Должностная инструкция бухгалтера по авансовым отчетам

Должностная инструкция закрепляет за бухгалтером проверку авансовых отчётов и расчётов с подотчётными лицами: какие документы он принимает, что сверяет, какие сроки держит и за что отвечает. Ниже — готовый текст и бланк, который подстраивают под свою компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 71 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

бухгалтера по авансовым отчетам

1. Общие положения. 1.1. Бухгалтер по авансовым отчетам относится к категории специалистов и подчиняется главному бухгалтеру. 1.2. На должность назначают лицо с высшим или средним профессиональным образованием по направлению подготовки «Экономика и управление» и стажем работы по учёту не менее года. 1.3. Бухгалтер руководствуется в работе законодательством о бухгалтерском учёте, локальными актами компании, приказами руководителя и настоящей инструкцией. 1.4. Бухгалтер знакомится с правилами выдачи наличных под отчёт, установленными Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У, и с порядком ведения кассовых операций.

2. Должностные обязанности. 2.1. Принимает, проверяет и обрабатывает авансовые отчёты работников вместе с оправдательными документами. 2.2. Сверяет суммы выданного аванса, фактически израсходованные суммы и остаток или перерасход по каждому отчёту. 2.3. Проверяет первичные документы: наличие обязательных реквизитов, соответствие цели расхода выданному авансу, правильность арифметических подсчётов и выделения НДС. 2.4. Отражает операции по расчётам с подотчётными лицами на счетах бухгалтерского учёта и в регистрах. 2.5. Следит за сроками, в которые работник обязан отчитаться за полученные суммы, и сообщает главному бухгалтеру о просроченных отчётах. 2.6. Оформляет возврат неиспользованного остатка в кассу или выплату перерасхода и готовит документы для удержаний, если работник не вернул остаток. 2.7. Готовит данные по подотчётным суммам для учёта налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов и передаёт их ответственному бухгалтеру. 2.8. Формирует и хранит документы по авансовым отчётам в порядке, установленном локальными актами компании.

3. Права. 3.1. Требовать от работников полного комплекта оправдательных документов и письменных пояснений по расходам. 3.2. Возвращать авансовый отчёт на доработку, если документы оформлены неверно или не хватает подтверждений. 3.3. Вносить главному бухгалтеру предложения об изменении порядка выдачи авансов и форм отчётности. 3.4. Получать от структурных подразделений сведения, нужные для проверки расчётов с подотчётными лицами.

4. Ответственность. 4.1. Бухгалтер отвечает за достоверность и своевременность отражения расчётов с подотчётными лицами в учёте в пределах, установленных трудовым договором и законом. 4.2. За разглашение сведений, ставших известными в работе, — в порядке, установленном законом. 4.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей — в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Смирнова /

С инструкцией ознакомлен

Бухгалтер

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна инструкция бухгалтера по авансовым отчетам

Авансовый отчёт проходит через одного человека: он принимает документы, сверяет суммы, отражает операции в учёте и следит, чтобы работник отчитался в срок. Пока обязанности не описаны, проверка держится на памяти и привычках сотрудника, а при его уходе или отпуске отчёты зависают.

Должностная инструкция закрывает эту дыру: перечисляет, что бухгалтер обязан проверить, какие документы вправе потребовать и за что отвечает. Она дополняет трудовой договор, но не заменяет его: конкретные условия труда и оплату задаёт договор, а инструкция описывает саму работу.

Что входит в обязанности

Принять авансовый отчёт и оправдательные документы, проверить комплектность.
Сверить выданный аванс, израсходованную сумму и остаток или перерасход.
Проверить первичные документы: реквизиты, цель расхода, арифметику, выделение НДС.
Отразить расчёт с подотчётным лицом на счетах учёта и в регистрах.
Проследить срок отчёта и сообщить о просрочке главному бухгалтеру.
Оформить возврат остатка в кассу или выплату перерасхода, подготовить документы на удержание.
Передать данные по подотчётным суммам для налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов.
Хранить документы по авансовым отчётам в установленном компанией порядке.

Как составить инструкцию под свою компанию

Возьмите готовый текст. Основу из документа выше можно использовать как есть: она уже разложена на общие положения, обязанности, права и ответственность.
Привяжите к своей структуре. Укажите, кому подчиняется бухгалтер, с какими отделами работает и кто его замещает на время отпуска.
Опишите сроки отчёта. Впишите срок отчёта по подотчётным суммам, установленный руководителем. По возвращении из командировки работник представляет авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней.
Назовите свои формы. Перечислите формы авансового отчёта и учётные регистры, которые ведёт бухгалтер, чтобы не было расхождений с учётной политикой.
Утвердите и ознакомьте. Инструкцию утверждает руководитель, а работник знакомится с ней под подпись при приёме на работу или переводе.

Частые ошибки

Инструкция дублирует трудовой договор: в ней появляются оклад, премии и режим работы, которые к обязанностям не относятся.
Обязанности описаны общими словами «ведёт учёт расчётов» без указания, что именно проверяет бухгалтер и какие документы требует.
Нет срока отчёта — бухгалтер не может определить просрочку и напомнить работнику.
Инструкцию составили, но не ознакомили работника под подпись: при споре о неисполнении обязанностей документ не поможет.
Список обязанностей не обновляют, когда меняется порядок выдачи авансов или формы отчётности.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Обязательной для всех компаний её закон не делает. Но обязанности работника нужно закрепить: их перечисляют в трудовом договоре или в должностной инструкции, на которую договор ссылается. Без такого документа требовать исполнения обязанностей и наказывать за их неисполнение сложно.

Можно ли включить обязанности прямо в трудовой договор вместо инструкции?

Можно. Тогда инструкция не нужна, но договор станет подробным, а менять обязанности придётся через дополнительное соглашение. Инструкция удобнее там, где обязанности часто уточняют.

Кто утверждает должностную инструкцию?

Руководитель компании. Главный бухгалтер обычно согласует текст, потому что инструкция описывает работу в его подчинении.

Нужно ли знакомить бухгалтера с инструкцией под подпись?

Да, при приёме на работу или переводе на должность работника знакомят с локальными актами, которые связаны с его работой. Подпись на листе ознакомления подтверждает, что обязанности ему известны.

Какой срок отчёта по подотчётным суммам указывать в инструкции?

Срок отчёта по подотчётным суммам устанавливает руководитель. По командировочным расходам работник представляет авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения. В инструкции бухгалтера достаточно указать, что он следит за сроками и сообщает о просрочке.

Что делать, если работник не вернул остаток аванса?

Бухгалтер фиксирует задолженность и передаёт сведения главному бухгалтеру. Дальше работнику предлагают вернуть остаток добровольно, а при отказе удержание проводят в порядке и пределах, которые устанавливает Трудовой кодекс РФ.

Пока отчёты проверяют вручную, один бухгалтер держит весь поток

Чтобы рутинная проверка авансовых отчётов шла без задержек

Авансовые отчёты, чеки и служебные записки приходят десятками, и каждый надо сверить с авансом, целью расхода и лимитами. На это уходит день, а ошибки всплывают уже в учёте.

Я собираю ИИ-агентов, которые принимают такие документы по шаблону, сверяют суммы и реквизиты и приносят бухгалтеру готовый результат проверки.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»