Таблица учёта ГСМ в Excel: образец

Учёт топлива держится на трёх цифрах: сколько залили, сколько потратили по норме и сколько списали. Ниже — образец таблицы в Excel, в которой эти цифры сходятся сами, и порядок заполнения на каждый день.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Автомобиль ГАЗ-3302, госномер А123ВС77

Водитель И. И. Иванов

Ноябрь 2026 г.

Таблица учёта ГСМ

лист путевых листов за месяц

Ноябрь 2026 г.

Остаток топлива в баке на начало месяца — 15 л.

За месяц залито по чекам АЗС 320 л, списано по норме 305 л, остаток на конец месяца — 30 л.

Расхождение между залитым и списанным топливом сверено с путевыми листами, объяснено двумя рейсами в другой регион.

Водитель

Водитель

____________ / И. И. Иванов /

Ответственный за учёт

Бухгалтер

____________ / П. П. Петрова /

Зачем таблица, если есть путевые листы

Путевой лист фиксирует рейс, а таблица сводит рейсы за месяц: сколько топлива ушло по норме, сколько куплено и что осталось в баке. Без такой сводки расхождение между чеками АЗС и списанием находят через месяцы, когда виновника уже не восстановить.

Образец ниже — книга Excel на трёх листах. На первом ведут путевые листы по дням, на втором считают расход по нормам Минтранса, на третьем собирают заправки и сверяют остаток. Листы связаны формулами: цифры вводят один раз.

Какие листы завести в книге

«Путевые листы»: дата, водитель, маршрут, показания одометра на выезде и возврате, пробег, остаток топлива на выезде и возврате.
«Нормы»: марка и модель автомобиля, базовая норма расхода на 100 км, поправочные коэффициенты — зимняя надбавка, работа в городе, кондиционер.
«Заправки»: дата, номер чека, литры, сумма, АЗС.
«Сводка за месяц»: пробег, расход по норме, залито по чекам, списано, остаток на конец месяца и расхождение.

Как заполнять таблицу

Заполните лист «Нормы». На каждый автомобиль укажите базовую норму расхода на 100 км из распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р и надбавки, которые действуют в вашей местности: зимнюю — по сроку из приказа руководителя, городскую — по числу жителей.
Ведите путевые листы. Каждый день вносите показания одометра при выезде и возврате. Пробег считайте формулой: из показаний на возврате вычтите показания на выезде.
Считайте расход по норме. Расход за день = пробег × базовая норма / 100 × коэффициент надбавки. На листе «Сводка» просуммируйте расход за месяц по каждому автомобилю.
Вносите заправки. Каждый чек АЗС — отдельная строка: дата, литры, сумма. Итог по колонке литров даёт, сколько топлива куплено за месяц.
Сверяйте остаток. Остаток на конец месяца = остаток на начало + залито − списано по норме. Если расчётный остаток не совпадает с фактическим в баке, ищите причину: неучтённый рейс, ошибка в одометре, слив топлива.

Какие формулы поставить

Пробег за день: = показания на возврате − показания на выезде.
Расход по норме за день: = пробег × базовая норма / 100 × коэффициент.
Итог за месяц: = СУММ(диапазон ячеек за дни месяца).
Остаток на конец месяца: = остаток на начало + залито по чекам − списано по норме.
Расхождение: = залито по чекам − списано по норме − (остаток на конец − остаток на начало). Ноль означает, что топливо сошлось.

Как списывать топливо по нормам

Нормы расхода топлива и смазочных материалов для автомобильного транспорта введены распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р. В рекомендациях приведены базовые нормы и поправки, в том числе зимняя надбавка, надбавки за работу в населённых пунктах разной численности, частые остановки и использование кондиционера.

Для списания в бухгалтерском и налоговом учёте организация вправе применять эти нормы или утвердить свои по замерам контрольного расхода. Свои нормы закрепляют приказом руководителя и указывают в учётной политике — тогда таблица считается по вашим цифрам, а не по минтрансовским.

Путевой лист оформляют по приказу Минтранса от 28.09.2022 № 390: в нём обязательны сведения о водителе, о транспортном средстве и показания одометра. Таблица повторяет эти сведения в удобном для сводки виде, но путевой лист она не заменяет.

Частые вопросы

Можно ли вести учёт ГСМ только в Excel, без бумажных путевых листов?

Без бумажных путевых листов можно работать, если оформлять электронные путевые листы по установленным требованиям. Excel удобен для сводки и расчёта, а расходы подтверждают первичными документами.

Какие нормы брать для списания — минтрансовские или свои?

Организация выбирает сама. Нормы Минтранса из распоряжения № АМ-23-р удобны тем, что проверяющие их знают. Свои нормы точнее отражают реальный расход, но их нужно обосновать замерами и закрепить в учётной политике.

Как учесть зимнюю надбавку?

Надбавка зависит от региона: для разных областей она разная, и действует только в зимние месяцы. Приказом руководителя установите период её применения в вашей местности, а в таблице заведите коэффициент отдельной ячейкой — тогда месяцы с надбавкой и без неё посчитаются сами.

Что делать с расхождением между чеками и нормой?

Сначала проверьте одометр и полноту путевых листов. Частая причина — неучтённые поездки или неверно указанная норма. Если расхождение подтверждается документами, сделайте корректировку и приложите пояснение; при недостаче топлива оформляют акт.

Нужно ли учитывать смазочные материалы отдельно от топлива?

Да, масла и специальные жидкости списывают по отдельным нормам из того же распоряжения № АМ-23-р. В таблице для них заводят отдельный лист с графами «залито» и «списано».

Когда таблица собирается вручную по десять раз в месяц

Чтобы учёт топлива вёлся сам

Путевые листы, чеки АЗС и сводки по машинам приходят из разных мест, и кто-то сводит их руками: переносит литры, сверяет одометр, ищет расхождения.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают путевые листы и чеки, разносят данные по таблице, считают расход по нормам и показывают расхождения до того, как их найдёт бухгалтер.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»