Книга учёта движения трудовых книжек: образец и бланк

Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них ведёт работодатель: в неё записывают каждую бумажную трудовую книжку, принятую от работника при приёме, и отмечают выдачу при увольнении. Ниже — бланк и заполненный образец с приёмом и увольнением.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начата 11 января 2026 г.

Окончена «___» __________ 20__ г.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

ООО «Ромашка», 2026 год

Записи № 1–2

№ 1. 11.01.2026. Иванова Ирина Игоревна. Серия и номер книжки: ТК-IV № 1234567, без вкладыша. Принята на должность менеджера отдела продаж. Приказ от 11.01.2026 № 3-к. Книжку приняла и расписалась специалист по кадрам С. С. Смирнова.

№ 2. 30.06.2026. Иванова Ирина Игоревна. Выдана на руки при увольнении по собственному желанию, приказ от 30.06.2026 № 41-к. Получила и расписалась И. И. Иванова.

Ответственное лицо

Специалист по кадрам

____________ / С. С. Смирнова /

Зачем нужна книга учёта движения трудовых книжек

Бумажную трудовую книжку работодатель хранит у себя, пока человек работает, и выдаёт её в день увольнения. Чтобы не потерять бланк и знать, у кого он на руках, каждое принятие и каждую выдачу записывают в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Порядок учёта установлен приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, который действует до 01.09.2027. Форму книги работодатель разрабатывает самостоятельно. В книгу попадают только бумажные трудовые книжки и вкладыши к ним. Сведения о тех, кто выбрал электронную трудовую, в неё не вносят: для них ведут сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ.

Что указать в книге

Порядковый номер записи.
Дату приёма книжки или заполнения вкладыша.
Фамилию, имя и отчество владельца книжки.
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша.
Профессию или специальность работника, сдавшего книжку.
Название отдела или подразделения, куда зачислен работник.
Дату и номер приказа о приёме на работу.
Подпись ответственного лица, принявшего книжку.
Сумму, полученную за заполнение вкладыша, если вкладыш оформляли.
Дату выдачи книжки на руки при увольнении и подпись работника в получении.

Как заполнить книгу при приёме и увольнении

Примите книжку и проверьте её. Сверьте серию и номер, посмотрите, нет ли в книжке вкладыша, и проверьте записи о прежней работе.
Запишите приём. Поставьте очередной номер, дату приёма книжки, фамилию и имя работника, серию и номер книжки, должность, отдел, дату и номер приказа о приёме.
Распишитесь за книжку. Ответственное лицо ставит подпись в графе о принятии книжки: она подтверждает, что бланк у работодателя.
Внесите вкладыш, если он понадобился. Когда в книжке закончились страницы, заведите вкладыш и запишите в книгу его серию и номер, дату заполнения и сумму, полученную за бланк.
Отметьте выдачу при увольнении. В день увольнения запишите дату выдачи книжки на руки, дату и номер приказа и возьмите подпись работника.

Частые ошибки

Не записывают приём книжки, а сразу заполняют запись об увольнении — по книге нельзя понять, где бланк находился всё это время.
Вносят в книгу работников с электронной трудовой книжкой: их сведения ведут отдельно, по статье 66.1 ТК РФ.
Не фиксируют вкладыш: серия, номер и дата заполнения вкладыша должны быть в книге.
Не берут подпись работника при выдаче книжки — при споре нечем подтвердить, что бланк вернули.
Исправляют запись замазкой или зачёркиванием без оговорки: порядок исправления задаёт приказ № 320н.

Частые вопросы

Обязательна ли книга учёта движения трудовых книжек?

Да, работодатель ведёт книгу учёта движения трудовых книжек и самостоятельно разрабатывает её форму с учётом приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н. У кого все работники перешли на электронные сведения, тех бумажных книжек нет, и заполнять в книге нечего.

Кто заполняет книгу?

Работник, на которого возложено ведение трудовых книжек, — обычно специалист по кадрам или сотрудник, назначенный приказом руководителя. Он же расписывается в графе о принятии книжки.

Можно ли вести книгу в электронном виде?

Приказ № 320н описывает книгу как бумажный документ с подписями. Электронный учёт удобен внутри компании, но подписи работника в получении книжки надёжнее собирать на бумаге.

Что делать, если книга закончилась?

Заводят новую книгу, продолжают нумерацию записей и указывают на титульном листе даты начала и окончания. Старую книгу хранят.

Сколько хранят книгу учёта движения трудовых книжек?

Книгу хранят 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если раньше, — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда кадровые бумаги держатся на одном человеке

Чтобы учёт книжек не зависел от памяти специалиста

Приём, перевод и увольнение — это каждый раз запись в книге, приказ и подпись. Когда специалист по кадрам один и загружен, записи откладываются, а при проверке не хватает подписей.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные работника с приказом и приносят на подпись готовую запись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»