Письмо с исходящим номером: образец

Исходящий номер присваивают письму в день отправки и записывают в журнал регистрации. Ниже — образец письма с номером и бланк, порядок нумерации и что делать, если письмо уходит без бумаги — по электронной почте.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Исх. № 214 от 16 ноября 2026 г.

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

Письмо

о сроках поставки по договору поставки

16 ноября 2026 г. № 214

По договору поставки от 12 октября 2026 г. № 47 ООО «Ромашка» обязалось поставить партию крепежа до 20 ноября 2026 г. На 16 ноября 2026 г. склад не получил от вас подтверждения готовности к отгрузке.

Прошу до 18 ноября 2026 г. сообщить дату отгрузки и номер транспортной накладной. Если срок сдвигается, укажите новую дату и причину — перепланируем приёмку на складе.

Приложение: копия договора поставки на 4 л. в 1 экз.

Автор письма

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Что такое исходящий номер письма

Исходящий номер — учётный номер, который компания присваивает письму при отправке. По нему письмо находят в журнале регистрации: кто, когда и о чём писал.

Номер ставит тот, кто ведёт регистрацию, в день отправки или подписания. На самом письме номер стоит рядом с датой: «Исх. № 214 от 16 ноября 2026 г.» — обычно в левом верхнем углу бланка.

Единого правила нумерации в законе нет. Компания закрепляет порядок в инструкции по делопроизводству, а оформление реквизитов ведёт по ГОСТ Р 7.0.97-2025: дата и регистрационный номер — один реквизит.

Из чего складывается исходящий номер

Порядковый номер внутри года: с 1 января нумерация начинается заново.
Индекс дела по номенклатуре, если писем много и их делят по направлениям: например, 214/05, где 05 — дело с перепиской с поставщиками.
Буквенный или цифровой код автора, если письма нумеруют отдельно по отделам: 214-продажи.
Год в номере — по желанию компании; чаще год виден из даты рядом с номером.
Дата отправки или подписания — без неё номер не работает: в журнале и на письме даты должны совпадать.

Как присвоить номер и отправить письмо

Составьте письмо. Возьмите бланк компании: шапка с реквизитами, адресат, заголовок к тексту, сам текст, подпись.
Зарегистрируйте в журнале. В день подписания запишите в журнал дату, номер, адресата и краткое содержание. Номер берётся следующий по порядку — пропускать и занимать вперёд нельзя.
Поставьте номер и дату на письме. Впишите номер в шапку бланка и рядом дату. Если письмо уходит в электронном виде, отсканируйте подписанный экземпляр.
Отправьте и сохраните копию. Отправьте письмо и подшейте копию с отметкой об отправке в дело. Электронное письмо сохраните в папке исходящих вместе со скан-копией.
Отметьте ответ. Когда придёт ответ, в журнале рядом с исходящим номером запишите номер и дату входящего — так видна вся переписка по вопросу.

Частые ошибки

Номер ставят от руки после отправки — в журнале и на письме даты расходятся, и письмо не находят.
Нумерация продолжается из года в год: к декабрю номера четырёхзначные, а найти письмо за январь всё равно трудно.
Один номер на два письма разным адресатам — при споре не доказать, что именно получил контрагент.
В журнале пишут только номер и адресата, без содержания — через полгода непонятно, о чём была переписка.
Электронное письмо отправляют без номера, а бумажный экземпляр не сохраняют — доказать отправку нечем.

Частые вопросы

Обязателен ли исходящий номер на письме?

Закон этого не требует. Но если в компании есть инструкция по делопроизводству или номенклатура дел, номер нужен: без него письмо не попадёт в журнал и в дело, а при споре труднее доказать, что и когда отправлено.

Где ставить исходящий номер на бланке?

В шапке, рядом с датой: «Исх. № 214 от 16 ноября 2026 г.». По ГОСТ Р 7.0.97-2025 дата и регистрационный номер — один реквизит, поэтому пишут их вместе, а не в разных углах листа.

Нужен ли номер письму, отправленному по электронной почте?

Если переписка идёт по важному вопросу — да. Присвойте номер, сохраните подписанный скан и запись в журнале. Тогда у письма есть учётная запись, а у вас — доказательство отправки на случай спора.

С какого числа начинается нумерация писем?

С 1 января каждого года, если инструкция компании не задаёт другой порядок. Год в номере можно не писать: он виден из даты.

Сколько хранят письма и журнал регистрации?

Срок зависит от содержания. Переписку по основной деятельности и журналы регистрации хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Письма, заявки и согласования съедают время руководителя

Чтобы исходящие собирались без ручной работы

Каждое письмо надо продиктовать, проверить адресата и номер, отправить и подшить копию. На десятке писем в день это часы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят письма по шаблону, присваивают номер, вносят запись в журнал и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»