Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Должностная инструкция менеджера по персоналу: образец

Должностная инструкция закрепляет за менеджером по персоналу его участок работы: подбор, оценку, кадровые документы и общение с кандидатами. Ниже — образец с обязанностями, правами и ответственностью и бланк, в который вписывают свою компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 71 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

менеджера по персоналу

№ 12

1. Общие положения

1.1. Менеджер по персоналу относится к категории специалистов, принимается и увольняется приказом генерального директора и подчиняется непосредственно директору по персоналу.

1.2. На должность менеджера по персоналу назначается лицо с высшим образованием и опытом работы в подборе или кадровом администрировании не менее одного года.

1.3. Менеджер по персоналу руководствуется трудовым законодательством, локальными актами ООО «Ромашка», приказами руководителя и настоящей инструкцией.

2. Обязанности

2.1. Ведёт информацию о вакантных должностях и кандидатах, готовит и размещает объявления о найме, работает с откликами и базой кандидатов.

2.2. Сопровождает кандидатов на всех этапах поиска, подбора и отбора, информирует их о результатах.

2.3. Готовит запросы о кандидатах и уведомления в государственные органы и представительные органы работников в случаях, предусмотренных законом, и обрабатывает полученные сведения.

2.4. Организует и проводит оценку персонала: анализирует структуру и вакантные должности, составляет план оценки, подбирает методы и средства, оформляет результаты.

2.5. Оформляет кадровые документы по приёму, переводу и увольнению, ведёт личные карточки и трудовые книжки, готовит сведения для отчётности по работникам.

2.6. Сопровождает договоры на обеспечение организации персоналом, включая подготовку к их заключению.

3. Права

3.1. Запрашивать у руководителей подразделений сведения, нужные для подбора и оценки персонала.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы с персоналом и по кандидатам на вакантные должности.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его участка работы.

4. Ответственность

4.1. Менеджер по персоналу отвечает за ненадлежащее исполнение своих обязанностей, за правонарушения, совершённые при работе, и за причинение материального ущерба — в пределах, установленных трудовым законодательством.

4.2. Отвечает за разглашение сведений о кандидатах и работниках, ставших известными при работе.

С инструкцией ознакомлен(а):

Менеджер по персоналу ____________ А. А. Сидорова

Утверждает

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Ознакомлен

Менеджер по персоналу

____________ / А. А. Сидорова /

Зачем менеджеру по персоналу должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ компании. Она переводит штатную единицу в понятный набор обязанностей: что менеджер по персоналу делает сам, что согласует с руководителем и за что отвечает.

Закон обязывает работодателя знакомить работника с локальными актами, связанными с его работой, под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Инструкция не заменяет трудовой договор: в договоре — условия работы и оплата, в инструкции — содержание работы.

Форму закон не устанавливает. Компания утверждает инструкцию приказом или грифом «УТВЕРЖДАЮ» и хранит вместе с трудовым договором работника.

Что входит в обязанности менеджера по персоналу

  • Подбор: объявления о вакансиях, работа с откликами, база кандидатов, сопровождение кандидата на всех этапах отбора и сообщение о результате.
  • Запросы и уведомления: подготовка сведений о кандидатах в государственные органы и в представительные органы работников, когда это требует закон.
  • Оценка персонала: анализ структуры и вакантных должностей, план оценки, методы и средства, оформление результатов.
  • Кадровое сопровождение: документы по приёму, переводу и увольнению, личные карточки, сведения для отчётности по работникам.
  • Договоры на обеспечение персоналом: подготовка к заключению и сопровождение.
  • Общение с руководителями подразделений: заявки на подбор, требования к кандидатам, обратная связь по испытательному сроку.

Как составить инструкцию под свою компанию

  1. Определите место в структуре. Кому подчиняется менеджер по персоналу и кто его принимает: генеральный директор, директор по персоналу, руководитель службы. Одна строка в разделе «Общие положения» снимает половину споров.
  2. Перечислите обязанности по факту. Возьмите то, что человек реально делает: подбор, оценку, кадровые документы. Не копируйте чужой список целиком — лишние пункты потом требуют с работника.
  3. Разделите подбор и кадровое администрирование. В небольшой компании это один человек, в крупной — разные. Если в компании есть отдельный кадровик, уберите из инструкции менеджера по персоналу оформление приёма и увольнения.
  4. Дайте права под обязанности. Доступ к заявкам руководителей, к базе кандидатов, право запрашивать сведения. Без этого обязанности не выполняются.
  5. Опишите ответственность. Общие формулировки по ТК РФ плюс то, что важно компании: конфиденциальность сведений о кандидатах и работниках.
  6. Ознакомьте под подпись. Работник ставит дату и подпись на самом документе или на отдельном листе ознакомления. Храните инструкцию вместе с трудовым договором.

Частые ошибки

  • Список обязанностей скопирован из чужой инструкции: в нём есть то, чего в компании нет, и нет того, что делают каждый день.
  • В инструкции указан оклад или премия — это условия трудового договора, и менять их инструкцией нельзя.
  • Обязанности пересекаются с инструкцией кадровика или рекрутера: два человека отвечают за одно, и в итоге не отвечает никто.
  • Нет подписи об ознакомлении: при споре работодателю нечем подтвердить, что работник знал свои обязанности.
  • Инструкцию утвердили один раз и не пересматривали после изменения структуры: обязанности разошлись с реальностью.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Отдельного закона об обязательности инструкции нет. Но обязанности работника нужно закрепить: их указывают в трудовом договоре или в должностной инструкции, с которой работника знакомят под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Чем должностная инструкция отличается от трудового договора?

Трудовой договор — соглашение сторон: работа, оплата, режим, место. Инструкция — внутренний документ о содержании работы: обязанности, права, ответственность. Условия договора инструкцией не меняют.

Можно ли изменить инструкцию без согласия работника?

Если меняется трудовая функция, нужно согласие работника в порядке ст. 72–74 ТК РФ. Уточнить формулировки, не меняя функцию, можно, ознакомив работника с новой редакцией под подпись.

Нужно ли знакомить с инструкцией кандидата до приёма?

Закон требует ознакомить работника до начала работы. Показать инструкцию на собеседовании полезно: кандидат сразу видит, что от него ждут.

Сколько хранить должностную инструкцию?

Инструкция входит в личное дело и хранится вместе с документами по личному составу. Сроки компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать в журнале

Когда инструкции и регламенты пишутся годами

Чтобы рутинные документы собирались сами

Инструкции, заявки на подбор и согласования отнимают у руководителя часы: каждую бумагу надо прочитать, сверить с шаблоном и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы