Акт приёма-передачи при увольнении: образец простой

При увольнении сотрудник отдаёт дела, документы, ключи и доступы. Акт приёма-передачи фиксирует, что именно он передал и кому. Ниже — простой бланк и заполненный образец, который можно взять за основу.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Сдал: менеджер отдела продаж И. И. Иванов

Принял: начальник отдела продаж П. П. Петров

Акт приёма-передачи документов и дел при увольнении

по соглашению сторон от 16 ноября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 7

В связи с увольнением И. И. Иванова 16 ноября 2026 года переданы следующие документы и дела: клиентская база отдела продаж в CRM — доступ передан, договоры с 12 контрагентами на бумаге — 1 папка, ключи от кабинета — 1 комплект, пропуск — 1 шт.

Замечаний к передаче нет. Претензий по составу и состоянию переданного у сторон нет.

Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Сдал

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Принял

Начальник отдела продаж

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен акт приёма-передачи при увольнении

Перед увольнением удобно передать дела, документы и имущество, которые были у работника, по акту. Отдельной формы акта в законе нет, поэтому компания составляет его сама — в свободной форме или по бланку из своей инструкции по делопроизводству.

Акт нужен, чтобы после увольнения не искать, у кого остались ключи, договоры и доступы, и чтобы у обеих сторон была подпись о том, что передача состоялась. Это особенно важно, если у сотрудника были материальные ценности или клиентская база.

Что передают по акту

Документы: договоры, папки с перепиской, оригиналы заявлений и приказов, если они были у сотрудника.
Дела и участки работы: клиенты, проекты, незакрытые задачи — с указанием, где они ведутся и на каком этапе.
Материальные ценности: ключи, пропуска, техника, печати и штампы, если они были закреплены.
Доступы: логины и пароли от почты, CRM, 1С, мессенджеров и внешних сервисов.
Пароли и коды: от сейфа, кабинета, сигнализации.

Как составить акт: по шагам

Соберите опись. Пройдитесь по рабочему месту и папкам сотрудника: что есть на бумаге, что в электронном виде, что в руках — ключи, техника.
Назначьте принимающего. Тот, кто продолжит работу: руководитель, коллега, новый сотрудник. Он подписывает акт вместе с увольняющимся.
Опишите каждый предмет. Название, количество, при необходимости — состояние. Папку с договорами пишите как «договоры с 12 контрагентами, 1 папка», а не «документы».
Зафиксируйте доступы. Логины и пароли в акте лучше не писать открытым текстом: укажите, что доступ передан, а сам пароль смените в день увольнения.
Подпишите в двух экземплярах. Один остаётся в компании, второй — у сотрудника. Подписи обеих сторон и дата обязательны.
Передайте в кадры. Акт хранится вместе с личным делом или в папке отдела — по номенклатуре дел компании.

Частые ошибки

Пишут «документы переданы» без описи — потом не доказать, что именно было.
Не указывают принимающего: непонятно, кто теперь отвечает за дела.
Забывают про доступы и ключи, а сотрудник уходит с ними.
Подписывает только увольняющийся — без подписи принимающего акт теряет смысл.
Оставляют пароли в открытом виде в акте, который хранится в папке отдела.

Частые вопросы

Обязателен ли акт приёма-передачи при увольнении?

Отдельной обязательной формы в законе нет. Но акт — удобный способ зафиксировать передачу дел, документов и имущества перед увольнением. Если в компании есть инструкция по делопроизводству, форму берите из неё.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать акт?

Составьте акт и отметьте в нём, что сотрудник от подписи отказался, в присутствии двух свидетелей. Отказ не отменяет передачу: если документы и ключи фактически сданы, это фиксируется в акте.

Можно ли оформить акт в электронном виде?

Да, если в компании есть электронный документооборот и стороны подписывают документ электронной подписью. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с живыми подписями.

Нужна ли печать на акте?

Нет. Акт подписывают сдающий и принимающий, печать не обязательна, если компания не требует её для внутренних документов.

Сколько хранить акт?

Срок зависит от содержания: акты о передаче дел и документов хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Передача дел затягивается, а доступы остаются у бывших

Чтобы дела и доступы передавались по шаблону

Когда сотрудник уходит, часть документов и доступов теряется, а новый человек неделями разбирает чужие папки и переписку.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают опись переданных дел по шаблону, сверяют её с реестром документов и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»