Должностная инструкция секретаря-референта: образец

Должностная инструкция секретаря-референта закрепляет за ним не только приём звонков и регистрацию писем, но и подготовку бумаг для руководителя, его встречи и командировки. Ниже — образец и бланк, по которому инструкцию собирают под свою компанию.

Бланк в WordWord, 12 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 71 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

«02» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

секретаря-референта

02 ноября 2026 г. № 19-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 1.1. Настоящая инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря-референта ООО «Ромашка». 1.2. Секретарь-референт относится к категории служащих, принимается на работу и освобождается от должности приказом генерального директора. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. В своей работе секретарь-референт руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом и локальными актами ООО «Ромашка», настоящей инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по направлению не менее одного года либо среднее профессиональное образование и стаж не менее двух лет.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ. 2.1. Вести делопроизводство: принимать и регистрировать входящую корреспонденцию, отправлять исходящую, контролировать прохождение документов и сроки их исполнения. 2.2. Готовить по поручению руководителя проекты писем, приказов, распоряжений, протоколов совещаний и других документов, согласовывать их с исполнителями и подразделениями. 2.3. Принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, передавать её в подразделения или исполнителям и контролировать подготовку ответов. 2.4. Планировать рабочий день руководителя: согласовывать время встреч, совещаний и приёма посетителей, напоминать о них и готовить нужные материалы. 2.5. Организовывать командировки руководителя: подбирать перевозку и проживание, готовить документы и отчёт о поездке. 2.6. Организовывать приём посетителей и телефонные переговоры руководителя, записывать переданную в его отсутствие информацию и доводить её до руководителя. 2.7. Собирать и обрабатывать сведения, нужные руководителю для решений, вести текущий архив документов и обеспечивать их сохранность.

3. ПРАВА. 3.1. Запрашивать у подразделений и работников сведения и документы, необходимые для выполнения обязанностей. 3.2. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил, для доработки. 3.3. Требовать создания условий для выполнения обязанностей, в том числе рабочего места, связи и доступа к системе электронного документооборота. 3.4. Вносить руководителю предложения по улучшению делопроизводства и порядка работы приёмной.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. 4.1. Секретарь-референт несёт ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. Отвечает за разглашение сведений, ставших известными в связи с работой, в порядке, установленном законодательством и локальными актами организации. 4.3. Отвечает за сохранность принятых документов и материальных ценностей, переданных для работы.

Руководитель подразделения

Офис-менеджер

____________ / А. А. Смирнов /

Работник

Секретарь-референт

____________ / М. И. Орлова /

Зачем секретарю-референту должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ компании, который описывает, что именно делает работник на своей должности, кому подчиняется и за что отвечает. Закон не требует её в обязательном порядке, но без неё руководителю трудно и поручить новую работу, и спросить за невыполненную.

Для секретаря-референта инструкция особенно нужна: должность соединяет две разные роли. Секретарь принимает звонки, регистрирует письма и организует приём, референт готовит проекты документов, собирает сведения и сопровождает поручения руководителя. Чем шире набор задач, тем точнее их надо перечислить.

Должностную инструкцию работник подписывает при приёме вместе с трудовым договором. Это не отдельное соглашение, а документ, с которым работника знакомят под подпись; его условия не должны ухудшать положение работника по сравнению с трудовым договором и законом.

Что входит в должностную инструкцию секретаря-референта

Общие положения: к какой категории относится должность, кто принимает и освобождает, кому работник подчиняется, какое образование и стаж нужны.
Должностные обязанности: делопроизводство, подготовка проектов документов, работа с корреспонденцией руководителя, его встречи, совещания и командировки.
Права: запрашивать документы у подразделений, возвращать на доработку бумаги, оформленные с нарушением правил, вносить предложения.
Ответственность: за неисполнение обязанностей, за разглашение служебных сведений, за сохранность принятых документов и ценностей.
Подписи: руководителя подразделения и самого работника, а также гриф утверждения руководителем компании.

Как составить инструкцию под свою компанию

Сверьте название должности. Название в инструкции должно совпадать со штатным расписанием и трудовым договором. Если в договоре «секретарь», а инструкция описывает референтские задачи, при проверке первым делом сопоставят эти три документа, и расхождение истолкуют в пользу работника.
Перечислите обязанности по факту. Выпишите, что человек делает на самом деле: какие документы готовит, с какими подразделениями работает, за какие сроки отвечает. Общие фразы «обеспечивает работу офиса» не помогут ни при поручении задачи, ни при взыскании.
Свяжите ответственность с обязанностями. Пункт ответственности работает, только если он опирается на конкретные обязанности из второго раздела. За отказ от дела, которого в инструкции нет, взыскание не устоит.
Утвердите и ознакомьте. Инструкцию утверждает руководитель компании, работник знакомится с ней под подпись. Один экземпляр храните в личном деле, второй выдайте работнику.

Частые ошибки

В инструкции «секретарь», в трудовом договоре «секретарь-референт»: должность одна, названия разные, и любая проверка начнёт с этого расхождения.
Референтские задачи — подготовка приказов, сбор сведений для руководителя — не записаны, а поручаются «по традиции». Отказ от такой работы правомерен.
В разделе ответственности стоит общая фраза без привязки к обязанностям: применить взыскание не получится.
В инструкцию переписали квалификационный справочник целиком, включая задачи, которых в компании нет: работник вправе отказаться от них как от не предусмотренных инструкцией.
Инструкцию составили один раз и не обновляли, хотя обязанности давно изменились: новые задачи выполняются без документа, старые висят формально.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Нет, Трудовой кодекс её не требует. Но инструкция — удобный способ закрепить обязанности: без неё работодателю сложнее доказать, что работник отказался от своей работы. Если инструкция есть, работника знакомят с ней под подпись.

Чем должностная инструкция секретаря-референта отличается от инструкции секретаря?

У секретаря — приём и распределение звонков и посетителей, регистрация корреспонденции, организационная поддержка офиса. У секретаря-референта добавляются подготовка проектов документов, сбор и обработка сведений для руководителя, сопровождение его поручений, встреч и командировок. Разницу задаёт набор обязанностей, а не название.

Можно ли поручить секретарю-референту работу, которой нет в инструкции?

Разовое поручение руководителя допустимо в рамках трудовой функции. Постоянную новую обязанность закрепляют в инструкции или в дополнительном соглашении к трудовому договору — иначе работник вправе от неё отказаться.

Что делать, если обязанности изменились?

Составьте инструкцию в новой редакции или внесите изменения приказом, затем ознакомьте работника под подпись. Если меняется трудовая функция, нужно письменное соглашение сторон к трудовому договору.

Нужно ли знакомить с инструкцией при переводе на должность?

Да. При переводе на должность секретаря-референта работника знакомят с инструкцией до начала работы по ней и подтверждают это подписью.

Пока инструкции живут в разрозненных файлах

Чтобы правила работы собирались в одном месте

Инструкции, регламенты и памятки по обязанностям теряются между папками и перепиской: новый сотрудник не находит нужный документ, а руководитель не помнит, какая редакция действует.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные из ваших систем и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»