Приказ на удержание из заработной платы подотчетных сумм: образец

Приказ об удержании подотчётных сумм издаёт руководитель, когда работник не вернул остаток аванса или не отчитался за полученные деньги. В приказе указывают основание, сумму и поручение бухгалтерии удержать её из зарплаты. Ниже — образец и правила, которые нужно соблюсти, чтобы удержание было законным.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 15-к

г. Москва

Приказ

об удержании из заработной платы подотчётных сумм

16 ноября 2026 г.

На основании статьи 137 Трудового кодекса РФ и служебной записки главного бухгалтера от 10 ноября 2026 г. № 7 удержать из заработной платы менеджера по закупкам Иванова Петра Сергеевича (табельный номер 012) неизрасходованную подотчётную сумму 12 450 (двенадцать тысяч четыреста пятьдесят) рублей, выданную по расходному кассовому ордеру от 1 ноября 2026 г. № 45 на командировочные расходы.

Бухгалтерии произвести удержание из заработной платы за ноябрь 2026 года с соблюдением ограничения, установленного статьёй 138 Трудового кодекса РФ.

С приказом ознакомлен, сумму удержания подтверждаю: Иванов П. С., 16.11.2026.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Сидорова /

Когда подотчётные суммы удерживают из зарплаты

Работник получает деньги под отчёт на командировку, покупку канцтоваров или представительские расходы. Если он не вернул остаток или не представил оправдательные документы, организация вправе удержать долг из заработной платы.

Статья 137 ТК РФ разрешает удержать неизрасходованный и своевременно не возвращённый подотчётный аванс, если работник не оспаривает основание и размер удержания. Решение принимают не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса. Согласие работника подтверждают его подписью на приказе или отдельным заявлением.

Удерживать можно только сумму, которая осталась неизрасходованной и не подтверждена документами. Если работник потратил деньги по назначению, но не собрал чеки, удержание незаконно: работодатель вправе требовать документы, но не может считать всю сумму долгом.

Что указать в приказе

Наименование организации и место издания — город.
Название документа «Приказ», номер и дату.
Заголовок к тексту: «Об удержании из заработной платы подотчётных сумм».
Основание: статья 137 ТК РФ, служебная записка бухгалтерии, акт проверки авансового отчёта, заявление работника.
Фамилия, имя, отчество работника, должность и табельный номер.
Сумма удержания цифрами и прописью, документ, по которому выданы деньги (расходный кассовый ордер).
Поручение бухгалтерии удержать сумму с соблюдением статьи 138 ТК РФ.
Подписи руководителя и главного бухгалтера, отметка об ознакомлении работника.

Как оформить удержание

Зафиксируйте долг. Проведите проверку авансового отчёта или инвентаризацию расчётов с подотчётными лицами. Составьте акт или служебную записку с суммой долга.
Получите согласие работника. Попросите работника подписать приказ или написать заявление о согласии на удержание. Без согласия удерживать можно только по решению суда.
Издайте приказ. Не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса издайте приказ: укажите основание, сумму, период удержания и поручение бухгалтерии. Убедитесь, что работник не оспаривает основание и размер удержания, и ознакомьте его с приказом.
Удержите в пределах лимита. При каждой выплате зарплаты удерживайте не более 20 % суммы к выплате (статья 138 ТК РФ). Если долг больше, удержание растянется на несколько месяцев.
Перечислите или верните остаток. Если удержать всю сумму сразу нельзя, остаток работник может вернуть добровольно. При увольнении удержите из расчёта в тех же пределах.

Частые ошибки

Удерживают всю сумму долга из одной зарплаты, превышая 20 % — это нарушение статьи 138 ТК РФ.
Нет согласия работника и нет судебного решения — удержание незаконно, даже если долг очевиден.
В приказе не указан документ, по которому выданы деньги, — при проверке не подтвердить основание.
Удерживают деньги, которые работник потратил по назначению, но не собрал чеки. Удержание возможно только при отсутствии оправдательных документов и согласии работника.
Приказ издают после увольнения работника — удержать из зарплаты уже нельзя, остаётся только взыскание через суд.

Частые вопросы

Можно ли удержать подотчётные суммы без согласия работника?

Нет. Статья 137 ТК РФ требует, чтобы работник не оспаривал основание и размер удержания. Если он против, работодатель может взыскать долг только через суд.

Какой процент зарплаты можно удержать?

По инициативе работодателя — не более 20 % суммы, причитающейся к выплате (статья 138 ТК РФ). Этот лимит действует при каждой выплате, пока долг не погашен.

Что делать, если работник уволился с долгом?

Удержите из расчёта при увольнении в пределах 20 %. Если остаток остался, предложите вернуть добровольно. При отказе взыскивайте через суд.

Нужен ли приказ, если работник сам написал заявление об удержании?

Да, приказ нужен как распорядительный документ. Заявление работника будет основанием для издания приказа.

Когда приказы и удержания отнимают время у руководителя

Чтобы рутинные кадровые документы собирались сами

Приказы об удержаниях, служебные записки и расчёты с подотчётными лицами отнимают часы: каждый документ нужно проверить, согласовать и передать в бухгалтерию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по данным учёта и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»