Справка о средней численности работников: образец 2020

Справка о средней численности работников — документ, которым компания подтверждает численность сотрудников за период. Отдельный отчёт по форме КНД 1110018 с 2021 года не сдают: сведения вошли в РСВ и ЕФС-1. Но справку по-прежнему просят банки, контрагенты и органы власти. Ниже — бланк в Word и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Адрес: 101000, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Справка о средней численности работников

за 2025 год

«10» февраля 2026 г. № 5

Настоящая справка выдана в подтверждение того, что среднесписочная численность работников ООО «Ромашка» за 2025 год составила 15 человек.

Справка выдана для представления в банк по запросу от 05.02.2026.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужна справка о средней численности в 2026 году

С 2021 года отдельный отчёт о среднесписочной численности по форме КНД 1110018 не сдают: приказ ФНС, утвердивший форму, утратил силу. Сведения о численности теперь входят в расчёт по страховым взносам и в отчётность в Социальный фонд.

Справку о средней численности по-прежнему запрашивают банки при кредитовании, контрагенты при проверке благонадёжности, органы власти при подтверждении права на льготы. Компания составляет её в свободной форме на своём бланке или на обычном листе.

Что указать в справке

Наименование организации, ИНН и КПП, адрес.
Название документа и период, за который приведена численность.
Среднесписочную численность работников за период — числом.
Для чего выдана справка, если известен получатель.
Дату и регистрационный номер, если справки регистрируют в компании.
Подписи руководителя и главного бухгалтера.

Как посчитать среднесписочную численность

Соберите списочную численность за каждый день месяца. В списочную численность включают всех работников, с которыми заключён трудовой договор, в том числе тех, кто работает неполное время. Выходные и праздничные дни показывают численность предыдущего рабочего дня.
Сложите и разделите на число календарных дней месяца. Для полностью занятых сложите учитываемую численность за календарные дни и разделите на число дней месяца. Работников с неполным рабочим временем по общему правилу учитывайте пропорционально отработанному времени; исключаемые категории в расчёт не включайте.
Сложите месячные значения и разделите на число месяцев. За год сумму среднесписочной численности за все месяцы делят на 12. За квартал — на 3, за полугодие — на 6.
Проверьте, кого не включают. В среднесписочную численность не входят внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам. Женщины в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком в расчёт не включаются.

Частые ошибки

Путают среднесписочную численность со списочной: среднесписочную рассчитывают за период, учитывая исключаемые категории и неполное рабочее время по установленным правилам.
Делят на число рабочих дней вместо календарных.
Берут численность на последнее число месяца, а не среднее за месяц.
Указывают приблизительное число без расчёта — при проверке справка расходится с отчётностью.

Частые вопросы

Обязательно ли сдавать справку о средней численности в налоговую?

Нет. Отдельную форму КНД 1110018 не сдают. Сведения о среднесписочной численности включают в РСВ, который представляют по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года.

Чем справка о средней численности отличается от отчёта о среднесписочной численности?

Отчёт по форме КНД 1110018 сдавали в налоговую до 2021 года. Справка — документ в свободной форме для банка, контрагента или органа власти; единой формы для неё нет.

За какой период указывают численность в справке?

За тот, который запросил получатель: за прошлый календарный год, квартал, полугодие или иной период. Если период не указан, берите последний завершённый календарный год.

Нужна ли печать на справке?

Если компания использует печать, её ставят. Закон не требует печати на справке, но банки и контрагенты часто просят её для подтверждения подлинности.

Кто подписывает справку?

Руководитель компании и главный бухгалтер. Если главного бухгалтера нет, достаточно подписи руководителя.

Когда численность нужно подтверждать часто

Чтобы справки и отчёты собирались без ручной сверки

Банки, контрагенты и тендеры запрашивают справки о численности, выручке и налогах по несколько раз в месяц. Каждую приходится собирать вручную и сверять с отчётностью.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут данные из учётной системы, заполняют справку по шаблону и приносят её на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»