Бланки трудовых книжек: форма и вкладыш

Бланк трудовой книжки — защищённый документ с титульным листом, разделами «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». С 1 января 2023 года действует форма, утверждённая приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Ниже — что изменилось в бланке, где его взять, когда нужен вкладыш и в каком случае оформляют дубликат.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Серия и номер бланка: ТК-IV № 0000000

Дата заполнения: 16 ноября 2026 г.

Трудовая книжка

титульный лист и разделы

Вкладыш серия ВК № 0000000

Фамилия, имя, отчество: Иванова Мария Сергеевна. Дата рождения: 4 марта 1994 г. Образование: высшее. Профессия, специальность: экономист.

Дата заполнения: 16 ноября 2026 г. Подпись владельца книжки: Иванова. Подпись лица, заполнившего книжку: Петрова. Печать при наличии.

Сведения о работе: запись № 1 от 16.11.2026 — принята на должность экономиста в планово-экономический отдел. Запись № 2 от 16.11.2026 — принята на должность бухгалтера.

Сведения о награждении: запись № 1 от 16.11.2026 — объявлена благодарность приказом от 16.11.2026 № 42.

Владелец книжки

Иванова М. С.

____________ / /

Лицо, заполнившее книжку

Инспектор по кадрам Петрова А. Н.

____________ / /

Какая форма бланка действует

Форму трудовой книжки и вкладыша в неё утверждает Минтруд: часть вторая статьи 66 Трудового кодекса относит это к его полномочиям. Действующая форма введена приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, постановлением Правительства от 24.07.2021 № 1250 она введена в действие с 1 января 2023 года.

От прежнего бланка 2003 года новая форма отличается немного: на титульном листе у отчества и места печати появилась пометка «при наличии», изменилось число разворотов в разделах — под сведения о работе отведено 14 разворотов вместо 10, под награждения 7 вместо 10. Во вкладыше — 12 разворотов для работы и 5 для награждений.

Что входит в бланк

Титульный лист: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность, дата заполнения, подписи владельца и заполнившего, печать при наличии.
Раздел «Сведения о работе»: 14 разворотов — таблица с графами о приёме, переводе, увольнении, реквизитами приказа и ссылкой на статью Трудового кодекса.
Раздел «Сведения о награждении»: 7 разворотов — наименование награды, кем и когда награждён.
Вкладыш: отдельный бланк того же образца, вшивается в книжку, без книжки недействителен.

Когда нужен новый бланк

Дубликат при утрате или порче. Если книжка потеряна, пришла в негодность или в ней есть недействительная запись об увольнении или переводе, работник пишет заявление, и работодатель оформляет дубликат на новом бланке.
Вкладыш при нехватке места. Когда в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» не остаётся свободных строк, оформляют вкладыш: он продолжает книжку и хранится вместе с ней.
Первый документ. Тем, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не заводят: сведения о трудовой деятельности ведут в электронном виде по статье 66.1 Трудового кодекса.
Замена не нужна. Книжки прежнего образца, выданные до 2023 года, действительны и обменивать их не требуется — записи в них вносят в обычном порядке.

Где взять бланк

Печатать бланки вправе любое предприятие, которое выполняет требования к защищённой полиграфической продукции; перечень изготовителей публикует «Гознак».
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии нужное количество бланков книжек и вкладышей — пункт 44 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н.
Остатки бланков старого образца можно использовать без ограничения срока, пока они не закончатся; затем закупают бланки новой формы — пункт 3 постановления Правительства № 1250.
Скачанный из сети образец годится, чтобы подготовить запись или показать сотруднику, как будет выглядеть документ; для самой книжки нужен бланк фабричного изготовления.

Как заполняют бланк

Записи вносят ручкой, разборчиво, без сокращений: сначала номер записи по порядку, затем дата, сведения о приёме, переводе или увольнении, реквизиты приказа. Даты во всех разделах пишут арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным.

Работодатель назначает приказом уполномоченное лицо, которое ведёт, хранит, учитывает и выдаёт книжки. Ознакомление работника с записями при увольнении прежние правила требовали заверять его подписью в самой книжке; по действующему Порядку подпись работника нужна в личной карточке, а в книжке расписывается владелец на титульном листе.

Частые вопросы

Можно ли продолжать пользоваться бланками старого образца?

Да. Пункт 3 постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250 разрешает использовать имеющиеся бланки книжек и вкладышей прежней формы без ограничения срока, пока они не закончатся. Книжки, уже выданные работникам, обменивать не нужно.

Обязательно ли покупать бланк у «Гознака»?

Нет. Бланки печатает любое предприятие, которое выполняет требования к такой полиграфической продукции; список изготовителей «Гознак» публикует на своём сайте. Работодателю важно, чтобы бланк соответствовал форме по приказу № 320н.

Кто платит за бланк и вкладыш?

Работодатель. Он обязан постоянно иметь нужное количество бланков книжек и вкладышей, а расходы на их приобретение несёт за счёт своих средств.

Что делать, если в книжке закончилось место?

Оформить вкладыш: он вшивается в книжку, без неё недействителен, и записи дальше ведут в нём. Вкладыш оформляют на бланке той же формы, что и книжка.

Когда оформляют дубликат?

При утрате книжки, её порче или наличии недействительной записи о переводе либо увольнении. Работник пишет заявление, работодатель заводит дубликат на новом бланке и переносит в него сведения о работе и награждения по прежнему документу.

Заводят ли бумажную книжку впервые принятому на работу?

Нет. Если человек впервые поступает на работу с 1 января 2021 года, сведения о его трудовой деятельности ведут в электронном виде, а бумажную трудовую книжку не оформляют.

Когда кадровые бумаги отнимают время у собственника

Чтобы рутина с документами шла без вас

Бланки, дубликаты, вкладыши и записи в книжках — мелкая работа, которая повторяется каждый месяц и держит на себе кадровый учёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные сотрудника и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»