Журнал регистрации доверенностей: образец и бланк

Журнал регистрации доверенностей — внутренний документ компании, куда записывают каждую выданную доверенность: номер, дату, кому и на что выдана, срок действия и отметку о возврате. Закон вести его не обязывает, но без журнала легко потерять доверенность, которая действует, или пропустить истёкшую. Ниже — бланк в Word и Excel и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Начат 11 января 2026 г.

Окончен __________

Журнал регистрации доверенностей

на 2026 год

2026 г.

1. Доверенность № 1 от 11.01.2026, срок действия — 31.12.2026, выдана менеджеру А. С. Орлову на получение товара у ООО «Поставка», наряд № 14 от 10.01.2026. Расписка получившего — 11.01.2026. Отметка о выполнении — товар получен по накладной № 87 от 15.01.2026, доверенность возвращена 16.01.2026.

2. Доверенность № 2 от 20.01.2026, срок действия — до 30.06.2026, выдана бухгалтеру М. И. Соколовой на представление интересов в налоговой инспекции. Расписка получившего — 20.01.2026. Отметка о выполнении — доверенность возвращена 01.07.2026.

Журнал ведёт

Секретарь

____________ / Л. П. Егорова /

Ответственный за регистрацию

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен журнал регистрации доверенностей

Доверенность — письменное полномочие, которое одно лицо выдаёт другому на сделки или действия от своего имени (ст. 185 ГК РФ). Обязанности вести журнал выдачи доверенностей в Гражданском кодексе нет, и единой утверждённой формы тоже нет. Компания закрепляет форму своим приказом или приложением к инструкции по делопроизводству.

Журнал решает три задачи. Первая — видеть, какие доверенности действуют прямо сейчас и когда истекают. Вторая — знать, у кого на руках документ с правом подписи от имени компании. Третья — подтвердить проверяющим или контрагенту, что доверенность выдана и полномочия не прекращены.

Для получения товара доверенности нередко оформляют массово. В таких случаях удобен журнал учёта выданных доверенностей: в нём видно, по какому наряду или счёту выдана доверенность и вернули ли её после получения груза.

Какие графы включить в журнал

Порядковый номер доверенности и дата выдачи.
Срок действия: до какой даты доверенность работает.
Кому выдана: должность, фамилия, имя, отчество получателя, паспортные данные, если доверенность требует их указания.
На что выдана: получить товар, подписать документы, представлять интересы в суде или в налоговой.
Основание: договор, наряд, счёт, приказ.
Расписка лица, получившего доверенность, с датой.
Отметка о выполнении поручения или о возврате доверенности.
Отметка об отмене или прекращении доверенности, если её отозвали раньше срока.
Подпись того, кто ведёт журнал.

Как вести журнал

Утвердите форму приказом. Опишите в приказе или инструкции по делопроизводству, кто ведёт журнал, где он хранится и какие графы в нём есть: так не будет споров, что и как записывать.
Пронумеруйте и прошнуруйте. Заведите журнал на год или на несколько лет, пронумеруйте страницы, прошнуруйте и скрепите подписью руководителя и печатью, если печать есть.
Записывайте при выдаче. В день подписания доверенности внесите запись: номер, дату, получателя, полномочия и срок. Номер доверенности и номер записи в журнале должны совпадать.
Берите расписку. Получатель расписывается в журнале за полученный документ — так видно, что доверенность у него на руках.
Отмечайте возврат и отмену. Когда поручение выполнено или доверенность вернули, поставьте отметку с датой. Если доверенность отозвали, запишите дату отмены и кому сообщили.
Проверяйте сроки. Раз в месяц просматривайте журнал: по доверенностям с истекающим сроком решайте, продлевать их или закрывать.

Частые ошибки

Ведут журнал в свободной форме, а потом не могут доказать, кому и когда выдали доверенность.
Не указывают срок действия — и доверенность живёт в журнале годами, хотя человек уже уволился.
Не берут расписку получателя: непонятно, вернули документ или он потерян.
Забывают отметить отмену доверенности, и по ней продолжают подписывать документы.
Хранят журнал у разных сотрудников: часть записей теряется при увольнении ответственного.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма журнала регистрации доверенностей?

Нет. Унифицированной формы нет, обязанность вести журнал законом не установлена. Компания сама утверждает форму приказом или приложением к инструкции по делопроизводству. Можно взять за основу старую форму М-3, утверждённую постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241, но она отменена и обязательной не является.

Чем журнал регистрации доверенностей отличается от журнала учёта выданных доверенностей?

По сути это один документ. «Регистрация» — запись о выдаче, «учёт» — те же записи плюс отметки о выполнении поручения и возврате. Название выбирает компания, на силу доверенности оно не влияет.

Нужно ли хранить копии самих доверенностей?

Закон этого не требует, но практика полезная: копия рядом с записью в журнале позволяет восстановить текст, если оригинал потерян. Храните копии вместе с журналом.

Сколько хранить журнал доверенностей?

Срок зависит от содержания и вида деятельности. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Журнал учёта доверенностей храните пять лет по перечню Росархива. Если по конкретным документам нужен более длительный срок, закрепите его в номенклатуре дел.

Можно ли вести журнал в Excel?

Можно, если компания так решила. Электронный журнал удобнее искать, но подпись получателя в нём сложнее подтвердить. Часто делают гибрид: записи в таблице, а расписку берут на бумаге или в электронном виде с усиленной подписью.

Что делать, если доверенность потеряли?

Запишите в журнале, когда и при каких обстоятельствах потеряли, и решите, отзывать ли доверенность. Если она выдана на сделки, отмена и уведомление контрагентов снимут риск, что по ней подпишут что-то лишнее.

Когда бумаги отнимают время у собственника

Чтобы рутина с доверенностями и заявками не держала бизнес

Журналы, доверенности и заявки кажутся мелочью, пока не начнут теряться документы и полномочия. Каждую запись надо внести, проверить срок и напомнить ответственному.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные и напоминают о сроках — руководителю остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»