Лист ознакомления образец

Лист ознакомления — таблица, в которой сотрудники ставят подписи под тем, что прочитали приказ, инструкцию или положение. Ниже — бланк и заполненный образец, а ещё разбор, кого и с чем знакомить по закону.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Лист ознакомления № 4

с Положением об обработке персональных данных, утв. приказом от 12.01.2026 № 3

Лист ознакомления

с Положением об обработке персональных данных

16 ноября 2026 г.

С Положением об обработке персональных данных, утверждённым приказом от 12.01.2026 № 3, ознакомлены следующие работники:

Ответственный за ознакомление

Специалист по кадрам

____________ / О. В. Смирнова /

Зачем нужен лист ознакомления

Работодатель обязан знакомить сотрудников с внутренними документами под подпись. При приёме на работу это коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные акты, которые касаются работы сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Отдельно работника знакомят с документами о порядке обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ).

Лист ознакомления — доказательство, что работник документ видел. В трудовом споре подписанный лист подтверждает, что сотрудник знал правило, за нарушение которого его привлекают к ответственности. Без подписи работодателю труднее доказать, что обязанность довести документ до сведения выполнена.

Что указать в листе ознакомления

Название организации и подразделения, если листов несколько.
Название документа, с которым знакомят, и реквизиты приказа, которым он утверждён.
Дату составления листа.
Таблицу: номер по порядку, фамилия и инициалы работника, должность, дата ознакомления, подпись.
Строку для подписи ответственного за ознакомление — обычно специалиста по кадрам или руководителя подразделения.
Отметку о том, что лист хранится вместе с документом, к которому относится.

Как оформить лист ознакомления

Возьмите документ, с которым знакомите. Лист без документа не имеет смысла: в шапке пишут название акта и реквизиты приказа, которым его утвердили.
Составьте список работников. Включите всех, кого документ касается по работе. Сотрудника, чья должность не связана с документом, знакомить с ним не обязательно.
Дайте прочитать и подписать. Каждый работник ставит дату и подпись напротив своей фамилии. Одной подписи руководителя за всех недостаточно.
Зафиксируйте отказ. Если работник отказывается подписывать, составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей — это тоже доказательство, что документ доведён.
Подшейте лист к документу. Храните лист вместе с тем актом, к которому он относится: так его легко найти при проверке или споре.

Частые ошибки

В листе нет названия документа и даты приказа — непонятно, с чем именно ознакомили работника.
Подписи собраны задним числом: дата в листе позже даты, когда работник уже нарушил правило.
Сотрудник расписался за других — такая подпись ничего не подтверждает.
Лист знакомит с документом, который к должности работника не относится, — это лишняя работа и лишние вопросы при проверке.
Нет акта об отказе от подписи, хотя работник подписывать отказался.

Частые вопросы

Обязателен ли лист ознакомления по закону?

Сам бланк закон не утверждает. Обязанность знакомить работников с локальными актами под подпись есть в ч. 3 ст. 68 и ст. 86 ТК РФ, а лист — удобный способ это подтвердить. Компания может закрепить форму листа в инструкции по делопроизводству.

С какими документами знакомить при приёме на работу?

С правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором (если он есть), положением об обработке персональных данных и другими локальными актами, которые прямо связаны с работой сотрудника. С положением о командировках знакомят только тех, кого командировки касаются.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать лист?

Составьте акт об отказе: укажите дату, документ, фамилию работника и свидетелей. Акт вместе с листом подтвердит, что работодатель довёл документ до сведения, а работник отказался расписаться.

Можно ли вести лист ознакомления в электронном виде?

Можно, если в компании есть система электронного документооборота и работники подписывают документ электронной подписью. Тогда лист формируется в системе, а бумажный дубликат не нужен.

Сколько хранить лист ознакомления?

Срок зависит от документа, к которому лист относится: его определяют по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и по номенклатуре дел компании. Пока действует документ и пока возможен трудовой спор, лист лучше хранить.

Когда листы и подписи собираются вручную

Чтобы ознакомление не отнимало часы у кадров

Каждый новый приказ или инструкция — это обход отделов, напоминания и подписи, которые надо собрать и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые рассылают документы на ознакомление, напоминают тем, кто ещё не подписал, и собирают готовый лист с датами и отметками.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»