Журнал кассира-операциониста: образец заполнения

Журнал кассира-операциониста — прошнурованная книга, где по каждой смене записывают показания кассового аппарата и выручку. Ниже — заполненный образец по форме КМ-4 и порядок записей от открытия смены до сдачи выручки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», магазин на ул. Ленина, 5

ККТ «Штрих-М», заводской номер 0012345678

Кассир-операционист И. И. Иванова

Журнал кассира-операциониста

по форме КМ-4, лист на смену

16 ноября 2026 г.

Смена открыта в 09:00. Показания счётчика на начало смены — 148 250,00 ₽, на конец предыдущей смены — 148 250,00 ₽.

Показания на конец смены — 164 830,00 ₽. Выручка за смену — 16 580,00 ₽, из них оплачено наличными 9 300,00 ₽, картой 7 280,00 ₽.

Возвратов и отменённых чеков за смену нет. Наличные сданы в кассу организации по приходному ордеру № 214.

Смена закрыта в 21:00. Z-отчёт снят, подписи кассира и администратора стоят.

Кассир-операционист

Кассир-операционист

____________ / И. И. Иванова /

Администратор

Администратор смены

____________ / П. П. Петров /

Что за документ и кому он нужен

Журнал кассира-операциониста — книга, в которой по каждой смене фиксируют показания счётчиков кассового аппарата и сумму выручки. Форму КМ-4 утвердил Госкомстат постановлением от 25.12.1998 № 132.

Раньше журнал был обязателен для всех, кто применял кассовую технику. Сейчас закон о применении ККТ (54-ФЗ) требует от продавца хранить фискальные данные в самой кассе и передавать их в налоговую, а вести журнал на бумаге закон не обязывает. Многие компании и ИП продолжают его вести для внутреннего контроля: так видно, сколько прошло через кассу за смену и сходится ли это с инкассацией.

Что подготовить до первой записи

Прошнуровать журнал, пронумеровать листы и скрепить подписью руководителя и печатью, если она есть.
Заполнить титульный лист: название организации, адрес точки, модель и заводской номер ККТ, данные о кассире.
Сверить показания счётчиков на начало смены с записью о конце предыдущей смены.
Проверить, что касса зарегистрирована в налоговой и на ней есть фискальный накопитель.
Договориться, кто подписывает журнал кроме кассира: обычно администратор смены или руководитель.

Как заполнить журнал кассира-операциониста

Откройте смену. Запишите дату, время начала смены и показания счётчика на начало. Они должны совпадать с показаниями на конец прошлой смены.
Ведите записи в течение дня. Если в журнале есть графы для выручки по часам или по видам оплаты, вносите суммы по мере поступления: наличные, карты, безналичные переводы.
Закройте смену. Снимите Z-отчёт, запишите показания счётчика на конец смены и посчитайте выручку: из конечных показаний вычтите начальные.
Разделите выручку по способу оплаты. Отдельно укажите, сколько принято наличными и сколько безналичными. Наличные сверьте с суммой, которую сдаёте в кассу организации.
Поставьте подписи. Распишитесь сами и дайте подписать администратору или руководителю. Без подписей запись легко оспорить при внутренней проверке.
Исправьте ошибку по правилам. Зачеркните неверную цифру одной чертой, рядом напишите верную, поставьте дату исправления и подписи тех же людей.

Что писать в графах формы КМ-4

Номер смены по порядку и дата — с начала ведения журнала.
Показания счётчика на начало смены — сумма, которая стоит на счётчике при открытии.
Показания счётчика на конец смены — после снятия Z-отчёта.
Выручка за смену — разница между конечными и начальными показаниями.
Сдано наличными — сумма, переданная в кассу организации по приходному ордеру.
Сдано безналичными — оплата картами и переводами, которая прошла через эквайринг.
Подписи кассира и администратора с расшифровкой.

Что важно помнить про закон

С 54-ФЗ каждая касса формирует фискальные документы и передаёт их оператору фискальных данных, а тот — в налоговую. Поэтому проверять выручку налоговая может по данным кассы, а журнал нужен для порядка внутри компании.

Если компания работает без кассы по законным основаниям или применяет автоматическое устройство для расчётов без участия кассира, журнал кассира-операциониста к такой точке не относится: там нет смены кассира и нет показаний, которые надо переписывать в книгу.

Хранить журнал стоит столько же, сколько первичные документы за тот же год: он подтверждает, что выручка в кассе совпадала с записями. Срок хранения устанавливает сама компания в номенклатуре дел, обычно не меньше пяти лет.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал кассира-операциониста в 2026 году?

Нет. Закон о ККТ не требует вести бумажный журнал: касса сама хранит фискальные данные и передаёт их в налоговую. Компании ведут журнал по своей инициативе или по внутреннему регламенту.

Нужно ли вести отдельный журнал на каждую кассу?

Да, если ведёте: журнал относится к конкретному аппарату, в нём указаны модель и заводской номер. На каждую кассу — своя книга.

Что делать, если кассир ошибся в цифре?

Зачеркнуть одной чертой, рядом написать верную цифру, указать дату исправления и подписать тем же кассиром и администратором. Замазывать или заклеивать запись нельзя.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Закон форму не устанавливает, поэтому компания решает сама. Если журнал нужен для внутреннего контроля, подойдёт таблица с теми же графами, но подписи тогда ставят в электронной системе документооборота.

Что делать, если показания на начало смены не совпадают с концом прошлой?

Записать расхождение и выяснить причину до начала торговли: возможно, смену закрыли не полностью или сняли Z-отчёт без записи в журнале. Расхождение фиксируют отдельной строкой с объяснением.

Читать в журнале

Когда бумажные журналы и сверки съедают время

Чтобы кассовые записи собирались сами

Если точек несколько, журналы и сверки по сменам отнимают у руководителя часы: каждую запись надо свести с выручкой и приходными ордерами.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент разбирает выгрузки из кассы и банка, сверяет суммы по сменам и приносит руководителю готовую сводку с расхождениями.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»