Табель учёта рабочего времени в Excel с формулами

Табель в Excel считает сам: вы ставите буквы и часы по дням, а формулы складывают явки, неявки и итог по каждому работнику. Ниже — бланк, который можно скачать и залить своими сотрудниками, и разбор формул, чтобы проверить их самому.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

1 — 30 ноября 2026 г.

Табель учёта рабочего времени

за месяц

30 ноября 2026 г. № 11

Учёт рабочего времени ведётся по каждому работнику за каждый календарный день месяца: явка, неявка с причиной, количество отработанных часов.

В графах 4 и 6 проставляются буквенные или цифровые коды, в графах 5 и 7 — часы работы по каждому коду. Итоги по вертикали — дни и часы по каждому коду, по горизонтали — дни и часы за месяц на работника.

Табель подписывает лицо, ответственное за его ведение, и руководитель подразделения; в небольших компаниях — руководитель организации.

Ответственный за ведение табеля

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Руководитель подразделения

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем табель в Excel, если есть 1С

Табель — документ, по которому считают зарплату и подтверждают, что человек работал: сколько дней вышел, сколько часов отработал, когда болел или был в отпуске. Форму учёта работодатель выбирает сам, и таблица в Excel — законный вариант, если в ней есть всё нужное: фамилии, дни месяца, коды явок и неявок, часы и итоги.

Excel удобен там, где учёт ведут вручную: небольшая компания, отдел без кадровой программы, подрядчики на объекте. Формулы снимают главную рутину — не надо пересчитывать итоги, когда кто-то заболел в середине месяца или вышел в субботу.

Что есть в бланке

Шапка: организация, подразделение, период, дата и номер документа.
Список работников: табельный номер, должность, фамилия и инициалы.
Дни месяца по столбцам: в верхней строке число, в нижней — день недели, выходные залиты цветом.
Две пары граф на каждый день: код явки или неявки и часы по этому коду.
Итоги по работнику: сколько дней и часов явок, сколько дней неявок по каждому коду, общее число часов за месяц.
Итоги по дню: сколько человек вышло и сколько часов отработано — удобно для производственного контроля.
Подписи ответственного за табель и руководителя подразделения.

Формулы, которые считают табель

Итог по работнику считается функцией СЧЁТЕСЛИ по строке с кодами: она складывает, сколько раз встретился каждый код. Для часов — СУММЕСЛИ по паре строк: коды и часы под ними. Для общего числа часов за месяц хватает СУММ по строке часов.

День недели под датой ставит формула с ДЕНЬНЕД: она возвращает номер дня, а формат ячейки показывает его словом. Даты месяца строятся от первого числа: первая ячейка равна дате начала периода, каждая следующая — предыдущая плюс один день. Такой лист переходит на новый месяц заменой одной даты в шапке.

Выходные можно подсветить условным форматированием по номеру дня недели: суббота и воскресенье закрашиваются сами, независимо от того, как сдвинулся месяц.

Коды, которые нужны в табеле

Я — явка: рабочий день полной продолжительности.
В — выходной, праздничный день по календарю.
О — очередной оплачиваемый отпуск.
Б — временная нетрудоспособность, больничный.
К — командировка.
Н — работа в ночное время, если её отдельно учитывают.
Р — работа в выходной или праздник, если она оплачивается в повышенном размере.
С — сверхурочная работа.
У — учебный отпуск, без сохранения зарплаты — свой код по учётной политике.

Как заполнять, чтобы не переделывать

Ставьте букву в графу кода и часы в графу часов под ней. Явку в восемь часов записывают как «Я» и 8, отпуск — кодом «О» без отработанных часов: часы по графику учитывайте отдельно и не включайте в итог фактически отработанного времени.

Если человек вышел в субботу на четыре часа, в этот день будет «Р» и 4, а итог по коду «Р» покажет переработку в выходной. Сверхурочные после смены отмечают кодом «С» и фактическими часами сверх нормы.

В конце месяца сверяйте итог по дням с производственным календарём: норма часов за месяц берётся из него, а не считается по факту. Расхождение — повод проверить, не потеряна ли неявка или лишний выходной.

Частые ошибки

Часы отпуска и болезни включают в итог отработанного времени — из-за этого фактическая выработка получается завышенной.
Коды вводят вручную и путают «Б» и «О»: итоги считаются, но не по той причине неявки.
Выходные не залиты и не отмечены кодом «В» — при проверке видно, что человек «работал» все 30 дней.
Итоги вписаны числом, а не формулой: после правки дня цифры остаются старыми.
Один лист на всех сотрудников без табельных номеров — при совпадении фамилий путаются строки.
Табель сдают без подписи ответственного: при споре о зарплате неясно, кто отвечает за данные.

Частые вопросы

Обязательно ли вести табель по форме Т-12 или Т-13?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: работодатель вправе разработать свою форму учёта рабочего времени. Главное — чтобы из документа было видно, сколько человек работал и почему не работал. Формы Т-12 и Т-13 удобно взять за основу: в них уже есть все графы.

Можно ли вести табель только в Excel и не дублировать в программе?

Можно, если учётной политикой не предусмотрено иное. Excel-файл с подписью ответственного — такой же документ, как бумажный бланк. Храните его на сервере с ограниченным доступом и делайте резервную копию: при проверке нужен именно тот файл, по которому считали зарплату.

Как в табеле показать неполный рабочий день?

Ставьте код явки и фактически отработанные часы: четыре часа вместо восьми. Итог по работнику покажет меньшее число часов, и это нормально — сравнивать с нормой производственного календаря нужно с поправкой на неполную ставку.

Что делать, если работник заболел в отпуске?

Дни болезни в отпуске отмечают кодом «Б», а дни отпуска, на которые болезнь пришлась, продлевают или переносят. В табеле после болезни дни отпуска идут с кодом «О» уже на новые даты. Основание — листок нетрудоспособности и заявление работника о переносе.

Сколько хранить табели?

Табели учёта рабочего времени хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Табели хранят пять лет, при вредных и опасных условиях труда срок составляет 50 или 75 лет в зависимости от года окончания делопроизводства; срок отражают в номенклатуре дел, поэтому электронные файлы стоит хранить в архиве с резервной копией.

Когда табель и графики собирают вручную

Чтобы учёт времени собирался сам

Табель, график отпусков и расчёт часов отнимают у кадров и бухгалтерии конец каждого месяца: данные приходят из разных файлов, часть — в мессенджерах, и всё это надо свести в одну таблицу.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие данные из почты, мессенджеров и таблиц, проверяют по правилам компании и приносят готовый табель на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»