Служебная записка на ремонт помещения: образец и бланк

Служебная записка на ремонт помещения — внутренний документ, которым сотрудник или руководитель отдела просит вышестоящего согласовать работы и деньги: заменить окна в кабинете, отремонтировать кровлю здания, обновить помещение перед открытием. Ниже — бланк в Word и образец заполнения с просьбой о ремонте кабинета.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о ремонте помещения отдела продаж

16 ноября 2026 г. № 14

В кабинете 214, где работают шесть менеджеров, с сентября протекает потолок у наружной стены. Вода попадает на рабочие столы и шкаф с документами, два рабочих места пришлось отодвинуть от стены. Причину протечки осмотрел подрядчик: повреждён участок кровли над кабинетом.

Прошу согласовать ремонт участка кровли над кабинетом 214 и косметический ремонт потолка в нём за счёт бюджета административно-хозяйственного отдела. Смета подрядчика и коммерческие предложения двух других организаций прилагаю. Работы прошу провести до 20 декабря 2026 года, пока не начались морозы.

Приложение: смета и коммерческие предложения на 5 л. в 1 экз.; фотографии протечки на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на ремонт

Ремонт помещения почти всегда требует чужих денег и чужого решения: согласовать смету, выбрать подрядчика, перенести работы на нерабочее время. Служебная записка фиксирует, что именно сломалось или устарело, чем это мешает работе и сколько будет стоить починка.

Без записки просьба остаётся устной: руководитель не помнит суммы, бухгалтерия не видит основания для платежа, а подрядчик ждёт договора. Записка с датой, подписью и приложениями закрывает все три вопроса сразу.

Что указать в служебной записке на ремонт

Адресата: должность, название компании, фамилию и инициалы того, кто согласует расходы.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название и заголовок к тексту: «О ремонте помещения отдела продаж» или «О ремонте кровли здания».
Дату и регистрационный номер, если внутренние записки в компании регистрируют.
Что случилось: какое помещение, что именно повреждено или устарело, с какого времени.
Чем это мешает работе: простой, риск порчи имущества, требования охраны труда или пожарной безопасности.
Просьбу: какие работы согласовать, за счёт какого бюджета, к какому сроку.
Приложения: смета, коммерческие предложения, фотографии, акт осмотра.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку на ремонт

Опишите состояние помещения. Назовите кабинет или здание, что именно не в порядке и с какого времени. Фотографии и акт осмотра подрядчика убедительнее слов «всё плохо».
Объясните последствия. Покажите, что будет, если не ремонтировать: испорченная техника, сорванные встречи с клиентами, предписание надзорного органа.
Приложите смету. Возьмите расчёт у подрядчика и ещё два коммерческих предложения — так видно, что цена рыночная.
Сформулируйте просьбу. Что согласовать, из какого бюджета, к какому сроку и что будет, если работы сдвинутся.
Согласуйте и передайте. Подпишите записку, передайте адресату или в канцелярию, копию оставьте себе с отметкой о получении.

Ремонт кабинета и ремонт кровли: чем отличаются записки

Записка на ремонт кабинета — обычно короткая: косметика, замена окон, полов, покраска стен. Её пишет руководитель отдела или офис-менеджер, согласует директор или административно-хозяйственный отдел. Главное в ней — срок, чтобы работы не сорвали приём клиентов.

Записка на ремонт кровли здания или другой общей части дома сложнее: работы затрагивают всё здание, а иногда и соседние организации. К ней прикладывают акт осмотра, заключение подрядчика о причине повреждения и смету на весь объём. Согласовывать её обычно идут к собственнику здания или в управляющую компанию, а не к своему руководителю.

Частые ошибки

Нет сметы: в записке написано «просим отремонтировать», а сколько это стоит — неизвестно, и решение откладывается.
Не указано помещение: непонятно, о каком кабинете или здании речь, приходится уточнять.
Нет срока: без даты окончания работы могут встать в очередь и затянуться на месяцы.
Одна цена без сравнения: с единственным коммерческим предложением сложно доказать, что расход обоснован.
Записку путают с заявкой: заявку оформляют в системе или по форме компании на текущие мелкие работы, записку — когда нужно решение о деньгах и подрядчике.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма служебной записки на ремонт?

Нет. Закон формы не устанавливает. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Кому адресовать записку на ремонт кабинета?

Тому, кто распоряжается деньгами и подрядчиками: директору компании, руководителю административно-хозяйственного отдела или собственнику помещения. Если ремонт общий для здания, пишут в управляющую компанию или собственнику.

Что приложить к записке, кроме сметы?

Коммерческие предложения от двух-трёх подрядчиков, фотографии повреждений, акт осмотра. Если есть предписание надзорного органа или жалобы сотрудников — их тоже.

Можно ли обойтись без записки и просто попросить устно?

Можно, если ремонт мелкий и делается силами своих сотрудников. Как только нужны деньги, договор с подрядчиком и перенос рабочих мест, письменная записка защищает и автора, и того, кто согласует расход.

Сколько хранят служебные записки?

Срок зависит от содержания: записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Когда бумаги о ремонте теряются между отделами

Чтобы заявки и согласования не застревали

Записки о ремонте, сметы и коммерческие предложения ходят по почте и мессенджерам: кто-то забыл приложить смету, кто-то не увидел письмо, решение ждёт неделю.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют комплект приложений и суммы по бюджету и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»