Приёмочный контроль в аптеке: приказ и правила приёмки

Приёмочный контроль — проверка каждой поставки до того, как товар попал на полку: совпадает ли количество и цена, в каком состоянии упаковка, не истёк ли срок годности. Ниже — как выстроить эту проверку по Правилам аптечной практики, какие журналы вести и как оформить зал и витрины.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Аптечная организация: ООО «Аптека на Садовой»

Адрес: г. Москва, ул. Садовая, д. 12

Ответственный: заведующая Н. П. Смирнова

Журнал регистрации результатов приёмочного контроля

аптечная организация, 2026 год

Начат 1 января 2026 г.

Запись 1. 12 января 2026 г. Поставщик ООО «Фармдистрибуция», накладная № 4471 от 12.01.2026. Товар: лекарственные препараты, 24 наименования, 180 упаковок. Проверены количество, цена, срок годности, серия, состояние упаковки и маркировка. Расхождений нет. Товар принят.

Запись 2. 12 января 2026 г. Тот же поставщик, накладная № 4472. Расхождение: по позиции «капли глазные, 5 мл» вместо 20 упаковок поступило 18. Составлен акт об установленном расхождении, поставщик уведомлён. Принято 18 упаковок, недостача заявлена к возмещению.

Запись 3. 15 января 2026 г. При приёмке партии обнаружена деформированная упаковка у 3 единиц товара. Товар с повреждённой упаковкой отложен в карантинную зону, оформлен возврат поставщику по акту.

Ответственный за приёмку

Заведующая аптекой

____________ / Н. П. Смирнова /

Что говорят правила о приёмочном контроле

С 1 сентября 2025 года действуют Правила надлежащей аптечной практики, утверждённые приказом Минздрава России от 29.04.2025 № 259н. Прежние правила, утверждённые приказом № 647н, утратили силу. Новые правила обязывают вести журналы, которые фиксируют и подтверждают процессы системы качества, и дают их открытый перечень.

Поэтому журнал регистрации результатов приёмочного контроля остаётся рабочим инструментом: он подтверждает, что каждая поставка проверена, и показывает проверяющему, как аптека управляет качеством. Форму аптека утверждает приказом руководителя, а записи ведёт на бумаге или в электронном виде.

Что проверять при приёмке товара

Количество и наименования — по накладной и счёту-фактуре: сколько упаковок фактически привезли.
Цену и сумму — совпадают ли с согласованными условиями поставки.
Срок годности и серию — по каждой упаковке; препараты с коротким остатком срока откладывают отдельно.
Состояние упаковки и маркировку — нет ли повреждений, вскрытых коробок, стёртых надписей.
Условия перевозки — соблюдал ли поставщик температурный режим, особенно для термолабильных препаратов.
Сопроводительные документы — накладная, счёт-фактура, документы о качестве, а для препаратов, подлежащих мониторингу движения, — сведения из системы.
Соответствие условиям хранения в аптеке — есть ли место в холодильнике, хватает ли площади и света.

Как организовать приёмку в аптеке

Назначьте ответственного. Приказом руководителя закрепите, кто принимает товар и кто его замещает. У ответственного должны быть полномочия подписывать накладные и акты.
Опишите порядок в инструкции. В инструкции по системе качества пропишите шаги приёмки, форму журнала, порядок действий при расхождении и карантинную зону.
Проверяйте до подписания. Товар проверяют по количеству и качеству до подписания накладной. Если недостаток обнаружен позже, своевременно известите поставщика и оформите претензию.
Фиксируйте результат. Каждую поставку записывайте в журнал: дату, поставщика, документ, состав, результат. Расхождения оформляйте актом.
Отделяйте сомнительный товар. Препараты с повреждённой упаковкой, истёкшим или коротким сроком, с признаками брака убирайте в карантинную зону до возврата или уничтожения.

Приказ о приёмочном контроле

Отдельного федерального приказа, который утверждает форму журнала приёмочного контроля, нет. Аптека сама издаёт приказ, которым вводит порядок приёмки и форму журнала, и назначает ответственных.

В приказе указывают: кто принимает товар, по каким документам, что проверять, куда записывать результат, кто принимает решение о возврате и где хранится карантинный товар. К приказу прикладывают форму журнала и инструкцию по приёмке. Такой приказ и записи в журнале вместе показывают, что система качества работает.

Что делать при расхождениях и браке

Недостача или пересорт: составьте акт об установленном расхождении, уведомьте поставщика в срок по договору и заявите претензию.
Повреждённая упаковка: отложите товар в карантин, оформите возврат по акту, не выставляйте на полку.
Истёкший срок годности: не принимайте товар, а если срок истёк позже — изымите из обращения и оформите уничтожение или возврат.
Брак или сомнение в качестве: приостановите продажу партии, сообщите поставщику и действуйте по правилам изъятия из обращения.
Фальсификат или контрафакт: изымите из обращения и передайте сведения в Росздравнадзор.
Все решения по таким партиям фиксируйте в журнале — это подтверждает, что аптека контролирует качество.

Оформление торгового зала и витрин

Правила аптечной практики требуют, чтобы торговый зал и витрины давали покупателю понятную и достоверную информацию о товаре: наименование, цену, производителя, срок годности там, где он важен. Препараты рецептурного отпуска хранят отдельно от безрецептурных, а витрины не должны создавать впечатление, что рецептурный препарат можно купить свободно.

Оформление зала подчиняйте тем же правилам, что и приёмку: у каждой полки есть ответственный, товар с истекающим сроком снимают заранее, ценники соответствуют товару. Проверку зала включайте в тот же журнал или в отдельный лист обхода — тогда порядок держится не на памяти сотрудников, а на записи.

Частые вопросы

Какой приказ устанавливает приёмочный контроль в аптеке?

Отдельного приказа о приёмочном контроле нет. Порядок задают Правила аптечной практики, утверждённые приказом Минздрава России от 31.08.2016 № 647н: они требуют вести журналы, подтверждающие процессы системы качества. Форму журнала и порядок приёмки аптека утверждает своим приказом.

Обязателен ли журнал приёмочного контроля, если прежняя норма отменена?

Прежняя редакция Правил прямо требовала журнал, нынешняя такой отдельной нормы не содержит. Но журнал подтверждает, что каждая поставка проверена, и входит в открытый перечень журналов системы качества. Вести его — рабочий способ доказать проверяющему, что контроль есть.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да. Правила допускают ведение журналов на бумажных и электронных носителях. Электронный журнал должен быть защищён от изменений задним числом и доступен для проверки.

Что делать, если поставщик привёз товар с истекающим сроком годности?

Такой товар принимают только по согласованию с поставщиком и с условием, что он будет реализован до истечения срока. Если срок слишком короткий, товар не принимают или оформляют возврат, а решение записывают в журнал.

Кто отвечает за приёмку в аптеке?

Ответственного назначает руководитель приказом. Обычно это заведующий или провизор, уполномоченный подписывать накладные. Приказ закрепляет и заместителя на время отсутствия.

Нужно ли проверять температурный режим при приёмке?

Да, для термолабильных препаратов условия перевозки проверяют по показаниям термоиндикаторов или термометров. Нарушение режима — основание не принимать партию и заявить претензию.

Когда приёмка держится на одном человеке

Чтобы контроль поставок не зависел от памяти заведующей

Журнал приёмки, акты расхождений, сроки годности и обход зала — рутина, которая повторяется каждый день. Пока её держит один человек, любая замена или отпуск ломает порядок.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают данные поставки, сверяют количество и сроки с накладной, готовят запись в журнал и напоминают о партиях с коротким сроком.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»