Акт приема передачи топливной карты: образец простой

Топливная карта привязана к расчётам с поставщиком топлива, и по ней компания тратит деньги. Акт приёма-передачи фиксирует, что карту получил конкретный сотрудник, в каком она состоянии и с каким остатком.

Без акта сложно доказать, у кого карта и когда она пропала: при увольнении сотрудник может сказать, что карту не брал, а бухгалтерия не увидит, куда делись деньги с лимита. Акт закрывает этот пробел — его подписывают обе стороны в день передачи.

Обязательной формы закон не устанавливает. Компания вправе утвердить свой бланк приказом или приложением к учётной политике, а для расчётов с работником хватит простого акта с подписями.

Водителю карту выдают чаще всего: он заправляет служебный автомобиль и тратит лимит. В акте для водителя добавьте данные автомобиля — марку, модель и государственный номер, — чтобы было видно, на какую машину рассчитана карта.

Если водителей несколько и карт тоже, на каждого оформляйте отдельный акт: общий список на всех неудобен при увольнении одного из них. При замене карты (утеря, истечение срока) оформляйте новый акт, а старую карту принимайте по акту возврата или списывайте по приказу.

Когда карты получает сразу группа — например, несколько водителей или сотрудников отдела, — можно оформить один акт со списком. В таблице укажите по каждому: фамилию и должность, номер карты, лимит, остаток и автомобиль.

Каждый сотрудник подписывает акт в своей строке или в конце — так видно, что карту получил именно он. Один общий акт удобнее хранить, но при споре по конкретному человеку придётся делать выписку, поэтому для небольших групп проще отдельные акты на каждого.

При увольнении, переводе на другую должность или уходе в длительный отпуск карту возвращают по акту. В нём фиксируют остаток на дату возврата, состояние карты и то, что сотрудник претензий по расчётам не имеет.

Если карта утеряна, сотрудник пишет объяснительную, а компания издаёт приказ о блокировке карты у поставщика топлива. Взыскать подтверждённый ущерб можно в порядке Трудового кодекса: сумму не выше среднего месячного заработка — по распоряжению работодателя в течение месяца со дня окончательного установления размера ущерба; в случаях, предусмотренных статьёй 248 ТК РФ, — через суд. Работник также может возместить ущерб добровольно.