Журнал ознакомления с локальными нормативными актами: образец

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — документ, в котором работники подписью подтверждают, что прочитали правила внутреннего трудового распорядка и другие акты компании. Ниже — бланк журнала и листа ознакомления и порядок, как их вести, чтобы при проверке было чем подтвердить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал № 1

Ответственный за ведение: специалист по кадрам И. И. Иванова

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами

начат «___» __________ 20__ г.

Начат 12 января 2026 г.

В журнал вносят работников, ознакомленных с локальными нормативными актами под подпись. Запись делают в день ознакомления, до начала работы по ознакомленному документу.

Каждая запись содержит фамилию, имя и отчество работника, его должность, наименование и реквизиты акта, дату ознакомления и личную подпись работника.

Журнал хранится у ответственного за кадровое делопроизводство, исправления заверяются подписью ответственного и печатью организации.

Ответственный за ведение журнала

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен журнал ознакомления с ЛНА

Трудовой кодекс обязывает работодателя знакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, которые связаны с их работой. Статья 22 ТК РФ относит это к обязанностям работодателя, статья 68 ТК РФ требует знакомить с правилами внутреннего трудового распорядка и другими актами до подписания трудового договора, а статья 86 ТК РФ — с документами о порядке обработки персональных данных.

Журнал или лист ознакомления — доказательство, что обязанность выполнена. Без подписи работника нельзя привлечь его к ответственности за нарушение правил, которые он якобы не читал, а инспектор труда при проверке спросит именно такие подтверждения.

С какими документами знакомят под подпись

Правила внутреннего трудового распорядка — всех работников при приёме и после каждого изменения.
Положение об обработке персональных данных и документы о защите персональных данных — по статье 86 ТК РФ.
Положение об оплате труда и премировании, если от него зависит зарплата работника.
Положение о командировках, об отпусках и график отпусков — тех, кого они касаются.
Инструкции и положения по охране труда — по своей профессии и виду работ.
Коллективный договор, если он в компании заключён.
Должностная инструкция и локальные акты, которые относятся именно к этой должности.

Как вести журнал

Заведите журнал или листы. Журнал удобен для небольших компаний с частыми приёмами, листы — когда актов много и удобнее подшивать подпись к каждому документу. Можно вести и то и другое.
Пронумеруйте и прошнуруйте. Пронумеруйте страницы, прошнуруйте журнал и скрепите подписью руководителя и печатью, если она есть: так труднее изъять или вписать страницу задним числом.
Знакомьте до начала работы. Новичка знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка и другими актами до подписания трудового договора, а с остальными — до того, как он начнёт работу по этим правилам.
Записывайте в день ознакомления. Фамилия, должность, название и реквизиты акта, дата и личная подпись работника. Дату не оставляйте на потом: запись задним числом — первое, что заметит инспектор.
Знакомьте с изменениями. Когда акт меняют, работников знакомят с новой редакцией под подпись, а в журнале делают новую запись со ссылкой на изменённый документ.

Журнал или лист ознакомления

Формы закон не устанавливает. Компания сама решает, вести общий журнал, отдельный лист к каждому акту или оба документа сразу.

Журнал показывает всю историю ознакомления в одном месте, но при большом штате в нём трудно найти нужную запись. Лист ознакомления подшивают к самому акту: видно, кто и когда прочитал именно этот документ. На практике удобно вести журнал по видам актов, а к правилам внутреннего трудового распорядка и положению о персональных данных дополнительно подшивать лист с подписями.

Частые ошибки

Подпись собрана после начала работы, а не до неё: обязанность по статье 68 ТК РФ считается невыполненной.
В журнале нет названия и реквизитов акта — непонятно, с чем именно ознакомили работника.
Дата стоит одна на всю группу, хотя работники знакомились в разные дни.
Работник расписался за акт, который его не касается, а с нужной инструкцией его не ознакомили.
Журнал не прошнурован и не заверен: страницы можно заменить, и доказательство теряет силу.
Уволенного работника вычеркнули из журнала — запись об ознакомлении должна остаться.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал ознакомления с ЛНА по закону?

Сам журнал как отдельная форма законом не предусмотрен. Обязанность знакомать работников под подпись есть в статьях 22, 68 и 86 ТК РФ, а журнал или лист — способ подтвердить, что она выполнена. Работодатель выбирает форму сам.

Когда знакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка?

До подписания трудового договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными актами, непосредственно связанными с его работой, и коллективным договором.

Нужно ли знакомить работника со всеми ЛНА компании?

Нет. Знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, документами о персональных данных, коллективным договором и теми актами, которые относятся к работе конкретного человека. Положение о командировках работнику без командировок не нужно.

Что делать, если работник отказывается подписывать журнал?

Составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Такой акт вместе с журналом подтвердит, что работодатель ознакомил работника, а тот отказался расписаться.

Сколько хранить журнал ознакомления с ЛНА?

Срок зависит от вида документа и хранится по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в своей номенклатуре дел.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании есть система электронного документооборота и работники подписывают ознакомление электронной подписью. Тогда журнал ведут в системе, а бумажный дубликат не нужен, если порядок закреплён в локальном акте.

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы ознакомления и приказы собирались сами

Журналы, листы ознакомления и приказы по кадрам повторяются из месяца в месяц, и каждую бумагу надо проверить, подписать и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные работника и акта и приносят на подпись уже готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»