Журнал инкассации: образец и бланк

Журнал инкассации — документ, в котором компания фиксирует каждую передачу наличных инкассаторам: сколько денег, когда, кому и сколько вернулось. Ниже — бланк и заполненный образец с четырьмя записями за неделю.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Магазин на ул. Лесной, 14

с 1 января 2026 г.

по 31 декабря 2026 г.

Журнал инкассации

ООО «Ромашка», магазин на улице Лесной, 14

2026 год

Запись 1. 12 января 2026 г., 19:40. Выручка за смену — 184 300 ₽. Инкассатор П. П. Петров, удостоверение № 4712, сумка № 014. Препроводительная ведомость № 128. Принято без расхождений.

Запись 2. 13 января 2026 г., 19:35. Выручка за смену — 96 750 ₽. Инкассатор П. П. Петров, удостоверение № 4712, сумка № 014. Препроводительная ведомость № 129. Принято без расхождений.

Запись 3. 14 января 2026 г., 20:05. Выручка за смену — 211 480 ₽. Инкассатор И. И. Иванов, удостоверение № 5038, сумка № 021. Препроводительная ведомость № 130. При пересчёте в кассе обнаружена недостача 500 ₽, составлен акт № 3.

Запись 4. 15 января 2026 г., 19:50. Выручка за смену — 143 900 ₽. Инкассатор И. И. Иванов, удостоверение № 5038, сумка № 021. Препроводительная ведомость № 131. Принято без расхождений.

Ответственный за ведение журнала

Старший кассир

____________ / А. А. Смирнова /

Руководитель подразделения

Директор магазина

____________ / О. В. Кузнецов /

Зачем нужен журнал инкассации

Инкассация — это передача наличных от компании банку или другой инкассаторской организации. Деньги уезжают из магазина или офиса, и до зачисления на счёт они никому не принадлежат: отвечает за них перевозчик, а компания должна доказать, что сумму передала.

Журнал инкассации — внутренний учётный документ компании, в котором по каждой передаче записывают дату, сумму, данные инкассатора, номер препроводительной ведомости и результат пересчёта. Вместе с ведомостью, накладной и актом он закрывает цепочку: касса — сумка — инкассатор — банк.

Что записывают по каждой инкассации

Дату и время передачи денег инкассатору.
Сумму наличных, которую увозят, — цифрами и прописью, если так принято в компании.
Фамилию и инициалы инкассатора, номер его удостоверения и номер сумки.
Номер и дату препроводительной ведомости к сумке — по ней банк сверяет вложенные деньги.
Результат: принято без расхождений или составлен акт с указанием недостачи или излишка.
Подпись кассира, который передал деньги, и подпись инкассатора, если форма журнала это предусматривает.

Как заполнять журнал

Заведите журнал на год. Прошейте листы, укажите подразделение и период. Если инкассация идёт в нескольких точках, заведите отдельный журнал на каждую.
Перед передачей пересчитайте деньги. Сверьте выручку с кассовым отчётом и Z-отчётом, уложите деньги в сумку и вложите препроводительную ведомость с описью.
Запишите передачу. Внесите дату, время, сумму, данные инкассатора и номер ведомости. Запись делают до того, как инкассатор уедет.
Отметьте результат. Когда банк пересчитал деньги и вернул документы, допишите результат: принято без расхождений или составлен акт.
Закройте журнал. В конце года подведите итог по сумме и количеству инкассаций, подпишите журнал и сдайте в архив.

Частые ошибки

Журнал ведут задним числом, после того как деньги уже уехали, — при споре с банком такая запись ничего не доказывает.
Не указывают номер препроводительной ведомости, и сумму невозможно связать с документами банка.
Не фиксируют расхождения: недостачу обнаружили, акт составили, а в журнале записи нет.
Один журнал на все подразделения: при проверке нельзя понять, из какой точки уехали деньги.
Журнал не прошит и не подписан, листы вынимаются — к внутреннему документу нет доверия.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал инкассации по закону?

Обязательной формы журнала инкассации в нормативных актах Банка России нет. Порядок работы с наличными компания устанавливает сама по Указанию Банка России от 09.12.2019 № 5348-У, а журнал инкассации — её внутренний документ, который утверждает руководитель.

Чем журнал инкассации отличается от препроводительной ведомости?

Препроводительная ведомость едет вместе с деньгами в сумке и остаётся в банке. Журнал остаётся в компании и собирает все передачи за период: по нему видно, сколько выручки уехало и что вернулось из банка.

Кто подписывает журнал инкассации?

Тот, кто ведёт журнал, — обычно старший кассир или руководитель подразделения, — и руководитель компании или подразделения. Инкассатор подписывает ведомость и накладную, а в журнале расписывается, если так решила компания.

Что делать, если банк нашёл недостачу?

Составьте акт о расхождении и внесите запись в журнал с номером акта. Дальше разбираются по договору инкассации: пересчёт в банке идёт в присутствии инкассатора, а результат оформляют актом.

Сколько хранить журнал инкассации?

Срок устанавливает компания в номенклатуре дел. Документы о движении наличных, нужные для расчёта налогов, хранят не меньше пяти лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, если НК РФ не устанавливает иной срок.

Когда бумаги по деньгам собираются вручную

Чтобы документы по кассе собирались сами

Журнал инкассации, ведомости и акты отнимают время у кассира и руководителя: каждую запись надо сверить с кассовым отчётом и документами банка.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с кассой и приносят руководителю готовую сводку на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»