Докладная записка на водителя: образец

Докладная записка на водителя — документ, которым непосредственный руководитель сообщает вышестоящему о нарушении: опоздании, отказе от рейса, ДТП, превышении скорости, невыходе на смену. Ниже — заполненный образец и разбор, что в нём должно быть, чтобы он сработал как основание для объяснительной и приказа.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Автоколонна»

А. С. Смирнову

от начальника транспортного отдела

В. П. Кузнецова

Докладная записка

о нарушении водителем трудовой дисциплины

10 ноября 2026 г. № 7

9 ноября 2026 года водитель С. И. Орлов, закреплённый за автомобилем ГАЗель, государственный номер А123ВС77, не вышел на смену в 7:00 и не сообщил о причине отсутствия. Диспетчер дозвонился до него только в 10:20: водитель сослался на личные обстоятельства. Рейс по маршруту склад — магазин на Ленинском проспекте пришлось передать другому водителю, доставка сдвинулась на три часа, заказчик направил претензию.

Прошу запросить у водителя письменное объяснение и по его итогам рассмотреть вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Приложение: 1) путевой лист от 09.11.2026 на 1 л.; 2) служебная записка диспетчера о звонке водителю на 1 л.; 3) претензия заказчика на 1 л.

Автор записки

Начальник транспортного отдела

____________ / В. П. Кузнецов /

Зачем нужна докладная записка на водителя

Докладная записка фиксирует нарушение и доводит его до того, кто вправе принять решение: руководителя компании или начальника отдела. Без бумаги нарушение остаётся на словах, а дисциплинарное взыскание по статье 192 Трудового кодекса требует, чтобы работодатель затребовал объяснение — и записка запускает эту процедуру.

Формы закон не устанавливает, поэтому компания задаёт бланк своей инструкцией по делопроизводству. Реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Чем докладная отличается от служебной записки о нарушениях

Докладная идёт по вертикали снизу вверх: подчинённый докладывает руководителю о событии, чаще о нарушении, и просит принять меры. Служебная записка ходит шире — между отделами и коллегами, с просьбой, предложением или сведениями, и не всегда связана с проступком.

Служебная записка о нарушениях встречается, когда нарушение обнаружено в чужом подразделении: например, диспетчер сообщает начальнику транспортного отдела о срыве рейса. По смыслу это та же докладная, и строгого водораздела в законе нет — деление задаёт инструкция по делопроизводству компании. В спорах важнее не название, а дата, факты, подпись автора и отметка о получении.

Что указать в записке

Адресата: должность, компанию, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Дату и регистрационный номер, если записки регистрируют.
Что произошло: дата, время, место, номер автомобиля, фамилия водителя, суть нарушения.
Последствия: сорванный рейс, претензия заказчика, простой, ущерб.
Просьбу: запросить объяснение, рассмотреть дисциплинарную ответственность, провести проверку.
Приложения: путевой лист, служебная записка диспетчера, акт, претензия, объяснение водителя, если уже получено.
Подпись автора с расшифровкой.

Как составить докладную записку на водителя

Зафиксируйте факт. Запишите дату, время и обстоятельства нарушения, пока они свежи. Сверьтесь с путевым листом, графиком смен и данными диспетчера.
Соберите подтверждения. Путевой лист, акт об отсутствии на рабочем месте, детализация звонков, претензия заказчика, объяснительная записка коллеги.
Напишите текст. Первый абзац — что произошло и чем это обернулось. Второй — просьба: запросить объяснение и рассмотреть ответственность.
Подпишите и передайте. Передайте адресату или в канцелярию, копию оставьте себе с отметкой о получении.
Дождитесь резолюции. Руководитель ставит резолюцию: кому поручено разобраться. Дальше работодатель требует от водителя письменное объяснение — на это по статье 193 Трудового кодекса даётся два рабочих дня.

Частые ошибки

Эмоции вместо фактов: «водитель ведёт себя безобразно» не годится, нужны дата, время и обстоятельства.
Нет просьбы — записка сообщает о нарушении, но не говорит, что с ним делать.
Записка написана через неделю после события, детали стёрлись, водитель оспаривает дату.
Взыскание объявили до того, как затребовали объяснение, — порядок по статье 193 ТК нарушен, и приказ устоит не всегда.
Записку хранят отдельно от приказа и объяснения: при проверке инспектор труда просит весь комплект документов.

Частые вопросы

Можно ли написать докладную записку от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Обязан ли водитель дать объяснение?

Работник вправе отказаться. Тогда работодатель составляет акт об отказе в присутствии двух свидетелей и может применить взыскание без объяснения. На объяснение по статье 193 ТК даётся два рабочих дня.

Какие взыскания можно применить по итогам записки?

Статья 192 ТК перечисляет три: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Выбор зависит от тяжести проступка и последствий, а увольнение допустимо только по основаниям статьи 81 ТК.

Сколько времени есть на взыскание?

По общему правилу статьи 193 ТК — месяц со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и отпуска. За каждый проступок — одно взыскание.

Нужна ли печать на докладной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Что делать, если водитель попал в ДТП?

Записка фиксирует обстоятельства со слов водителя и очевидцев, к ней прикладывают документы ГИБДД. Вопрос о взыскании решают после разбора, а ущерб взыскивают в порядке статьи 248 ТК: до среднего месячного заработка — распоряжением работодателя не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба, свыше — через суд.

Пока записки ходят по рукам, рейсы срываются

Чтобы нарушения доходили до решения сами

Докладные, объяснительные и приказы собираются вручную: пока бумага дойдёт до директора, рейс уже сорван, а водитель продолжает выходить в смену.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из данных диспетчерской и путевых листов и приносят руководителю готовую записку с резолюцией на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»