Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Приказ закрепляет, кто в компании ведёт делопроизводство: принимает и регистрирует документы, ведёт номенклатуру дел, готовит бумаги к хранению. Ниже — бланк и заполненный образец, а также как связать приказ с трудовым договором и что делать, когда ответственный увольняется.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 12

г. Москва

Приказ

о назначении ответственного за делопроизводство

16 ноября 2026 г.

На основании ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ и в связи с необходимостью организовать единый порядок работы с документами

1. Назначить секретаря-референта И. И. Иванову ответственной за ведение делопроизводства в ООО «Ромашка» с 17 ноября 2026 года.

2. Поручить ответственному: принимать, регистрировать и передавать адресатам входящие документы; вести книгу регистрации приказов по основной деятельности; составлять номенклатуру дел и формировать дела; готовить документы к передаче в архив; выдавать справки и копии по документам организации.

3. Бухгалтеру П. П. Петрову внести в трудовой договор с И. И. Ивановой обязанность по ведению делопроизводства дополнительным соглашением до 20 ноября 2026 года.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: должностная инструкция ответственного за делопроизводство на 2 л. в 1 экз.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

С приказом ознакомлена

Секретарь-референт

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен приказ

Делопроизводство — это вся работа с документами компании: приём и отправка писем, регистрация приказов и распоряжений, номенклатура дел, текущее хранение и подготовка к сдаче в архив. Закон не требует держать отдельного человека на этой работе, но кто-то должен отвечать за неё по имени и должности.

Приказ называет такого работника и перечисляет, что он делает. Ссылка на ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ в тексте нужна потому, что обязанность вести делопроизводство — часть трудовой функции. Её прописывают в трудовом договоре, а приказ оформляет назначение.

Кого назначить

Секретаря, делопроизводителя или офис-менеджера — если такие должности есть в штате.
Сотрудника кадровой службы, если делопроизводство кадровое: кадровик и так ведёт приказы по личному составу и трудовые книжки.
Бухгалтера или юриста в небольшой компании — наряду с основными обязанностями, если объём документов невелик.
Руководителя подразделения — когда делопроизводство нужно только внутри отдела.
Внешнего исполнителя по договору оказания услуг — тогда приказом назначают куратора со стороны компании, а сам исполнитель работает по договору.

Как оформить приказ

Проверьте трудовой договор. Обязанность вести делопроизводство должна быть в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Если её там нет, сначала подпишите соглашение, потом издавайте приказ.
Укажите дату начала. Приказ вступает в силу с даты, которую вы назвали. Если работник приступает сразу, дата совпадает с датой издания или следующим рабочим днём.
Перечислите обязанности. Не пишите «вести делопроизводство» одной строкой. Перечислите действия: регистрировать входящие, вести книгу приказов, составлять номенклатуру дел, формировать и хранить дела, готовить их к передаче в архив.
Назначьте ответственного за контроль. Обычно контроль оставляет за собой руководитель компании. Если контроль поручают заместителю, назовите его должность и фамилию.
Ознакомьте работника. Работник ставит на приказе подпись и дату ознакомления. Копию приказа подшейте в дело приказов по основной деятельности.

Что перечислить в обязанностях

Принимать, регистрировать и передавать адресатам входящие документы.
Отправлять исходящие письма и вести их учёт.
Регистрировать приказы по основной деятельности в отдельной книге или журнале.
Составлять номенклатуру дел на год и формировать дела по ней.
Готовить документы к передаче в архив: описи, дела с законченным делопроизводством.
Выдавать справки и копии по документам организации в установленном порядке.
Следить за сроками хранения документов и не допускать утраты дел.

Как связать приказ с трудовым договором

Обязанность вести делопроизводство — это трудовая функция. По ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ её включают в трудовой договор. Если работник уже принят и в договоре этой обязанности нет, стороны подписывают дополнительное соглашение, а затем издают приказ.

Приказ без записи в трудовом договоре не создаёт обязанности: работник вправе отказаться от дополнительной работы. Поэтому порядок такой: сначала соглашение, потом приказ. Если работника принимают сразу на должность делопроизводителя, обязанность прописывают в договоре при приёме, а приказ о назначении издавать не обязательно — достаточно приказа о приёме.

Когда ответственный уходит

При увольнении, переводе или длительном отсутствии ответственного издайте новый приказ: о возложении обязанностей на другого работника или об отмене прежнего назначения. В тексте укажите, с какого числа прежний приказ прекращает действие и кто принимает дела.

Дела передают по акту: опись дел, книгу регистрации приказов, номенклатуру. Акт подписывают сдающий и принимающий, утверждает руководитель. Без акта новый ответственный не сможет доказать, какие документы он получил, а компания — что они не утрачены.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о назначении ответственного за делопроизводство?

Закон отдельного приказа не требует. Но чтобы закрепить обязанность за работником, её нужно включить в трудовой договор по ч. 2 ст. 57 ТК РФ, а приказ фиксирует, кто именно отвечает и с какой даты. Без документа кто-то должен отвечать за документы — иначе при проверке или споре не доказать, кто их принял и хранил.

Можно ли назначить ответственного без доплаты?

Можно, если обязанность входит в его трудовую функцию по договору и должностной инструкции. Если делопроизводство добавляется к другой работе, это дополнительная работа, и по ст. 60.2 ТК РФ её поручают с письменного согласия работника, а размер доплаты определяют соглашением сторон.

Нужно ли знакомить с приказом всех работников?

Нет. С приказом знакомят назначенного работника и тех, кому приказ что-то поручает: например, бухгалтера, который вносит изменения в трудовой договор. Остальные узнают о назначении из самого порядка работы.

Сколько хранить приказ?

Приказы по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел; приказ о назначении ответственного за делопроизводство относится к организационным документам и хранится долго.

Можно ли назначить нескольких ответственных?

Можно. Тогда в приказе разделите зоны: один отвечает за общее делопроизводство, другой — за кадровое, третий — за воинский учёт. У каждого должна быть своя обязанность в трудовом договоре и свой участок работы, иначе ответственность размывается.

Когда бумаги держатся на одном человеке

Чтобы делопроизводство не останавливалось в отпуск и при увольнении

Назначенный ответственный уходит в отпуск или увольняется — и регистрация приказов, входящая почта и номенклатура дел встают. Руководитель ищет, кто подхватит, и разбирает бумаги сам.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают входящие документы, регистрируют их по шаблону, раскладывают по делам и приносят руководителю готовые бумаги на подпись — работа не зависит от того, кто сегодня на месте.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»