Просьба подписать, поставить печать и вернуть по адресу: шаблон

Когда договор, акт или соглашение отправляют контрагенту, к нему прикладывают короткое письмо: подпишите, поставьте печать и верните наш экземпляр по адресу. Ниже — шаблон такого письма и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

от ООО «Ромашка»

Исх. № 87 от 06.11.2026

Письмо-просьба

о подписании и возврате документа

6 ноября 2026 г. № 87

Направляю вам два экземпляра договора поставки № 41 от 3 ноября 2026 года на 8 листах каждый. Договор подписан и заверен печатью со стороны ООО «Ромашка».

Прошу подписать оба экземпляра, поставить печать и вернуть один экземпляр по адресу: 125190, г. Москва, Ленинградский проспект, д. 74, корп. 2, офис 312, ООО «Ромашка», для Ивановой Марии Сергеевны.

Срок возврата — до 20 ноября 2026 года. Второй экземпляр остаётся у вас. О получении прошу сообщить на почту m.ivanova@romashka.ru или по телефону +7 495 000-00-00.

Приложение: договор поставки № 41 от 3 ноября 2026 года — 2 экз. на 8 л. каждый.

Отправитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / М. С. Иванова /

Зачем нужно сопроводительное письмо к документу

Документ, отправленный без письма, легко потерять среди других бумаг: получатель не знает, что с ним делать, кто отправитель и к какому сроку ждут ответа. Короткое письмо-просьба решает это сразу: в нём назван документ, сказано, что подписать и куда вернуть.

Письмо не заменяет сам документ и не создаёт обязательств. Его задача — довести бумагу до подписи и вернуть подписанный экземпляр отправителю, пока стороны не начали работать по договору.

Что указать в просьбе вернуть документ

Название, номер и дату документа, который отправляете, — чтобы получатель нашёл его без переписки.
Число экземпляров и листов в каждом: по ним сверяют комплектность при возврате.
Что именно сделать: подписать, поставить печать, указать дату — по порядку, как в документе.
Полный адрес возврата с индексом, городом, улицей, домом, офисом и получателем.
Срок, к которому ждёте подписанный экземпляр.
Способ подтвердить получение: почта, телефон, отметка в системе документооборота.
Приложения: сам документ и, если нужно, лист возврата с адресом и полями для подписи.

Как отправить документ на подпись

Соберите комплект. Подпишите свои экземпляры, поставьте печать, проверьте нумерацию листов и приложений. Подписанный документ сканируйте или отправляйте оригиналом — по договорённости с контрагентом.
Напишите письмо. Одна страница: что направляете, что просите сделать, куда и к какому сроку вернуть. Адрес пишите полностью, чтобы получателю не пришлось его искать.
Вложите лист возврата. Если документ идёт почтой или через курьера, добавьте лист с адресом отправителя и полями «подпись», «печать», «дата» — его заполнит получатель.
Отправьте и зафиксируйте. Отправьте с описью вложения или курьером с накладной. Сохраните квитанцию, трек-номер или скан с отметкой о вручении.
Проверьте возврат. Когда экземпляр вернулся, сверьте подпись, печать, дату и число листов. Если чего-то не хватает, напишите получателю со ссылкой на отправленное письмо.

Сколько экземпляров отправлять

По договору обычно делают два экземпляра: по одному каждой стороне. Отправляйте оба, чтобы получатель подписал и вернул один, а второй оставил у себя. Так у каждой стороны останется оригинал с подписями и печатями.

Если документ нужен в трёх экземплярах — например, для банка или для третьей стороны, — это прямо пишут в письме: сколько экземпляров направлено и сколько вернуть. Лишний экземпляр возвращают вместе с остальными.

Частые ошибки

Адрес возврата указан не полностью: без индекса, офиса или получателя — курьер не найдёт, письмо вернётся.
Не сказано, сколько экземпляров вернуть, и получатель оставляет оба у себя.
Нет срока: документ лежит у контрагента неделями, а работа уже началась.
Письмо отправлено без описи вложения: при споре нечем подтвердить, что документ был в конверте.
Просят «подписать и вернуть», но не просят поставить печать и дату — документ возвращается без обязательных реквизитов.

Частые вопросы

Можно ли отправить скан письма по электронной почте?

Можно, если стороны так договорились. Для документов, которые требуют оригинала с печатью, письмо отправляют вместе с бумажным комплектом, а скан — для скорости. Электронная копия подтверждает, что письмо было, но не заменяет подписанный экземпляр.

Обязательно ли ставить печать на письме-просьбе?

Нет. Письмо подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник, печать на нём не нужна. Печать ставится на самом документе, который возвращают.

Что делать, если контрагент не вернул экземпляр в срок?

Напишите повторно со ссылкой на первое письмо и дату отправки, приложите квитанцию или трек-номер. Если работа по договору уже идёт, подписанный экземпляр можно запросить отдельным письмом с указанием срока.

Нужен ли лист возврата?

Если документ отправляют почтой или курьером, лист возврата удобен: на нём уже написан адрес отправителя и есть поля для подписи и печати. При электронном документообороте он не нужен — адрес и подпись фиксирует система.

Как подтвердить, что документ получен?

Опись вложения и квитанция при почтовой отправке, накладная курьера, уведомление о вручении в системе документооборота или ответное письмо получателя. Один из этих документов храните вместе с копией отправленного письма.

Письма с просьбами и подписями отнимают время у руководителя

Чтобы документы уходили и возвращались без ручной работы

Каждое письмо с просьбой вернуть документ приходится писать заново: сверить номер, адрес, срок, приложить лист возврата и потом следить за ответом.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону, подставляют данные из CRM и 1С, отправляют контрагенту и напоминают о возврате, если срок прошёл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»