Информационное письмо образец скачать

Информационное письмо сообщает адресату сведения, после которых ему не нужно ничего решать: об изменении реквизитов, о новом порядке работы, о выходе продукта. Ниже — бланк в Word и образец заполнения: письмо партнёрам о смене адреса склада и графика отгрузок.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Партнёрам ООО «Ромашка»

от ООО «Ромашка»

Информационное письмо

об изменении адреса склада и графика отгрузок

16 ноября 2026 г. № 27

С 1 декабря 2026 года склад ООО «Ромашка» переезжает с улицы Промышленной, 14 на улицу Заводскую, 3. Новый адрес — в пределах того же района, подъезд для грузового транспорта со стороны улицы Заводской.

Отгрузки в декабре идут по новому графику: понедельник — пятница с 8:00 до 17:00, суббота и воскресенье — выходные. Заявки на отгрузку принимаем до 15:00 предыдущего рабочего дня по прежним телефонам и адресу электронной почты.

Договоры и реквизиты сторон не меняются. Все действующие заявки, принятые до 30 ноября, исполняются по прежнему адресу склада.

Вопросы по отгрузкам — коммерческий отдел, телефон и адрес электронной почты указаны в подписи.

Автор письма

Директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Что такое информационное письмо

Информационное письмо — деловое письмо, которым организация или предприниматель сообщает адресату сведения: о смене адреса и реквизитов, о новом порядке приёма заявок, о выходе продукта, о проведении мероприятия. От письма-просьбы оно отличается тем, что не требует решения: адресату достаточно знать и учесть сведения в работе.

Отдельной формы для такого письма закон не устанавливает. Реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и регистрационный номер, текст, подпись. Ведомства и контрольные органы используют свои формы: у Счётной палаты форма информационного письма по результатам контрольного мероприятия закреплена стандартом внешнего государственного аудита, у Росздравнадзора — письма о безопасности лекарственных препаратов.

Что указать в информационном письме

Адресата: организацию или должность и фамилию с инициалами в дательном падеже; при рассылке нескольким партнёрам — обобщённое «Партнёрам ООО …».
Автора: полное или сокращённое наименование организации, должность и фамилию подписанта.
Название документа и заголовок к тексту: о чём письмо, одной строкой.
Дату и регистрационный номер по журналу исходящих писем.
Текст: что меняется, с какой даты и что делать адресату.
Контакты для вопросов: отдел, телефон, адрес электронной почты.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.

Как написать информационное письмо

Определите, кого касается изменение. Пишите тем, на чью работу повлияют сведения: партнёрам, поставщикам, клиентам. Лишним адресатам письмо только создаёт вопросы.
Начните с сути. Первый абзац — что именно меняется и с какой даты. Читатель должен понять это из первой фразы, не дочитывая до подписи.
Опишите новый порядок. Второй абзац — как работать по-новому: график, адрес, порядок заявок, контактное лицо.
Скажите, что осталось прежним. Третий абзац снимает лишние вопросы: реквизиты, договоры, уже принятые заявки.
Отправьте заранее. Письмо о смене адреса или графика отправляйте с запасом времени, чтобы партнёры успели перестроить логистику и документы.

Частые ошибки

Сведения спрятаны в конце: письмо начинается с истории компании, а новая дата и адрес — в последнем абзаце.
Нет даты вступления в силу: партнёр не понимает, с какого дня работать по-новому.
Письмо требует ответа, хотя ответ не нужен: тогда это уже просьба, и её оформляют иначе.
Нет контакта для вопросов — адресат звонит тому, кто письмо не готовил.
Рассылка без учёта адресатов: письмо о смене склада уходит клиентам, которые получают товар самовывозом из офиса.

Частые вопросы

Чем информационное письмо отличается от письма-приглашения?

Приглашение предлагает адресату прийти на мероприятие и часто просит подтвердить участие. Информационное письмо сообщает сведения и ответа не требует. Если в конце нужен ответ, это письмо-просьба или приглашение, а не информационное.

Можно ли отправить информационное письмо по электронной почте?

Можно, и для большинства рассылок партнёрам так и делают. Вложенный файл с подписью и печатью в скане сохраняет реквизиты, а текст в теле письма удобнее читать с телефона. Для юридически значимых сообщений проверьте, что адрес электронной почты указан в договоре.

Нужна ли печать на информационном письме?

Нет. Письмо подписывает руководитель или уполномоченное лицо; печать ставят, если она есть в компании и её используют в деловой переписке. Закон печати на таком письме не требует.

Ставится ли на информационном письме гриф ограничения доступа?

Только если сведения относятся к охраняемым законом: коммерческой, служебной или иной тайне. Обычное письмо о смене адреса или графика открытое, гриф на нём не ставят.

Сколько хранят информационные письма?

Срок зависит от содержания. Переписку по основной деятельности компании хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретные сроки компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда рассылки и письма собирают вручную

Чтобы письма партнёрам уходили без вашего участия

Смена адреса, графика или реквизитов превращается в десятки писем: каждому партнёру — своё, с его контактами и его договором.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону, подставляют данные из CRM и 1С и отправляют нужным адресатам, а руководителю приносят список отправленного.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»