Положение о постоянно действующей экспертной комиссии архива

Постоянно действующая экспертная комиссия решает, какие документы организации хранить постоянно, какие — годами, а какие уничтожить. Работает она по положению, которое утверждает руководитель. Ниже — образец такого положения и пояснения, как его заполнить под свою организацию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 71 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

«12» января 2026 г.

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии

(наименование организации)

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет задачи, функции, права и порядок работы постоянно действующей экспертной комиссии ООО «Ромашка» (далее — Комиссия). 1.2. Комиссия создаётся для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, отбора их на хранение или уничтожение и подготовки к передаче документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение. 1.3. Комиссия является совещательным органом при руководителе организации, создаётся его приказом и действует на основании настоящего Положения. 1.4. В своей работе Комиссия руководствуется законодательством Российской Федерации об архивном деле, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, перечнями документов с указанием сроков хранения и настоящим Положением.

2. Задачи и функции. 2.1. Основные задачи Комиссии: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел; экспертиза ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации и к уничтожению; отбор документов на постоянное хранение для передачи в государственный или муниципальный архив. 2.2. Комиссия рассматривает и согласовывает номенклатуру дел организации, описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях документов, а также предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

3. Состав Комиссии. 3.1. Председателем Комиссии является один из заместителей руководителя организации. Секретарём Комиссии — лицо, ответственное за архив организации. 3.2. Персональный состав Комиссии утверждается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников ведущих структурных подразделений, включая руководителя службы делопроизводства. 3.3. Замена члена Комиссии производится приказом руководителя организации.

4. Порядок работы. 4.1. Комиссия собирается на заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. 4.2. Заседание правомочно, если на нём присутствует не менее половины членов Комиссии. Решения принимаются большинством голосов присутствующих; при равенстве голосов голос председателя является решающим. 4.3. Решения Комиссии оформляются протоколом, который подписывают председатель и секретарь. Протоколы нумеруются в пределах календарного года. 4.4. Решения Комиссии вступают в силу после утверждения руководителем организации. Согласованные Комиссией номенклатура дел, описи и акты утверждаются руководителем в установленном порядке.

5. Права Комиссии. 5.1. Комиссия вправе запрашивать у структурных подразделений документы и сведения, необходимые для экспертизы ценности, приглашать на заседания работников организации и специалистов сторонних организаций, возвращать на доработку представленные документы с замечаниями.

6. Заключительные положения. 6.1. Положение вступает в силу со дня утверждения руководителем организации и действует до замены его новым. 6.2. Изменения в Положение вносятся приказом руководителя организации.

Председатель Комиссии

Заместитель директора

____________ / А. А. Смирнов /

Секретарь Комиссии

Заведующий архивом

____________ / И. И. Иванова /

Зачем организации положение об экспертной комиссии

Экспертная комиссия — совещательный орган при руководителе. Она решает, что из накопившихся бумаг хранить постоянно, что — установленный срок, а что можно уничтожить. Без положения комиссия работать не может: именно этот документ даёт ей полномочия, задаёт состав и порядок решений.

Положение утверждает руководитель организации, а сама комиссия создаётся приказом. В приказе называют персональный состав, в положении — правила: какие вопросы комиссия рассматривает, как голосует, как оформляет решения.

Что включить в положение

Общие положения: для чего создаётся комиссия, каким документом, чем руководствуется в работе.
Задачи и функции: экспертиза ценности документов, согласование номенклатуры дел, описей и актов о выделении к уничтожению.
Состав: председатель, секретарь, члены комиссии и порядок их замены.
Порядок работы: периодичность заседаний, кворум, голосование, протоколы.
Права: запрашивать документы, приглашать специалистов, возвращать бумаги на доработку.
Заключительные положения: когда положение вступает в силу и как в него вносят изменения.

Как оформить положение

Заполните шапку. Наименование организации, гриф утверждения руководителем и дата — без них положение не действует.
Опишите задачи. Перечислите, какие документы комиссия оценивает: управленческие, кадровые, бухгалтерские, и на каких стадиях — при составлении номенклатуры, формировании дел, подготовке к передаче в архив.
Определите состав. Председателем ставьте заместителя руководителя, секретарём — заведующего архивом или ответственного за архив. Персональный состав — в приказе.
Пропишите порядок заседаний. Периодичность, кворум, большинство голосов, протокол с подписями председателя и секретаря.
Утвердите и ознакомьте. Положение утверждает руководитель; с документом знакомят членов комиссии и работников, отвечающих за делопроизводство и архив.

Частые ошибки

Положение не утверждено руководителем — комиссия формально не имеет полномочий.
В положении нет порядка голосования и кворума — решения легко оспорить.
Состав комиссии указан в положении, а не в приказе: при смене работника приходится переписывать положение.
Комиссия согласовывает акты об уничтожении без описей дел постоянного хранения — уничтожение документов Архивного фонда недопустимо.
Протоколы не ведутся или не нумеруются — нельзя доказать, что решение принято.

Частые вопросы

Кто утверждает положение об экспертной комиссии?

Руководитель организации. Комиссия создаётся его приказом и действует на основании положения, утверждённого им же.

Кто входит в состав экспертной комиссии?

Председатель — один из заместителей руководителя, секретарь — заведующий архивом или лицо, ответственное за архив. Члены комиссии — квалифицированные работники ведущих подразделений, включая руководителя службы делопроизводства. Персональный состав утверждает приказ.

Как часто собирается комиссия?

Периодичность задаёт положение организации. Практика — по мере необходимости, но не реже двух раз в год: перед составлением номенклатуры дел и при подготовке документов к передаче в архив или уничтожению.

Что комиссия согласовывает?

Номенклатуру дел, описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях документов.

Нужно ли согласовывать положение с архивным учреждением?

Положение утверждает руководитель организации. Согласование с государственным или муниципальным архивом проходят номенклатура дел и описи дел постоянного хранения в порядке, установленном архивным законодательством.

Когда бумаги копятся быстрее, чем комиссия успевает их разбирать

Чтобы документы сами находились и раскладывались по срокам

Номенклатура, описи и акты на уничтожение собираются вручную: секретарь сверяет сотни заголовков дел с перечнями сроков хранения, и на это уходят недели.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают документы по шаблону, сверяют заголовки дел с номенклатурой и приносят комиссии готовый проект описи или акта.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»