Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Уведомление о сокращении должности в штатном расписании: образец

Уведомление о сокращении — документ, которым работодатель письменно предупреждает работника, что его должность убирают из штатного расписания и трудовой договор будет расторгнут. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с персональным предупреждением и предложением другой работы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Специалисту по закупкам

К. С. Кузнецовой

Уведомление о сокращении численности (штата)

о предстоящем расторжении трудового договора

16 ноября 2026 г. № 27

В связи с изменением организационной структуры и сокращением отдела закупок должность специалиста по закупкам, которую вы занимаете, исключается из штатного расписания с 16 января 2027 года.

На основании пункта 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ предупреждаем, что трудовой договор с вами будет расторгнут 16 января 2027 года.

Вакантных должностей, которые вы можете занимать с учётом вашей квалификации и состояния здоровья, в ООО «Ромашка» сейчас нет. Список вакансий на дату уведомления прилагаем.

При увольнении вам будут выплачены заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Ознакомление: уведомление получено, второй экземпляр на руки получил(а).

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Что это за документ

Сокращение штата — это когда из штатного расписания убирают должности, а сокращение численности — когда уменьшают количество работников по одинаковым должностям. Документ, которым работника предупреждают о таком решении, — персональное уведомление.

Уведомление адресовано конкретному работнику. Общего приказа о сокращении для всех недостаточно: закон требует предупредить каждого работника персонально и под подпись не менее чем за два месяца до увольнения (часть 2 статьи 180 Трудового кодекса). При массовом сокращении сроки другие, их устанавливает статья 82 ТК и отраслевые соглашения.

Что указать в уведомлении

  • Наименование работодателя и исходящий номер с датой. Для срока предупреждения важна дата вручения уведомления работнику.
  • Должность, фамилию и инициалы работника, которому адресовано уведомление.
  • Основание сокращения: приказ о сокращении штата, новая организационная структура, изменение штатного расписания.
  • Какую должность сокращают и с какой даты её исключают из штатного расписания.
  • Дату предстоящего расторжения трудового договора и ссылку на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК.
  • Предложение всех имеющихся вакансий, которые работник может занимать с учётом квалификации и состояния здоровья.
  • Перечень выплат при увольнении: зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие.
  • Подпись руководителя и место, где работник ставит подпись об ознакомлении и дату.

Как подготовить уведомление

  1. Оформите решение о сокращении. Издайте приказ о сокращении штата и внесите изменения в штатное расписание. Срок персонального предупреждения работника считают после вручения ему уведомления.
  2. Проверьте преимущественное право. При сокращении численности по одинаковым должностям сравните работников по статье 179 ТК: производительность труда и квалификация, а при равенстве — семейные обстоятельства.
  3. Соберите список вакансий. Предложите работнику все должности в компании и в других местностях, где работодатель готов предложить работу, если это предусмотрено коллективным договором. Вакансии предлагают и в день увольнения.
  4. Вручите уведомление под подпись. Отдайте два экземпляра: один работнику, второй с подписью об ознакомлении оставьте себе. Если работник отказался подписывать, составьте акт об отказе.
  5. Сообщите в службу занятости. О предстоящем сокращении работодатель сообщает службе занятости в сроки, установленные частью 4 статьи 53 закона о занятости № 565-ФЗ.
  6. Оформите увольнение. В последний рабочий день издайте приказ по форме № Т-8, выдайте трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и рассчитайте работника.

Частые ошибки

  • Уведомление без даты или без подписи работника: срок предупреждения нечем подтвердить.
  • В уведомлении нет вакансий или есть только часть: суд может восстановить работника.
  • Работника предупредили за месяц вместо двух — увольнение признают незаконным, если он не согласился уволиться раньше с дополнительной компенсацией.
  • Не учли преимущественное право при сокращении одной из одинаковых должностей.
  • Уволили работника в период больничного или отпуска — это запрещено частью 6 статьи 81 ТК.

Частые вопросы

За какой срок нужно предупредить работника о сокращении?

Работника предупреждают не менее чем за два месяца до увольнения — часть 2 статьи 180 ТК. При возможном массовом увольнении отдельно действуют сроки сообщения профсоюзу и службе занятости. С письменного согласия работника можно уволить раньше, выплатив дополнительную компенсацию за оставшееся время.

Можно ли уведомить работника по почте?

Можно, если он не находится на рабочем месте: заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу из личного дела. Дата вручения письма и будет датой предупреждения, поэтому срок считают от неё.

Обязательно ли предлагать вакансии?

Да. Работодатель обязан предлагать работнику все вакансии, соответствующие его квалификации, а также нижестоящие и нижеоплачиваемые должности, которые он может занимать с учётом здоровья. Вакансии предлагают в течение всего срока предупреждения и в день увольнения.

Какие выплаты положены при сокращении?

Зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Средний заработок сохраняется на период трудоустройства: за второй месяц, а по решению службы занятости и за третий — по статье 178 ТК.

Можно ли сократить должность, а работника перевести на другую?

Да. Если работник согласен на другую должность, оформляют перевод, а не увольнение. Уведомление о сокращении в этом случае служит и предложением вакансии: в нём перечисляют должности, а работник письменно выражает согласие или отказ.

Что делать, если работник отказался подписывать уведомление?

Зачитайте уведомление вслух при двух свидетелях и составьте акт об отказе от ознакомления. С этого дня срок предупреждения всё равно течёт, а акт подтвердит его в суде.

Когда сокращение надо провести без суда

Чтобы документы и сроки не подвели

Уведомления, приказы, предложения вакансий и акты пишутся под конкретную ситуацию, а сроки предупреждения и состав вакансий легко нарушить.

Я собираю ИИ-агента, который готовит такие документы по шаблону, проверяет даты и списки вакансий и приносит руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы