Заявка на инструменты: образец и бланк

Заявка на инструменты — внутренний документ, которым мастер, прораб или начальник участка просит выдать инструмент со склада или закупить новый. Ниже — бланк и образец с тремя позициями: что нужно, сколько, зачем и на какую сумму.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Строймастер»

А. В. Соколову

от начальника ремонтного участка

Д. С. Кузнецова

Заявка на инструменты

на приобретение и выдачу инструмента для ремонтного участка

10 ноября 2026 г. № 27

Ремонтный участок закрывает два заказа по замене инженерных сетей в жилых домах. Штатный инструмент частично изношен: два перфоратора не держат нагрузку больше часа, шуруповёрты сняты с работы по акту. Без замены бригада не уложится в сроки по договорам.

Прошу закупить три позиции: перфоратор SDS-plus 800 Вт — 2 шт. по цене до 24 000 рублей; шуруповёрт аккумуляторный 18 В, 2 аккумулятора — 3 шт. по цене до 15 500 рублей; набор торцевых головок 1/2 дюйма, 24 предмета — 2 шт. по цене до 6 200 рублей. Итого не более 106 900 рублей. Поставщик и наличие подтверждены, счёт готов после согласования.

Изношенный инструмент сдаю на склад по акту после получения нового. Приложение: акт о снятии шуруповёртов с работы на 1 л.

Автор заявки

Начальник ремонтного участка

____________ / Д. С. Кузнецов /

Согласование

Главный инженер

____________ / П. Р. Волков /

Зачем заявке письменная форма

Заявка на инструменты фиксирует три вещи: что именно нужно, почему без этого не обойтись и сколько это стоит. С ней руководитель решает вопрос по фактам, а снабженец получает точное задание, а не пересказ разговора в цеху.

Обязательной формы закон не устанавливает. Компания утверждает свою форму приказом или приложением к учётной политике, и тогда заявку оформляют по ней: с номером, датой и подписями согласующих.

Что указать в заявке на инструменты

Адресата: должность и фамилию с инициалами того, кто решает вопрос о закупке или выдаче со склада.
Автора: должность, подразделение, фамилию и инициалы.
Дату и номер заявки — по журналу регистрации внутренних документов.
Каждую позицию отдельной строкой: наименование, характеристики, количество, цену за единицу и сумму.
Обоснование: для какого участка или заказа нужен инструмент, что стало с прежним.
Срок, к которому инструмент нужен на участке.
Приложения: счета, коммерческие предложения, акты о списании старого инструмента.
Подпись автора и визы согласующих — обычно непосредственного руководителя и главного инженера.

Как составить и провести заявку

Опишите задачу. С какого участка заявка, какие работы идут и почему без инструмента сроки под угрозой.
Перечислите позиции. Одна строка — одна позиция: наименование, характеристики, количество, цена, сумма. Цены берите из счёта или коммерческого предложения.
Обоснуйте каждую строку. Покажите, что прежний инструмент изношен или его не хватает: акт о списании, нормы выработки, объём заказов.
Соберите визы. Непосредственный руководитель подтверждает необходимость, главный инженер или технический директор — характеристики.
Передайте снабженцу. После согласования заявка уходит в закупку или на склад; копию с отметкой о получении оставьте у себя.

Частые ошибки

Позиции без характеристик: «перфоратор» без мощности и типа патрона — снабженец купит самый дешёвый, и он не подойдёт.
Нет цены и суммы — заявку возвращают на доработку, сроки сдвигаются.
Обоснование в одну строку «для работы»: руководителю не видно, почему вопрос срочный.
Несколько разных задач в одной заявке: расходники, инструмент и спецодежда идут отдельными документами.
Старый инструмент не сдан по акту — на складе числится два комплекта, а новый не выдают.

Частые вопросы

Обязательна ли заявка на инструменты по закону?

Нет. Это внутренний документ компании. Обязательной её делает локальный акт: приказ руководителя, положение о закупках или инструкция по делопроизводству.

Чем заявка отличается от служебной записки?

Служебная записка сообщает о ситуации и содержит просьбу, заявка — это перечень конкретных позиций с количеством и ценой, по которому снабженец работает как по заданию. Часто заявку оформляют приложением к служебной записке.

Можно ли оформить заявку в электронном виде?

Можно, если в компании работает система электронного документооборота или согласование идёт по электронной почте. Тогда важно, чтобы у заявки был номер, дата и видимые визы согласующих.

Кто согласовывает заявку на инструменты?

Обычно непосредственный руководитель автора и технический специалист — главный инженер, механик или мастер, который отвечает за характеристики. Финансовую часть проверяет бухгалтерия или планово-экономический отдел, если в компании так принято.

Нужно ли прикладывать счёт поставщика?

Да, если заявка идёт на закупку. Счёт или коммерческое предложение подтверждает цену, и закупка не начинается с повторного поиска поставщика.

Читать в журнале

Заявки, счета и согласования отнимают часы

Чтобы заявки собирались и проверялись сами

Заявки с участков приходят в разных видах: в мессенджере, на бумаге, в таблице. Каждую надо свести, сверить цены и передать дальше — на это уходит время снабженца и руководителя.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие заявки по шаблону, сверяют позиции с прайсами и приносят руководителю готовый документ на согласование.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»