Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Справка среднесписочная численность работников: образец

Справка о среднесписочной численности — документ в свободной форме: компания подтверждает, сколько человек у неё работало за период. Отдельный отчёт КНД 1110018 с 2021 года не сдают, но справку по-прежнему просят банки, контрагенты и организаторы торгов. Ниже — образец заполнения и бланк, по которому справку соберёт любой руководитель.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В банк «Пример»

от ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, ОГРН 1100000000000

Справка о среднесписочной численности работников

за 2025 год

20 января 2026 г. № 3

ООО «Ромашка» сообщает, что среднесписочная численность работников за 2025 год составила 34 человека.

Сведения рассчитаны по Указаниям по заполнению формы П-4, утверждённым приказом Росстата от 17.11.2025 № 638: списочная численность за каждый календарный день месяца, выходные и праздники — по численности предыдущего рабочего дня, сумма месячных значений разделена на число месяцев периода.

Справка выдана для подтверждения численности при открытии расчётного счёта и иных операций.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Сидорова /

Зачем нужна справка о среднесписочной численности

С 2021 года отдельный отчёт о среднесписочной численности по форме КНД 1110018 не сдают: приказ, которым она была утверждена, не действует. Сведения о численности вошли в другие отчёты — расчёт по страховым взносам, форму П-4 и ЕФС-1.

При этом сама справка жива. Её просят банки при открытии счёта и кредите, контрагенты при проверке партнёра, организаторы закупок и торгов, арендодатели. Единой формы для такой справки нет, поэтому её составляют в свободной форме на бланке компании или на обычном листе с реквизитами.

Что указать в справке

  • Наименование компании и её реквизиты: ИНН, ОГРН, адрес.
  • Кому адресована справка — банку, контрагенту, организатору торгов.
  • Период, за который считали численность: год, квартал или месяц.
  • Само число — среднесписочная численность за период, в целых единицах.
  • Правило расчёта со ссылкой на Указания Росстата.
  • Для чего выдана справка, если адресат её требует.
  • Дата, номер и подписи руководителя и главного бухгалтера.
  • Печать, если компания её использует.

Как собрать справку

  1. Возьмите готовые цифры. Среднесписочная численность за год уже стоит в расчёте по страховым взносам и в форме П-4. Бухгалтер называет её за минуту, без пересчёта по табелям.
  2. Проверьте период. Банк обычно просит за прошлый год, контрагент — за последний отчётный период. В справке период пишется словами: «за 2025 год», «за 9 месяцев 2026 года».
  3. Заполните бланк. Впишите реквизиты, число и правило расчёта. Если адресат дал свою форму, заполняйте её — свободная форма подойдёт, когда формы нет.
  4. Подпишите и заверьте. Справку подписывают руководитель и главный бухгалтер. Если главного бухгалтера в компании нет, достаточно подписи руководителя.
  5. Отдайте адресату. Оставьте себе копию с отметкой о получении — она пригодится, если справку запросят повторно.

Как считают среднесписочную численность

Правило задают Указания по заполнению формы П-4, утверждённые приказом Росстата от 17.11.2025 № 638; они действуют с 1 февраля 2026 года. За месяц численность считают так: складывают списочную численность за каждый календарный день, выходные и праздники берут по численности предыдущего рабочего дня, сумму делят на число календарных дней месяца.

За период с начала года складывают месячные значения и делят на число месяцев периода. В среднесписочную не входят внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам — у них отдельная средняя численность. Работников на неполном времени по договору считают пропорционально отработанным часам, а сокращённое время по закону — целыми единицами.

Среднесписочная численность отличается от средней: в средней учитывают совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам, в среднесписочной — только штат.

Частые ошибки

  • Пишут «средняя численность», хотя адресату нужна среднесписочная: числа расходятся, и справку возвращают.
  • Берут численность на дату подписания, а не среднее за период.
  • Считают по рабочим дням вместо календарных.
  • Включают внешних совместителей и исполнителей по договорам подряда.
  • Оставляют справку без периода — непонятно, за какой срок цифра.
  • Забывают указать, для чего выдана справка, и адресат запрашивает её снова.

Частые вопросы

Обязательно ли сдавать справку о среднесписочной численности в налоговую?

Нет. Отдельный отчёт по форме КНД 1110018 отменён, сведения о численности налоговая получает из расчёта по страховым взносам. Справку составляют по запросу банка, контрагента или организатора закупок.

Есть ли утверждённая форма справки?

Нет. Форму компания выбирает сама: свободная форма на бланке или форма адресата, если он её прислал. Обязательные реквизиты — название компании, период, число, дата и подпись.

За какой период банк просит справку?

Чаще за последний закрытый год. Если компания работает меньше года — за период с начала работы. Точный период указывает банк в своих требованиях.

Чем среднесписочная численность отличается от средней?

Среднесписочная считает только штат. В средней дополнительно учитывают внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам. Для справки в банк нужна среднесписочная.

Кто подписывает справку?

Руководитель и главный бухгалтер. Если главного бухгалтера нет, подписывает только руководитель — закон этого не запрещает.

Нужна ли печать?

Если компания использует печать, её ставят. Оттиск не обязателен: справка подтверждается подписями, а адресат при необходимости проверяет компанию по ЕГРЮЛ.

Справки, отчёты и расшифровки отнимают время у руководителя

Чтобы рутинные документы собирались сами

Справки для банков и контрагентов, расшифровки по запросам, типовые письма — каждая такая бумага проходит через руководителя, хотя решение в ней уже принято.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют цифры из учётной системы и приносят руководителю готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы