию и выпускает обратно, а также пропускает машины и вынос имущества. Ниже — бланк в Word и заполненный образец постоянного пропуска сотрудника.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРОПУСК № 41

постоянный

Пропуск

постоянный, на территорию ООО «Ромашка»

действителен до 31.12.2026

Владелец: Иванов Иван Иванович, начальник отдела продаж.

Должность и подразделение: начальник отдела продаж, коммерческая служба.

Объект: участок № 3, корпус Б. Время прохода: с 08:00 до 20:00 по рабочим дням.

С правилами пропускного режима ознакомлен.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Владелец пропуска

Иванов И. И.

____________ / /

Зачем нужен пропускной режим

Пропускной режим — порядок допуска людей, машин и грузов на территорию и в здания компании. Его вводят приказом руководителя, чтобы посторонний не прошёл в цех, на склад или в офис, а имущество не вынесли без записи.

Пропуск — документ этого режима. По нему охрана сверяет человека со списком, фиксирует время входа и выхода, а по разовому пропуску отмечает, что посетитель зашёл и вышел. Закон форму пропуска не устанавливает: компания утверждает свой бланк в инструкции о пропускном режиме.

Какие бывают пропуска

Постоянный — сотруднику на весь срок работы или до конца года, даёт право проходить в свои часы и на свой объект.
Временный — на срок до нескольких месяцев: подрядчику, стажёру, сотруднику на время ремонта в другом корпусе.
Разовый — посетителю или подрядчику на один день или на одну задачу, с отметкой охраны о входе и выходе.
Материальный — на вынос или вывоз имущества: в нём перечисляют, что именно выносят, и его закрывает подпись охраны.
Транспортный — на машину: марка, номер, маршрут и время въезда.

Как оформить пропуск

Издайте приказ о пропускном режиме. В приказе опишите, кто выписывает пропуска, кто подписывает, где стоит охрана и что она проверяет.
Утвердите форму бланка. Приложите к приказу или к инструкции образец постоянного, временного и разового пропуска — тогда охрана и кадры работают по одной форме.
Заполните данные владельца. Фамилия, имя, отчество, должность и подразделение — так, как в трудовом договоре; для подрядчика — название организации и номер договора.
Укажите объект и время. Куда именно можно проходить и в какие часы: пропуск в цех не даёт права заходить в бухгалтерию.
Подпишите и зарегистрируйте. Пропуск подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник, а номер и дату выдачи вносят в журнал учёта пропусков.

Форма пропуска на предприятии: образец скачать

Форма пропуска на предприятии — это утверждённый бланк, по которому выписывают постоянные, временные и разовые пропуска. Образец скачивают в Word и правят под себя: убирают лишние графы, добавляют фотографию, логотип или штрихкод для турникета.

Скачанный бланк приложите к инструкции о пропускном режиме или утвердите отдельным приказом. Пока форма не утверждена, охрана принимает пропуска по-разному, и на входе начинаются споры о том, что считать действительным пропуском.

Что написать в графах

Название компании и номер пропуска — по журналу учёта.
Вид пропуска: постоянный, временный или разовый.
Фамилия, имя, отчество владельца полностью.
Должность и подразделение; для подрядчика — организация и номер договора.
Объект или участок, куда разрешён проход.
Срок действия и часы прохода.
Подпись руководителя и подпись владельца об ознакомлении с правилами.
Для разового — отметка охраны о времени входа и выхода.

Частые вопросы

Обязателен ли пропускной режим по закону?

Общей обязанности для всех компаний нет. Режим вводят там, где нужно ограничить доступ: на производстве, складе, в офисе с охраняемой информацией. Порядок пропуска и форму пропуска компания закрепляет своим приказом и инструкцией.

Можно ли вписать в пропуск фотографию сотрудника?

Можно, если так решила компания. Фотография помогает охране сверить человека с пропуском, но её наличие и порядок получения согласия на обработку изображения закрепляют во внутренних документах и согласии работника.

Кто подписывает пропуск?

Руководитель компании или сотрудник, которому это право передано приказом, — например, начальник службы безопасности или руководитель подразделения. В инструкции о пропускном режиме укажите, кто именно и на какой срок выписывает каждый вид пропуска.

Что делать, если сотрудник потерял пропуск?

Пропуск аннулируют записью в журнале и выдают новый. Старый номер помечают как утраченный, чтобы по нему никого не пустили. Порядок замены пропишите в инструкции о пропускном режиме.

Сколько хранить пропуска и журналы их учёта?

Срок зависит от вида документа и от перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет конкретные сроки в номенклатуре дел, а журналы учёта обычно хранят не меньше года.

Когда пропуска и заявки на проход собираются вручную

Чтобы заявки на пропуск не терялись в переписке

Заявки на пропуск, списки посетителей и согласования подрядчиков идут через почту и мессенджеры: охрана ищет нужное письмо, а руководитель подписывает пачку бумаг в конце дня.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие заявки по шаблону, сверяют данные с договором и списком сотрудников и приносят на подпись готовый пропуск.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»