Журнал регистрации приказов по личному составу: образец и бланк

Журнал регистрации приказов по личному составу фиксирует каждый кадровый приказ: приём, перевод, увольнение, отпуск, поощрение. Ниже — образец заполнения и бланк, который можно распечатать или вести в таблице.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал регистрации приказов по личному составу

Начат: 1 января 2026 г.

Окончен: 31 декабря 2026 г.

Ответственный: инспектор по кадрам Петрова А. И.

Журнал регистрации приказов по личному составу

начат 1 января 2026 г., окончен 31 декабря 2026 г.

2026 г.

Запись № 1. Приказ от 09.01.2026 № 3-лс. Принят на работу менеджером Сидоров И. П. с 09.01.2026, оклад 70 000 руб. Основание: трудовой договор от 09.01.2026 № 3.

Запись № 2. Приказ от 15.01.2026 № 4-лс. Переведён на должность старшего менеджера Петров В. В. с 16.01.2026. Основание: дополнительное соглашение от 15.01.2026 № 2.

Запись № 3. Приказ от 20.01.2026 № 5-лс. Уволен по собственному желанию бухгалтер Иванова С. М. с 20.01.2026. Основание: заявление от 19.01.2026.

Ответственный за ведение журнала

Инспектор по кадрам

____________ / А. И. Петрова /

Что такое журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу — это учётный документ, в котором кадровая служба или бухгалтерия записывает каждый изданный приказ о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке, поощрении или дисциплинарном взыскании. Запись подтверждает, что приказ существует, и помогает быстро найти его номер и дату.

Закон не устанавливает единой формы такого журнала. Компания может разработать её сама и закрепить в инструкции по делопроизводству. Обычно ориентируются на ГОСТ Р 7.0.97-2025 и на примерные формы, которые предлагают профильные издания. Главное — чтобы из журнала было понятно, какой приказ, когда и о чём издан.

Иногда такой журнал называют книгой приказов по личному составу или книгой приказов по кадрам. Это не официальное название, а обиходное: суть та же — учёт кадровых приказов. Если в вашей компании принято говорить «книга учёта приказов по личному составу», можно использовать это название на титульном листе, но форму лучше утвердить приказом руководителя.

Какие графы включить в журнал учёта приказов по личному составу

Порядковый номер записи.
Дата приказа.
Регистрационный номер приказа (например, 3-лс).
Краткое содержание приказа: о чём он (приём, перевод, увольнение, отпуск).
ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ.
Основание: трудовой договор, заявление, дополнительное соглашение, служебная записка.
Кто подписал приказ.
Отметка о направлении приказа в дело (номер дела по номенклатуре).

Как заполнять журнал регистрации приказов по кадрам

Заведите журнал на календарный год. На титульном листе укажите организацию, название журнала, даты начала и окончания. Пронумеруйте страницы, прошейте и скрепите печатью, если этого требует инструкция по делопроизводству.
Присвойте приказу номер. Кадровые приказы нумеруют отдельно от приказов по основной деятельности, с индексом «лс» или «к». Нумерация сквозная в течение года.
Внесите запись в день подписания. Записывайте приказ сразу после подписания, чтобы не пропустить и не перепутать очерёдность.
Укажите основание. Сошлитесь на документ, который стал причиной приказа: заявление работника, трудовой договор, дополнительное соглашение.
Отметьте, куда передан приказ. После регистрации приказ подшивают в дело. В журнале можно указать номер дела по номенклатуре дел.
Храните журнал установленный срок. Срок хранения зависит от вида приказов. Кадровые приказы о приёме, переводе, увольнении хранят долго, а некоторые другие — меньше. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Частые ошибки

Путают журнал по личному составу с книгой приказов по основной деятельности: это разные документы, и нумерация у них отдельная.
Не ставят индекс «лс» или «к» — приказы разных видов смешиваются, найти нужный сложно.
Заполняют журнал задним числом: запись должна появляться в день подписания приказа.
Не указывают основание — при проверке непонятно, почему издан приказ.
Ведут журнал в свободной форме без утверждения в инструкции по делопроизводству — тогда к нему могут быть вопросы у проверяющих.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу?

Закон не требует именно журнала, но работодатель обязан вести учёт кадровых документов. Журнал — удобный способ подтвердить, что приказ издан и не потерян. Если компания ведёт электронный документооборот, запись может делаться в системе.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству и система обеспечивает сохранность записей. Для проверок может понадобиться выгрузка на бумаге.

Чем журнал по личному составу отличается от книги приказов по основной деятельности?

В журнале по личному составу регистрируют приказы о работниках: приём, перевод, увольнение, отпуск, поощрение. В книге по основной деятельности — приказы о работе компании: утверждение положений, назначение ответственных, проведение инвентаризации. Это два разных учётных документа.

Нужно ли прошивать журнал?

Если компания ведёт бумажный журнал, его обычно прошивают, нумеруют страницы и скрепляют подписью руководителя и печатью (при наличии). Требование закрепляют в инструкции по делопроизводству.

Сколько хранить журнал?

Срок зависит от вида приказов, которые в нём зарегистрированы. Приказы о приёме, переводе и увольнении хранят долго, другие — меньше. Конкретные сроки компания устанавливает по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляет в номенклатуре дел.

Где скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу

Готовый образец журнала регистрации приказов по личному составу можно скачать бесплатно на сайтах по кадровому делопроизводству, например на «Кадровике-практике». Там же есть примерные формы книги учёта приказов по кадрам и журнала регистрации приказов о приёме на работу. Скачанный бланк нужно адаптировать под свою компанию: добавить или убрать графы, утвердить форму приказом руководителя.

Если вы ищете книгу регистрации приказов по личному составу, учтите: это то же самое, что журнал. Скачать можно любой понравившийся бланк и переименовать его на титульном листе. Главное — чтобы в нём были графы для номера, даты, содержания приказа и основания.

Когда кадровые документы отнимают время у бизнеса

Чтобы приказы и журналы собирались без ручной работы

Каждый приказ нужно зарегистрировать, проверить основание и подшить в дело. В небольшой компании это делает один человек, и на это уходят часы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят проекты приказов по шаблону, проверяют основания и вносят записи в журнал. Руководителю остаётся подписать готовый документ.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»