Авансовый отчет: бланк скачать бесплатно в Excel

Авансовый отчет — документ, которым сотрудник отчитывается за деньги, полученные под отчет. Ниже — бланк в Excel и образец заполнения отчета на командировочные расходы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Иванов Иван Иванович

123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 1

Авансовый отчет

о расходовании подотчетных сумм

16 ноября 2026 г. № 14

На основании приказа от 10.11.2026 № 25 выдано под отчет 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей на командировочные расходы.

Израсходовано: 14 500 (четырнадцать тысяч пятьсот) рублей. Остаток подотчетных сумм к возврату: 500 (пятьсот) рублей.

Приложение: 1) билеты железнодорожные на 5 л.; 2) счет гостиницы на 2 л.; 3) кассовые чеки на 3 л.

Подотчетное лицо

Менеджер

____________ / И. И. Иванов /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Петрова /

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает расходование подотчетных сумм. Деньги выдают на командировку, хозяйственные нужды, представительские расходы, а работник затем отчитывается: сколько получил, сколько потратил, что осталось.

Форму авансового отчета организация вправе разработать сама, но обычно берут унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. С 2013 года она не обязательна, но удобна: содержит все нужные реквизиты и привычна бухгалтерии.

Что указать в авансовом отчете

Наименование организации и подразделение, если отчет сдают в конкретный отдел.
Фамилию, имя, отчество подотчетного лица и его адрес.
Дату и номер отчета, а также срок, на который выданы деньги.
Сумму, полученную под отчет, и сумму фактически израсходованных средств.
Перечень приложенных документов: кассовые чеки, билеты, счета, акты — с указанием количества листов.
Подписи подотчетного лица и главного бухгалтера или руководителя, утверждающего отчет.

Как заполнить авансовый отчет

Получите деньги под отчет. На основании заявления или приказа руководителя бухгалтерия выдает наличные или перечисляет на карту. В отчете укажите дату и номер документа, по которому получены деньги.
Соберите первичные документы. Кассовые чеки, квитанции, билеты, счета гостиниц должны быть оформлены на подотчетное лицо или содержать ссылку на организацию. Проверьте наличие обязательных реквизитов.
Заполните табличную часть. Внесите даты, номера и суммы первичных документов, назначение расхода. Итог по каждой строке и общая сумма расходов должны сходиться с приложенными документами.
Выведите остаток или перерасход. Если потрачено меньше выданного, работник возвращает остаток. Удержать не возвращённую в срок сумму из зарплаты можно при соблюдении условий статей 137 и 138 ТК РФ. Если больше — возместите перерасход по заявлению работника.
Подпишите и сдайте в бухгалтерию. Подотчетное лицо подписывает отчет, бухгалтер проверяет документы и утверждает отчет у руководителя. Копию с отметкой о приеме оставьте у себя.

Сроки и ответственность

Срок, на который выдают подотчетные суммы, организация устанавливает сама в локальном акте или приказе руководителя.
Работник обязан отчитаться за полученные суммы в срок, установленный приказом или локальным актом. Срок отчёта по подотчётным суммам устанавливает руководитель. После командировки работник представляет отчёт не позднее трёх рабочих дней со дня выхода на работу.
Не возвращённый в срок остаток можно удержать из зарплаты, если работник не оспаривает основание и размер удержания, а решение принято в течение месяца после срока возврата. Обычно удерживают не более 20% выплаты.
Если работник не отчитался и не вернул деньги, работодатель может взыскать их в судебном порядке.

Частые ошибки

Нет приказа о выдаче подотчетных сумм или заявления работника — бухгалтерия не вправе выдать деньги.
В отчете указаны расходы, не подтвержденные первичными документами, или документы оформлены с нарушением.
Сумма в отчете не совпадает с суммой в приложенных чеках.
Отчет сдан позже установленного срока без уважительной причины.
Не указаны реквизиты документов, по которым получены деньги (расходный кассовый ордер, платежное поручение).

Частые вопросы

Обязательно ли использовать форму № АО-1?

Нет, с 2013 года унифицированная форма не обязательна. Организация может разработать свой бланк, но он должен содержать обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Можно ли сдать авансовый отчет в электронном виде?

Да, если в организации внедрен электронный документооборот. Электронный документ подписывают электронной подписью. При отсутствии ЭДО отчет сдают на бумаге.

Что делать, если потрачено больше, чем выдано?

Перерасход возмещают работнику по заявлению. В отчете укажите сумму перерасхода, бухгалтерия выплатит ее после утверждения отчета руководителем.

Нужно ли прикладывать заявление на выдачу подотчетных сумм?

Да, если деньги выданы наличными или переведены на карту, заявление или приказ руководителя подтверждает основание выдачи. Без него бухгалтерия не может обосновать расход.

Какой срок хранения авансовых отчетов?

Авансовые отчеты хранят не менее пяти лет после окончания года, в котором они составлены, если иное не установлено номенклатурой дел организации. Это следует из общих правил хранения первичных документов.

Когда бумажные отчеты тормозят работу

Чтобы подотчетные документы собирались без ручной рутины

Сбор чеков, проверка сумм и перенос данных в учетную систему отнимают время у бухгалтера и сотрудников.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые распознают первичные документы, сверяют суммы и готовят авансовый отчет к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»