Заявка на потребность: образец и бланк

Заявка на потребность — внутренний документ, которым сотрудник сообщает снабжению или руководителю, что и в каком количестве нужно купить, к какому сроку и для какой работы. Ниже — бланк в Word и заполненный образец заявки на материалы для производства.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начальнику отдела снабжения

ООО «Ромашка»

А. С. Смирнову

от начальника цеха

И. И. Иванова

Заявка на потребность

о закупке материалов для цеха на декабрь

16 ноября 2026 г. № 27

По плану на декабрь цех выпускает 400 корпусов. Остаток листовой стали на складе — 1,2 тонны, этого хватает на 250 корпусов. Без поставки до 1 декабря производство встанет на второй неделе месяца.

Прошу закупить листовую сталь 09Г2С толщиной 2 мм — 2 тонны, и круг стальной 20 мм — 300 метров. Срок поставки на склад — до 1 декабря 2026 года.

Приложение: ведомость расхода материалов на декабрь на 1 л. в 1 экз.

Автор заявки

Начальник цеха

____________ / И. И. Иванов /

Что такое заявка на потребность

Заявка на потребность — документ, которым подразделение сообщает снабжению или руководителю, что ему нужно закупить: материалы, оборудование, услугу, программное обеспечение. В заявке указывают предмет закупки, количество, срок и работу, для которой это нужно.

Единой формы в законе нет. Компания закрепляет свой бланк в инструкции по делопроизводству или регламенте закупок, а реквизиты оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Что указать в заявке

Адресата: должность и фамилию с инициалами того, кто принимает заявки, — начальника снабжения, руководителя.
Автора: должность, подразделение, фамилию и инициалы.
Название документа и заголовок к тексту: о закупке чего заявка.
Дату и регистрационный номер по журналу заявок.
Предмет закупки: наименование, марка, размер, артикул — всё, что отличает нужную позицию от похожих.
Количество в единицах измерения и требуемый срок поставки.
Обоснование: для какой работы, заказа или плана нужна позиция.
Подпись автора с расшифровкой.

Как заполнить заявку

Посчитайте потребность. Возьмите план работ или заказов и норму расхода: сколько позиции уйдёт до следующей поставки. Вычтите остаток на складе.
Опишите позицию точно. Наименование, марка, размер, единица измерения. По описанию «сталь тонкая» снабжение не сможет купить то, что нужно цеху.
Поставьте срок. Укажите дату, к которой позиция должна быть на складе, с запасом на доставку.
Объясните, зачем. Одна-две фразы о плане, заказе или норме расхода — по ним снабжение защищает закупку перед руководителем.
Зарегистрируйте и передайте. Присвойте номер в журнале заявок, передайте адресату и оставьте себе копию с датой получения.

Частые ошибки

Нет срока: снабжение не знает, что закупать в первую очередь, и позиция приходит после простоя.
Количество без единицы измерения или без остатка на складе — закупают лишнее или не хватает.
Описание позиции по памяти: марку, размер и артикул берут из спецификации, а не из переписки.
Заявка живёт в мессенджере: без номера и даты её нельзя ни проверить, ни найти через месяц.
Несколько разных позиций в одной строке — снабжение закрывает заявку частично и путается в остатках.

Частые вопросы

Чем заявка на потребность отличается от служебной записки?

Служебная записка — общий внутренний документ с просьбой или предложением. Заявка — её частный случай: фиксирует потребность подразделения в конкретных позициях с количеством и сроком и идёт в снабжение или в закупочную комиссию. Если в компании заявки регистрируют и сводят в план закупок, оформляйте именно заявку.

Кто подписывает заявку?

Автор — руководитель подразделения, которому нужна позиция. Крупную закупку руководитель компании согласует резолюцией или отдельной визой «согласовано» на заявке.

Можно ли подать заявку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято. Тогда номер и дата всё равно нужны: по ним заявку находят в почте и сверяют со счётом поставщика. В системе электронного документооборота заявка получает номер автоматически.

Что делать, если позиции нет у поставщика?

Снабжение возвращает заявку с отметкой о причине и предлагает аналог. Согласие на замену автор заявки подтверждает письменно — иначе цех получит материал, который не подходит к технологии.

Сколько хранят заявки?

Срок зависит от содержания и задаётся номенклатурой дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Заявки на закупку обычно хранят вместе с договорами и счетами по этой закупке.

Когда заявки теряются между почтой и складом

Чтобы потребность превращалась в закупку без ручной сверки

Заявки приходят в почту, мессенджеры и таблицы, и снабжение вручную сводит их с остатками и планом. Часть позиций всплывает уже после простоя.

Я собираю ИИ-агента, который принимает заявки по шаблону, проверяет позиции и количество по вашим справочникам и приносит снабжению готовую сводку на решение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»