Служебная записка о замене принтера в связи с его неисправностью: образец

Служебная записка о замене принтера — внутренний документ, которым сотрудник сообщает руководителю о поломке и просит выделить средства на новый аппарат или ремонт. Ниже — образец заполнения и подсказки, что указать, чтобы решение приняли быстро.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о замене принтера в связи с неисправностью

16 ноября 2026 г. № 14

Принтер HP LaserJet Pro M404dn, установленный в отделе продаж (инв. № 000123), вышел из строя: при включении выдаёт ошибку «Замятие в лотке 2», печать не возобновляется после устранения замятия. Аппарат используется ежедневно для печати договоров и счетов, простой останавливает оформление сделок.

Прошу согласовать замену принтера на аналогичную модель. Коммерческие предложения трёх поставщиков прилагаю; стоимость с учётом доставки — от 32 000 до 35 000 рублей. Ремонт текущего аппарата признан нецелесообразным: заключение сервисного центра прилагаю.

Приложение: 1. Заключение сервисного центра на 1 л. в 1 экз. 2. Коммерческие предложения на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка о замене принтера

Служебная записка фиксирует факт поломки и передаёт руководителю просьбу о замене или ремонте. Без неё бухгалтерия не спишет старый аппарат и не оплатит новый, а отдел снабжения не начнёт закупку.

Закон не устанавливает единой формы такой записки. Компания может утвердить шаблон в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Что указать в записке

Модель и инвентарный номер принтера, подразделение, где он стоит.
Характер неисправности: что именно происходит при включении или печати.
Как поломка мешает работе: какие документы и в каком объёме печатаются ежедневно.
Просьбу: заменить аппарат или отремонтировать, с указанием желаемого срока.
Обоснование затрат: приложить коммерческие предложения или заключение сервисного центра.
Приложения: перечислить документы с количеством листов.

Как составить записку

Опишите поломку. Укажите модель, инвентарный номер и точный текст ошибки или внешнее проявление: не захватывает бумагу, печатает с полосами, не включается.
Объясните последствия. Напишите, какие задачи выполняет принтер и что происходит с работой отдела без него.
Сформулируйте просьбу. Начните со слова «прошу»: заменить на аналогичную модель, выделить средства на ремонт или разрешить списание.
Приложите подтверждения. Заключение сервисного центра о неисправности, счета или коммерческие предложения поставщиков.
Подпишите и передайте. Подпишите записку, зарегистрируйте её в канцелярии или передайте адресату. Копию оставьте у себя.

Частые ошибки

Не указан инвентарный номер — бухгалтерия не может идентифицировать списываемый аппарат.
Нет описания неисправности: «сломался» без деталей не даёт понять, нужен ремонт или замена.
Не приложены документы о поломке — руководитель откладывает решение до выяснения обстоятельств.
Просьба размыта: не сказано, что именно нужно сделать и к какому сроку.

Частые вопросы

Кому адресовать служебную записку о замене принтера?

Руководителю компании или тому, кто распоряжается бюджетом на офисную технику. Если закупкой занимается снабжение, копию направляют туда.

Нужно ли прикладывать заключение сервисного центра?

Да, это подтверждает неисправность и помогает решить, ремонтировать аппарат или менять. Если сервисный центр не вызывали, опишите поломку подробно и приложите коммерческие предложения на новый принтер.

Можно ли написать записку от руки?

Да, закон не требует машинописного текста. Главное — подпись автора и дата.

Сколько хранить служебную записку?

Срок зависит от содержания. Записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Когда бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы типовые документы собирались без вас

Служебные записки, заявки и согласования приходят руководителю десятками, и каждую нужно проверить и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы и приносят готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»