Книга учета доходов и расходов для ип по подоходному налогу скачать

ИП на общем режиме платит с доходов НДФЛ и ведёт книгу учёта доходов и расходов — ту самую, которую чаще ищут как книгу по подоходному налогу. Ниже — что в ней заполняют, чем она отличается от книги на УСН и как вести записи в таблице Excel, чтобы в конце года не пересобирать всё заново.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Индивидуальный предприниматель

И. И. Иванов

ИНН 770123456789

2026 год

Книга учёта доходов и расходов и хозяйственных операций

индивидуального предпринимателя на общем режиме налогообложения

Начат 1 января 2026 г.

Учёт доходов и расходов ведётся в хронологическом порядке по мере совершения хозяйственных операций. Записи вносятся на основании первичных документов: кассовых чеков, платёжных поручений, накладных, актов, счетов-фактур.

Каждая операция отражается отдельной записью с указанием порядкового номера, даты, содержания операции, суммы дохода или расхода. Нумерация записей сквозная с начала года.

Книга ведётся по форме, утверждённой приказом Минфина России от 13.08.2002 № 86н и приказом Минфина России от 30.12.2005 № 167н. Раздел учёта доходов и расходов заполняется нарастающим итогом за квартал.

Исправление ошибки подтверждается подписью предпринимателя с указанием даты исправления.

Индивидуальный предприниматель

Индивидуальный предприниматель

____________ / И. И. Иванов /

Что такое книга учёта доходов и расходов ИП

Книга учёта доходов и расходов — документ, в котором предприниматель записывает каждую операцию: поступила оплата от клиента, ушёл платёж поставщику, начислена зарплата. По этим записям считают налоговую базу: у ИП на общем режиме — по НДФЛ, у ИП на УСН — по единому налогу.

«Подоходный налог» для предпринимателя — это НДФЛ с доходов от бизнеса. Форма книги для такого учёта утверждена совместным приказом Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430: в ней есть разделы учёта доходов и расходов, расчёта амортизации и учёта основных средств.

На УСН книга своя — её форма утверждена приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Путать две книги нельзя: в книге на УСН есть раздел расчёта расходов на основные средства и нематериальные активы, а отдельного раздела о взносах, уменьшающих налог, нет.

Что заполняет ИП на общем режиме

Раздел I «Доходы и расходы»: дата, номер записи, содержание операции, сумма дохода и сумма расхода.
Раздел II «Расчёт амортизации основных средств»: сведения об основных средствах и расчёт амортизации по применимым объектам.
Раздел III — расчёт амортизации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, не списанных на 1 января 2002 года.
Раздел IV «Расчёт амортизации нематериальных активов».
Раздел V — расчёт начисленных и выплаченных доходов в виде оплаты труда и удержанных с них налогов.
Итоги за квартал: доходы и расходы нарастающим итогом с начала года.

Что заполняет ИП на УСН

Титульный лист: год, ИНН, объект налогообложения.
Раздел 1 «Доходы и расходы»: дата, номер записи, содержание, доход, расход — только для объекта «доходы минус расходы»; при объекте «доходы» графа расходов не заполняется.
Раздел 2 «Расчёт расходов на основные средства и нематериальные активы»: когда и как списывается стоимость.
Раздел 3 «Расчёт суммы убытка, уменьшающей налоговую базу»: заполняется при объекте «доходы минус расходы», если есть переносимый убыток прошлых лет.
Раздел 4 — торговый сбор, уменьшающий налог при объекте «доходы» по деятельности, в отношении которой установлен такой сбор.

Книга учёта доходов и расходов для ИП на УСН: скачать бесплатно в Excel

Книгу для ИП на УСН можно скачать бесплатно в Excel: таблица повторяет разделы формы из приказа ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, а итоги в ней считаются формулами. Один файл — один год; графы доходов и расходов заполняются по датам операций; отдельного раздела о взносах, уменьшающих налог, в книге нет.

При объекте «доходы» графа расходов, относящаяся к объекту «доходы минус расходы», не заполняется. Взносы, уменьшающие налог, в отдельный раздел книги не вносят. При объекте «доходы минус расходы» заполняются обе графы, а расходы подтверждаются первичными документами.

Готовую книгу в Excel после заполнения за год выводят на бумагу, нумеруют, прошнуровывают и подписывают или подписывают файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Сдавать книгу в налоговую не нужно — её предъявляют по запросу при проверке.

Как вести книгу в Excel

Скачайте бланк и сохраните копию на год. Один файл — один налоговый год. Название файла с годом и фамилией: так проще найти нужную книгу через несколько лет.
Настройте графы под свой режим. На ОСНО оставьте доходы, расходы и амортизацию; на УСН — доходы, расходы и взносы. Лишние столбцы не нужны: книга должна читаться с одного взгляда.
Записывайте операцию в день, когда она случилась. Дата, номер по порядку, содержание и сумма. Нумерация сквозная с 1 января — не начинайте заново каждый квартал.
Подводите итог за квартал. Сложите доходы и расходы нарастающим итогом с начала года: эти цифры потом переносятся в декларацию.
Храните подтверждения. Чек, платёжное поручение, накладная, акт — к каждой записи. Книга без документов при проверке не доказывает расход.

Нужно ли сдавать книгу в налоговую

ИП на общем режиме книгу в налоговую не сдаёт: она ведётся для учёта и предъявляется по требованию при камеральной или выездной проверке.

ИП на УСН книгу тоже не сдают, но по итогам года представляют в налоговую декларацию по УСН, а книгу — по запросу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и подписана предпринимателем; на бумаге её заверяют до начала заполнения, в электронном виде — подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью после выгрузки.

Записи в книге ведут на русском языке, суммы — в рублях и копейках. Если операций много, электронная книга в Excel экономит время: итоги считаются формулами, а не вручную.

Частые ошибки

Ведут книгу на УСН по форме для общего режима — с амортизацией и без раздела взносов.
Пропускают записи и восстанавливают их задним числом: при проверке это выглядит как сокрытие дохода.
Считают доход по поступлению на счёт, а на УСН учитывают и авансы — книга расходится с декларацией.
Не хранят первичные документы: расход в книге есть, а подтвердить его нечем.
Забывают подписать и прошнуровать бумажную книгу до начала года.

Частые вопросы

Чем книга учёта доходов и расходов на ОСНО отличается от книги на УСН?

На общем режиме книга содержит разделы об амортизации и основных средствах и не содержит раздела о страховых взносах. На УСН книга содержит разделы доходов и расходов, расходов на основные средства и нематериальные активы, переноса убытков и торгового сбора. Отдельного раздела о взносах, уменьшающих налог, в ней нет. Формы утверждены разными приказами, и заменять одну другой нельзя.

Можно ли вести книгу в Excel?

Да. Электронная книга в Excel допустима, если после заполнения за год её вывести на бумагу, пронумеровать, прошнуровать и подписать или подписать файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Формулы итогов не заменяют сами записи — они должны быть видны по каждой операции.

Нужна ли книга ИП на патенте?

ИП на патенте ведёт отдельную книгу учёта доходов по патентной деятельности. Расходы в этой книге не учитывают.

Что будет, если не вести книгу?

Отсутствие книги — нарушение правил учёта доходов и расходов. Налоговая вправе запросить книгу при проверке, и без неё расходы не подтвердить, а доходы придётся доказывать документами. Штраф за отсутствие книги — по ст. 120 НК РФ.

Как исправить ошибку в книге?

Зачеркните неверную запись, напишите правильную рядом или ниже, поставьте подпись и дату исправления. Полностью переписывать книгу нельзя: исправление должно быть видно.

Когда книга собирается вручную и съедает вечера

Чтобы операции попадали в книгу сами

Предприниматель тратит часы на перенос платежей из банка и чеков в таблицу, а к концу года обнаруживает пропуски и расхождения с декларацией.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают выписки и первичные документы, раскладывают операции по графам книги и приносят готовые записи на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»