Бланк заявления на выдачу денег в подотчёт — скачать бесплатно

Заявление на выдачу денег в подотчёт пишет сотрудник, которому нужны деньги на покупки для компании или на командировку. Ниже — бланк и заполненный образец: что указать о сумме, сроке и цели, как показать, что прошлый аванс закрыт.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера по закупкам

И. И. Иванова

Заявление о выдаче денежных средств под отчёт

на хозяйственные расходы

16 ноября 2026 г.

Прошу выдать мне под отчёт 45 000 (сорок пять тысяч) рублей на хозяйственные расходы — закупку бумаги, картриджей и канцелярских принадлежностей для офиса.

Срок, на который нужны деньги, — до 30 ноября 2026 года. Обоснование суммы: счёт поставщика № 128 от 12.11.2026 на 44 850 рублей, копия приложена.

Прошу перечислить деньги на мою зарплатную карту. Задолженности по ранее выданным под отчёт суммам нет, авансовый отчёт от 10.11.2026 принят.

Работник

Менеджер по закупкам

____________ / И. И. Иванов /

Решение руководителя

Согласовано, 16.11.2026

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужно заявление на подотчёт

Подотчётные деньги — это аванс сотруднику на расходы компании: канцелярия, запчасти, билеты, гостиница. Компания выдаёт их под отчёт, а сотрудник потом отчитывается, на что потратил, и возвращает остаток.

Заявление фиксирует, кому, сколько, на что и на какой срок выдали деньги. Оно подтверждает, что выдача была не случайной, и помогает бухгалтерии удержать остаток, если сотрудник вовремя не отчитался.

Порядок выдачи наличных под отчёт установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У: с 30.11.2020 выдача возможна на основании распорядительного документа руководителя или заявления подотчётного лица (п. 6.3 в ред. Указания от 05.10.2020 № 5587-У). Но большинство компаний оставляют заявление: в нём видно цель и срок, и его удобно приложить к авансовому отчёту.

Что указать в заявлении

Кому адресовано: руководителю компании или тому, кто подписывает выдачу.
От кого: должность, фамилия и инициалы работника.
Сумму цифрами и прописью — так её не исправят задним числом.
Цель: на что именно нужны деньги. Для командировки — город, даты и что оплачиваете: проезд, проживание, суточные.
Срок, до которого сотрудник отчитается или вернёт остаток.
Способ выдачи: наличными из кассы или перечислением на карту с номером счёта.
Состояние расчётов по прошлым авансам: закрыт ли предыдущий, нет ли за сотрудником долга.
Дату и подпись работника, а ниже — место для решения руководителя.

Как оформить выдачу под отчёт

Проверьте прошлый аванс. Закон не требует закрывать предыдущий аванс перед выдачей нового: требование отменено с 30.11.2020. Компания вправе установить такое правило сама (локальный акт, приказ), и тогда его стоит указать как внутреннее ограничение, а не как норму закона.
Сотрудник пишет заявление. Сумма, цель, срок, способ выдачи. К заявлению прикладывают счёт или расчёт, если сумма крупная.
Руководитель согласует. Руководитель ставит на заявлении решение и дату. Это и есть разрешение на выдачу.
Деньги выдают. Наличными из кассы по расходному кассовому ордеру или переводом на карту. В платёжке указывают назначение: «под отчёт на хозяйственные расходы».
Сотрудник отчитывается. Авансовый отчёт с чеками и накладными сдают в бухгалтерию не позднее трёх рабочих дней после срока, указанного в заявлении, или после выхода на работу (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У). Остаток возвращают в кассу или на счёт компании.

Срок и возврат остатка

Срок, на который выдают подотчётные деньги, компания устанавливает сама — в локальном акте или в самом заявлении. Закон конкретного числа дней не задаёт, поэтому в образце стоит дата, к которой сотрудник отчитается.

Если сотрудник не вернул остаток и не представил авансовый отчёт, работодатель вправе удержать долг из зарплаты. Основания удержания — статья 137 Трудового кодекса, решение об удержании принимается не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса. Размер удержания — статья 138: не более 20 % причитающейся зарплаты при каждой выплате с учётом всех удержаний (50 % и 70 % — в установленных законом случаях). Приказ об удержании издают не позже месяца со дня, когда истёк срок возврата.

Если сотрудник не согласен с удержанием, спор решает суд. Поэтому в заявлении важны дата и подпись: по ним видно, что срок сотрудник знал.

Частые вопросы

Обязательно ли заявление на подотчёт?

С 30.11.2020 выдача наличных под отчёт допускается на основании распорядительного документа руководителя либо заявления подотчётного лица — п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. Указания от 05.10.2020 № 5587-У). Но на практике заявление удобнее: в нём есть цель, сумма и срок, и оно служит подтверждением для бухгалтерии и при спорах.

Можно ли выдать подотчётные деньги на карту?

Да. В заявлении указывают способ выдачи и номер счёта или карты. В назначении платежа пишут, что деньги перечислены под отчёт.

Можно ли выдать деньги, если прошлый аванс не закрыт?

Не стоит. Пока сотрудник не отчитался по предыдущей сумме, новая выдача смешивается со старой, и непонятно, какой долг удерживать. Сначала закройте прошлый аванс.

Нужна ли печать на заявлении?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает работник, а решение ставит руководитель.

Что будет, если сотрудник не отчитается?

Работодатель может удержать долг из зарплаты в пределах, которые дают статьи 137 и 138 Трудового кодекса, или взыскать его через суд. Для удержания нужен приказ и соблюдение месячного срока.

Заявки на деньги и согласования тонут в переписке

Чтобы заявки собирались и проверялись сами

Заявки на подотчёт, счета и согласования идут через почту и мессенджеры: бухгалтерия сверяет суммы вручную, а руководитель подписывает пачку бумаг вечером.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие заявки по шаблону, сверяют сумму со счётом и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»