Таблица графика работы на месяц: образец пустая в Word

График работы на месяц — таблица, по которой видно, кто в какой день работает, а кто отдыхает. Ниже — пустой бланк в Word и порядок заполнения: как расставить смены, проверить норму часов и не нарушить отдых между сменами.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

График работы

на ____________________ 20__ года

«___» __________ 20__ г.

Фамилия, имя, отчество | Должность | 1 | 2 | 3 | … | 31 | Всего часов

Иванов И. И. | менеджер | В | В | 8 | 8 | … | 8 | 168

Петрова А. С. | менеджер | 8 | 8 | В | В | … | В | 160

Сидоров П. А. | кладовщик | 11 | 11 | 11 | 11 | … | 11 | 176

Составил

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Согласовано

Председатель профсоюза

____________ / А. А. Смирнов /

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен график работы на месяц

График показывает, кто и когда выходит на работу. По нему сотрудники видят свои смены и выходные, а руководитель — закрытые участки и переработки.

При сменной работе график обязателен: по ст. 103 ТК РФ его доводят до сведения работников не позднее чем за месяц до введения в действие. Если весь коллектив работает по обычной пятидневке, достаточно правил внутреннего трудового распорядка, а месячную таблицу ведут для удобства.

Что должно быть в бланке

Шапка: название компании, подразделение, месяц и год.
Гриф утверждения руководителем или отметка «Согласовано» с профсоюзом, если он есть.
Столбцы: фамилия и инициалы, должность, затем дни месяца с 1-го по последнее число.
Отметки в клетках: часы смены, «В» — выходной, «О» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка.
Итог по каждому сотруднику: количество рабочих часов за месяц.
Подписи составителя и тех, кто согласовал график.

Как заполнить пустой бланк

Посчитайте норму часов на месяц. Возьмите производственный календарь на нужный год: там норма рабочего времени при 40-, 36- и 24-часовой неделе. Для каждого сотрудника норма зависит от его режима.
Расставьте смены. Сначала закройте самые загруженные дни и часы. Потом распределите остальные смены так, чтобы у каждого вышла его норма часов за месяц, без переработки без письменного согласия.
Проверьте отдых между сменами. По ст. 110 ТК РФ еженедельный непрерывный отдых — не меньше 42 часов. По ст. 108 ТК РФ перерыв для отдыха и питания — не больше двух часов и не меньше 30 минут, если смена длиннее четырёх часов.
Отметьте отсутствия. Отпуск, больничный, командировку ставьте в клетку до того, как график утверждён: иначе смену придётся передавать в последний день.
Утвердите и раздайте. Утверждённый график передайте сотрудникам под подпись или через электронный документооборот, если он в компании настроен.

График работы шаблон в Word: что менять под свою компанию

Готовый шаблон графика работы в Word — это таблица с шапкой и пустыми клетками на каждый день месяца. В нём меняют три вещи: название компании и подразделения, число дней в месяце и число строк под сотрудников.

Если в компании приняты буквенные отметки, добавьте их расшифровку под таблицей: «В» — выходной, «О» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка. Так шаблон поймёт любой новый руководитель, которому его передадут.

Для смен длиннее восьми часов удобнее отдельная строка «часы» под каждым днём или вторая половина клетки — тогда в одной таблице видно и кто работает, и сколько часов.

Частые ошибки

Смены ставят без нормы часов: в итоге у одного 200 часов, у другого 140 при равной оплате.
Меняют утверждённый график без согласия работника: по общему правилу нужен письменный согласованный перенос смены.
Забывают про 42 часа отдыха: две смены подряд с малым разрывом — нарушение ст. 110 ТК РФ.
Путают график и табель: график планирует работу, табель фиксирует, что было на самом деле.
Не учитывают отпуск, который уже оформлен на этот месяц.

Чем график отличается от табеля

График составляют заранее: он говорит, кто должен выйти. Табель заполняют по факту: в нём отмечают, сколько человек отработал, болел или был в отпуске.

Форму табеля компания может взять из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (Т-12 или Т-13) или разработать свою. Для графика типовой формы нет: подойдёт таблица в Word или Excel.

Частые вопросы

Обязателен ли график работы на месяц?

При сменной работе — да, по ст. 103 ТК РФ, и довести его до работников нужно не позднее чем за месяц. При обычном режиме с одинаковыми днями недели график не обязателен, но полезен для планирования.

Где скачать график выходов на работу, бланк бесплатно?

Бланк можно скачать прямо с этой страницы: скопируйте таблицу из образца в новый документ Word или сохраните страницу и перенесите таблицу. Строки добавьте по числу сотрудников, столбцы — по числу дней месяца. Платить за пустой бланк не нужно.

Сколько часов в месяц можно ставить сотруднику?

При обычном учёте ориентируйтесь на норму месяца для режима сотрудника. При суммированном учёте соблюдайте норму за установленный учётный период. Для сверхурочной работы обычно нужно письменное согласие; исключения и пределы установлены ст. 99 ТК РФ.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком под подпись?

Да, по ст. 103 ТК РФ график доводят до сведения не позднее чем за месяц до введения в действие. Подпись — простой способ доказать, что сотрудник его видел; в электронном документообороте фиксируется дата ознакомления.

Можно ли менять утверждённый график?

Можно, если обе стороны согласны: перенос смены оформляют письменным соглашением или заявлением работника. В одностороннем порядке график меняют только в случаях, когда закон разрешает изменить режим работы.

Когда график собирают вручную и он всё равно расходится с реальностью

Чтобы смены и заявки собирались без ручной таблицы

Начальник участка тратит вечер на таблицу в Word, а утром выясняется, что двое в отпуске, один заболел и смена не закрыта.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают заявки на смены, сверяют их с графиком и приносят руководителю готовый вариант на утверждение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»