Служебная записка на ремонт автомобиля: образец в организации

Служебная записка на ремонт автомобиля — внутренний документ, которым водитель или сотрудник, за которым закреплена служебная машина, просит руководителя согласовать работы и оплату. Ниже — бланк в Word и образец заполнения с указанием неисправности, стоимости и приложений.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от водителя отдела логистики

И. И. Иванова

Служебная записка

о согласовании ремонта служебного автомобиля

16 ноября 2026 г. № 27

Служебный автомобиль Lada Vesta, государственный номер А123ВС77, закреплён за отделом логистики. 14 ноября 2026 года при выезде на маршрут появился посторонний стук в передней подвеске и усилился люфт рулевого колеса. Автомобиль снят с маршрутов и поставлен в гараж до выяснения причины.

По заключению сервисной станции требуется замена стоек стабилизатора и рулевых наконечников. Предварительная стоимость работ с запчастями — 34 800 рублей, срок ремонта — два рабочих дня. Без ремонта автомобиль выпускать на линию нельзя: неисправность рулевого управления угрожает безопасности водителя и других участников движения.

Прошу согласовать ремонт на сервисной станции и оплату 34 800 рублей за счёт бюджета отдела логистики на ноябрь. Заказ-наряд и счёт сервисной станции прилагаю.

Приложение: 1. Заказ-наряд сервисной станции от 15.11.2026 № 481 на 1 л. в 1 экз. 2. Счёт на оплату от 15.11.2026 № 512 на 1 л. в 1 экз. 3. Акт осмотра автомобиля от 14.11.2026 на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Водитель отдела логистики

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на ремонт автомобиля

Служебная записка на ремонт автомобиля фиксирует, что машина неисправна, кто это обнаружил и сколько стоит починить. На её основании руководитель согласует работы и оплату, а бухгалтерия проводит расходы по документам.

Единой формы в законе нет. Компания закрепляет свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. Записку пишет тот, кто отвечает за машину: водитель, начальник автоколонны, сотрудник, за которым закреплён автомобиль.

Что указать в служебной записке на ремонт

Адресата: руководителя компании или того, кто распоряжается бюджетом на транспорт, — должность, фамилия и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Данные автомобиля: марка, модель, государственный номер, за каким подразделением или сотрудником закреплён.
Неисправность и когда она обнаружена: что произошло, как проявляется, можно ли дальше выпускать машину на линию.
Заключение сервиса: какие работы и запчасти нужны, предварительная стоимость и срок ремонта.
Просьбу: согласовать ремонт, оплату и за счёт какого бюджета.
Приложения: заказ-наряд, счёт, акт осмотра, дефектная ведомость, фото повреждений.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку на ремонт автомобиля

Зафиксируйте неисправность. Осмотрите машину и, если нужно, отвезите на диагностику. Возьмите акт осмотра или дефектную ведомость — без них записка держится только на словах.
Соберите документы сервиса. Заказ-наряд с перечнем работ и запчастей и счёт с суммой — это основание для оплаты. Проверьте, что в них указаны марка и номер автомобиля.
Напишите записку. В первом абзаце — какая машина и что с ней, во втором — что показал сервис и сколько стоит ремонт, в третьем — просьба согласовать работы и оплату.
Приложите подтверждения. Перечислите приложения с датами, номерами и количеством листов, чтобы руководитель видел основание сразу.
Передайте адресату. Отдайте записку лично или через канцелярию, копию оставьте у себя с отметкой о получении. Решение руководитель ставит резолюцией на записке.

Частые ошибки

Нет данных автомобиля: без марки и государственного номера непонятно, о какой машине речь.
Нет суммы и срока ремонта — руководителю приходится уточнять, решение откладывается, машина стоит.
Записку пишут задним числом, когда ремонт уже сделан: согласование расходов после факта вызывает вопросы у бухгалтерии и при проверке.
Не указано, за счёт какого бюджета платить: расход повисает между отделами.
Записку путают с заявкой на ремонт: если в компании утверждена форма заявки, записка её дополняет, а не заменяет.

Частые вопросы

Кому адресовать служебную записку на ремонт автомобиля?

Тому, кто принимает решение о расходах: генеральному директору, руководителю филиала или начальнику транспортного отдела, если ему переданы такие полномочия. Копию направляют в бухгалтерию, чтобы расход провели по документам.

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладную пишут руководителю, чтобы сообщить о событии или нарушении. Служебная записка — просьба или предложение с обоснованием. Деление задаёт инструкция по делопроизводству компании: закон строгого правила не устанавливает.

Нужно ли прикладывать заказ-наряд, если ремонт ещё не сделан?

Да. Заказ-наряд или дефектная ведомость от сервиса показывают, какие работы нужны и сколько они стоят. Без них записка — это просьба без цены, и согласовать её сложнее.

Можно ли отправить записку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для спорных расходов надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Записки, заявки и согласования забирают время руководителя

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки на ремонт, заявки и согласования отнимают часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»