Доверенность на подписание УПД от имени юридического лица

УПД со стороны продавца подписывает руководитель или тот, кому организация доверила это делать. Если подписывает сотрудник, его полномочия подтверждают приказом или доверенностью; для электронного документа с подписью физлица нужна ещё машиночитаемая доверенность. Ниже — образец и разбор, что указать.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, ОГРН 1157700000000

г. Москва

Доверенность

на подписание универсального передаточного документа

16 ноября 2026 г. № 7

ООО «Ромашка» в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава, настоящей доверенностью уполномочивает начальника отдела продаж И. И. Иванова (паспорт серии 0000 № 000000, выдан 01.01.2020) подписывать от имени ООО «Ромашка» универсальные передаточные документы, в том числе со статусом 1 и 2, при отгрузке товаров покупателям.

Доверенность выдана без права передоверия и действует до 31 декабря 2027 года.

Образец подписи И. И. Иванова: ____________

Руководитель организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

С доверенностью ознакомлен

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Когда нужна доверенность на подпись УПД

Универсальный передаточный документ заменяет сразу счёт-фактуру и первичный документ об отгрузке. Со стороны продавца его подписывает руководитель организации — он действует на основании устава, и отдельная доверенность ему не нужна.

Если подписывает сотрудник или другой представитель, его полномочия надо подтвердить. Для счёта-фактуры организации и УПД со статусом 1 подписанта можно уполномочить приказом, иным распорядительным документом или доверенностью. Для первичного документа, каким УПД со статусом 2 и является, полномочия также можно оформить приказом или доверенностью.

Доверенность надёжнее в спорах с контрагентом и проверяющими: она показывает не только кому, но и что именно разрешено подписывать.

Что указать в доверенности

Кто выдаёт: полное название организации, ИНН и ОГРН, город составления.
Кто подписывает от имени организации: должность, фамилия и инициалы, основание полномочий — устав или решение.
Кому доверяете: фамилия, имя, отчество и паспортные данные представителя.
Что разрешено: подписывать универсальные передаточные документы, при необходимости — со статусом 1 и 2, при отгрузке конкретным покупателям или по конкретному договору.
Право передоверия: по умолчанию его нет, отсутствие лучше написать прямо.
Срок действия: дата, до которой доверенность работает.
Образец подписи представителя и подписи руководителя и самого представителя.

Как оформить доверенность на УПД

Решите, нужен приказ или доверенность. Для внутреннего порядка достаточно приказа по компании: руководитель назначает, кто подписывает первичные документы. Доверенность оформляйте, если представитель общается с контрагентами и подписывает документы от лица организации.
Опишите полномочия точно. Не «подписывать документы», а «подписывать универсальные передаточные документы при отгрузке по договору № …». Чем точнее, тем меньше вопросов у покупателя и проверяющих.
Укажите срок и передоверие. Если срок не написать, доверенность действует год. Передоверие разрешайте, только когда это действительно нужно.
Подпишите и передайте представителю. Доверенность подписывает руководитель, представитель ставит свою подпись и образец подписи. Оригинал храните у себя, копию — в папке с документами по отгрузкам.
Для электронного УПД выпустите МЧД. Если сотрудник подписывает электронный УПД своей электронной подписью, к документам нужна машиночитаемая доверенность — она заменяет бумажную в электронном документообороте.

Бумажная доверенность и электронный УПД

В электронном документообороте бумажная доверенность не видна программе: подпись проверяется по сертификату. Если в сертификате электронной подписи указаны данные организации, отдельная доверенность может не понадобиться. Если в сертификате только данные человека, к электронным документам прикладывают машиночитаемую доверенность — МЧД.

В формате электронного УПД, утверждённом приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, при подписании работником указывают его должность, сведения о нём и основание полномочий — реквизиты доверенности. Налоговая вправе запросить документы о полномочиях подписанта при проверке.

Нужен ли нотариус

Нет. Доверенность на подписание счетов-фактур и УПД нотариально заверять не требуется — это подтверждает и Минфин в ответах на обращения. Нотариус нужен только в случаях, прямо названных в законе или в договоре сторон, — к подписи УПД это не относится.

Частые вопросы

Можно ли заменить доверенность приказом?

Для сотрудника организации приказ на право подписи первичных документов допустим: руководитель сам определяет, кто их подписывает. Для счёта-фактуры организации и УПД со статусом 1 полномочия подписанта тоже можно оформить приказом, иным распорядительным документом или доверенностью.

Достаточно ли доверенности на ТОРГ-12, чтобы подписать УПД?

Нет. Полномочия должны покрывать тот документ, который подписывают. Если в доверенности названа только товарная накладная, добавьте в неё УПД или оформите новую.

Нужна ли доверенность директору?

Нет. Руководитель действует на основании устава, отдельная доверенность ему не нужна.

На какой срок выдавать доверенность?

Любой по вашему решению. Если срок не указан, доверенность действует один год со дня выдачи.

Что будет, если УПД подпишет сотрудник без доверенности?

У покупателя могут возникнуть вопросы к вычету НДС и к подтверждению расходов, а налоговая при проверке вправе запросить документы о полномочиях подписанта. Риск снимается доверенностью или приказом, оформленными заранее.

Можно ли выдать доверенность от организации на несколько сотрудников?

Да. Можно оформить отдельную доверенность на каждого или одну на нескольких представителей — с подписью и образцом подписи каждого.

Когда подписей и доверенностей становится слишком много

Чтобы документы собирались без ручной сверки

Доверенности, приказы и УПД живут в разных папках, и перед отгрузкой кто-то вручную проверяет, есть ли у подписанта полномочия и не истёк ли срок.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы по шаблону, сверяют реквизиты и сроки и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»